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Tools zum persönlichen Wissensmanagement – die Vierfach-Dosis gegen das Vergessen

Post-it
geschrieben von Felix

 

„Wo hab ich das noch gesehen?“: Wer von Euch stand nicht schon einmal vor dem Problem, irgendeinen Internetschnipsel wiederfinden zu wollen. Mir geht es häufig so, beruflich und privat. Schließlich begegnet man auf den täglichen Reisen durchs Netz so allerlei interessantem Zeug. Viel davon ist durchaus erhaltenswert, fällt aber viel zu oft dem Vergessen anheim.  Irgendwann bin ich dann auf Wissensmanagement-Tools gestoßen, mit denen sich die wichtigen Fundstücke erhalten und organisieren lassen.

Moderner Zettelkasten

Zuvor herrschte eine Art geordnetes Chaos: Browser- oder Online-Lesezeichen sind mir schon seit Jahren über den Kopf gewachsen. Mit meist nur eingeschränkten Such- und Verschlagwortungsmöglichkeiten sind sie bei mir mittlerweile nicht mehr als eine endlos lange, chaotische Liste. Die Spezial-Tools haben dem einiges voraus. Sie sind zwar eigentlich allesamt zum wissenschaftlichen Arbeiten konzipiert, können aber weitaus mehr.

 

Mit ihnen lassen sich persönliche Datenbanken erstellen, die dazu dienen, Dokumente (auch Videos, Bilder, etc.) zu verwalten und Wissen zu organisieren. Die einzelnen Dokumente werden manuell oder (halb)automatisch eingegeben. Im Idealfall erstellt das Programm per Mausklick einen lokal abgelegten Snapshot und zieht sich obendrein alle relevanten Metadaten (wie Autor, Titel etc.). Jedes dieser Fundstücke kann dann mit Tags versehen und in Ordnern oder Kategorien abgelegt werden. Zugegeben, der Idealfall tritt bei allen Tools nur selten ein, aber mit etwas Übung geht das Nachjustieren der fehlenden Angaben recht schnell. Vier Exemplare habe ich mir im Laufe der Zeit einmal näher angesehen: Citavi, EndNote, Mendeley und Zotero. Meine Pros und Cons im Schnelldurchlauf:

Citavi – Killerfeature: alles in PDFs konvertieren

Citavi hat Ähnlichkeit mit EndNote, ist aber schlanker und dadurch sehr intuitiv zu bedienen. Auch hier können Literaturdatenbanken angezapft und Daten mit Web-Plugin importiert werden. Das manuelle Eingeben von Dokumenten gestaltet sich sehr einfach. Unschlagbar ist vor allem die Eingabe von URLs, da sich das Programm automatisch verfügbare Metadaten zieht und unmittelbar eine Voransicht des Dokuments anzeigt.

Per Knopfdruck kann das Fundstück dann in ein PDF konvertiert werden, das lokal abgelegt wird. Dabei funktioniert meist auch die Texterkennung, so dass man Zitate einfach nur markieren und Taggen muss. In der kostenlosen Version sind die Datenbanken limitiert, es können jedoch mehrere angelegt werden. Studenten erhalten auch hier oft eine Lizenz über die Uni. Das Programm ist im Moment leider nur für PC verfügbar, eine Mac-Version ist in Planung. Zudem gibt es leider noch keine Web-Synchronisation, sodass es vor allem dann Sinn macht, wenn man immer am gleichen Rechner arbeitet.

EndNote – für hohe Ansprüche

Lange Zeit war EndNote das Standardprogramm für Literatur- und Wissensmanagement. Einmal installiert kann man sich mit Literaturdatenbanken im Netz verbinden und direkt im Programm nach Quellen recherchieren. Auch Fundstücke im Netz kann das Programm verwalten. Diese müssen jedoch manuell eingegeben werden. Das Programm bietet zahlreiche Plugin-Funktionen, z.B. für Firefox und Word. Sobald Endnote Literaturangaben in Texten erkennt, erscheint im Browser eine Importmöglichkeit. Per Klick übernimmt Endnote die Angabe in die Datenbank. Diese kann (im Unterschied zu anderen Programmen) beliebig viele Einträge enthalten. Auch die Import- und Exportmöglichkeiten der eigenen Daten sind super.

Man muss sich jedoch einige Zeit nehmen, um mit EndNote zurechtzukommen. Wirklich intuitiv ist es nach meinem Geschmack nicht. Snapshots von Dokumenten können auch nicht direkt im Programm erstellt werden, sondern müssen zuerst lokal gespeichert und dann verknüpft werden. Der größte Nachteil ist jedoch der hohe Preis. Eine Lizenz kostet saftige 216 Euro – inklusive 2 Jahre lang EndNote Web. Für eine Datenbank auf die Schnelle, ohne Intension für langfristiges wissenschaftliches Arbeiten ist das Programm also überdimensioniert. Studenten können es aber oft kostenlos mit einer Unilizenz ausprobieren.

Mendeley – Soziales Wissensmanagement

Im Unterschied zu den anderen Tools ist Mendeley auf kollaboratives Wissen ausgelegt. Man kann bei seinen Suchen sehen, wer welche Literatur zum Thema in seiner Datenbank angelegt hat. Seine eigenen Daten kann man, muss man aber nicht teilen. Es gibt eine Desktop-Applikation, die alle Einträge immer mit dem Online-Konto synchronisiert.

Der Import von Dokumenten erfolgt hier über ein spezielles Lesezeichen in wenigen Schritten. Allerdings werden Webseiten nicht in PDF konvertiert sondern als HTML-Files gespeichert. Anschauen kann man sie leider nicht direkt im Programm. Insgesamt ist die Bedienung in Ordnung, das Layout empfinde ich jedoch als etwas unübersichtlich und wenig individualisierbar. Dafür ist es kostenlos und bietet 1 GB Webspace.

Zotero – gelungene Browserintegration

Ähnlich wie Mendeley bietet Zotero die Verknüpfung von Online- und Offline-App. Eine soziale Suche auf die Datenbankeinträge anderer Nutzer wird hier aber nicht geboten. Optisch sehen die Programme hingegen sehr ähnlich aus.

Im Unterschied zu Mendeley gibt es jedoch ein Browser-Plugin, bei dem sich das Programm quasi komplett im Browser öffnet und womit Dokumente mit wenigen Klicks als Kopie gespeichert werden können. Wo und wie die Files dann lokal abgelegt werden ist aber recht undurchsichtig. Außerdem lassen sich die Dokumente ebenfalls nicht direkt im Tool selbst anschauen. 

Besiegt eure Faulheit – der Aufwand lohnt sich

Trotz aller Macken bin ich ein großer Fan dieser Programme, wenngleich nicht jedes voll meinen Geschmack trifft. Mit seiner Übersichtlichkeit und der PDF-Funktion ist mir Citavi am sympathischsten, jedoch ist hier die Offline- und PC-Politik nicht zeitgemäß. Gerade wer an verschiedenen Rechnern arbeitet, ist auf eine cloudbasierte Synchronisierung von Datenbanken angewiesen. So gesehen finde ich letztendlich doch Zotero am gelungensten. Das Browserplugin ist effizient und komfortabel. Probiert es aus. Es lohnt sich, vor allem langfristig.

Bilder: 30heme (CC BY-SA 2.0), dalbera (CC BY-SA 2.0), Endnote, Screenshots

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Über den Autor

Felix

Internetabhängiger der ersten Generation, begeistert sich für Netzpolitik, Medien, Wirtschaft und für alles, was er sonst so findet. Außerdem ist er ein notorisches Spielkind und hält seine Freunde in der „echten Welt“ für unverzichtbar.

13 Kommentare

    • Danke fürs Kommentar. Außer Citavi sollte alles auch auf Mac funktionieren. Und Du hast völlig recht, Evernote ist auch keine schlechte Wahl. Wegen der mangelnden (und für mich wichtigen) Bibliographiefunktion hatte ich es jedoch nicht auf dem Schirm.

  • Es gibt z.B. auch noch im OpenSource-Bereich das Tool JabRef, falls man (wie in vielen Wissenschaften üblich) seine Arbeiten mit LaTeX verfasst (bietet auch super Importierbarkeit aus Artikel-Datenbanken)… Plattformunabhängig übrigens.

  • Nicht gerade nur ein Wissensmanager, sondern auch, ist http:/hogventure.com/memo . Es is ein Draftmanager – ein cooperatives online Tool, um Wissen und Ideen zu organisieren und damit interaktiven Projekte erstellen zu können. Alles was man dazu braucht ist einen HTML5 fähigen, aktuellen Browser (Chrome oder Firefox).

  • Papers kann ich auch sehr empfehlen auf dem Mac.
    EndNote finde ich persönlich sehr altbacken und unbequem.

    Als Ersatz für Zettelkästen wird wohl auch häufig mit devonthink gearbeitet. Ich bin aber persönlich bei Papers und Evernote hängen geblieben.

  • Ich nutze Evernote auf dem Mac. Zusammen mit dem Evernote Web Clipper, tauchen passende Notizen auch in der Google-Suche auf, was ich für den täglichen Gebrauch sehr praktisch finde, da Google meist die erste Anlaufstelle ist, wenn ich etwas suche. Oft tauchen dann längst in Vergessenheit geratene Notizen aus Evernote wieder auf, nach denen ich in Evernote selbst (oder einer anderen Datenbank-App) sonst vielleicht gar nicht erst gesucht hätte.

    Für meine Examensarbeit nutze ich das Trio Evernote, Bookends und Mellel. Ich scanne die Literatur inzwischen an den Uni-Kopieren. Anschließend importiere ich sie in Evernote und kann die PDFs dank integrierter OCR-Funktion auch durchsuchen. Wenn ich mir Notizen zu den Texten mach, so tue ich das ebenfalls in Evernote. Anschließend benutze ich Bookends für die Bibliografie. Mellel arbeitet gut mit Bookends zusammen, so dass das hinzufügen von Literaturstellen ein Kinderspiel ist.

  • Etwas am Thema vorbei aber: Wir suchen seit ewigen Zeiten ein gutes Projektmanagement-Tool. Wichtig: Einfach! Ohne Zeiterfassung, ohne Rechnungsstellung, etc… Kurz: Auf einen Blick erkennen, wer wie viele Projekte hat, wann was fällig ist + Aufgaben deligieren. Troi ist sexy, aber leider zu teuer. Basecamp und Action Method sind bei den Kollegen durchgefallen (den Grund weiß ich schon gar nicht mehr). Hat jemand Erfahrungen mit anderen Tools gemacht?

  • Seit etwa 6 Jahren nutze ich Citavi nebenberuflich für eine wissenschaftliche Arbeit und bin bisher sehr zufrieden. Das Programm ist mir bei der Verwaltung von Literaturstellen und eigenen Gedanken eine große Hilfe. Der letzte Schritt, das Erzeugen eines Literaturverzeichnisses, steht allerdings noch aus.
    Seit etwa 2 Jahren synchronisiere ich meine Citavi-Daten (Datenbank + verlinkte Dokumente) trotz einer gegenteiligen Empfehlung der Herstellers über die Dropbox auf insgesamt 4 PCs (Büro, Notebook, zu Hause …). Bisher hatte ich keinerlei Probleme damit. Die Synchronisation der Citavi-Datenbank klappt, wie auch die aller anderen Dokumente des Projektes, tadellos. Alle PCs sind immer auf dem gleichen Stand und ich kann meine Arbeitsumgebung ganz flexibel wechseln. Die standardmäßige Warnmeldung des Herstellers (sinngemäß etwa: „Dropbox wird als Speicherort für die Citavi-Datenbank nicht empfohlen!“) lasse ich mir aber bei jedem Start anzeigen, damit ich gewarnt bleibe. Beim Schließen von Citavi beobachte ich auch immer den Synchronisationsstatus der Dropbox und fahre den PC erst herunter, wenn ich sicher bin, dass alle Dateien mit der Dropbox synchronisiert sind. Diese kleine Mühe und das verbleibende Restrisiko eines Datenverlustes (dem man mit entsprechenden Sicherungsmaßnahmen begegnen kann) nehme ich für den enormen Zugewinn an Flexibilität gern in Kauf. Das muss natürlich jeder für sich selbst entscheiden, wobei neben den persönlichen Ansichten auch der genaue Einsatzzweck des Programmes eine wichtige Rolle spielt.

  • Der vielleicht entscheidende Punkt, in dem sich Zotero von den proprietären Alternativen so grundlegend unterscheidet, ist, dass es OpenSource und damit zuverlässiger ist. Gerade bei langfristigen Projekten scheint mir OpenSource ein wesentlicher Aspekt zu sein.

    Unter Zotero komme ich per Rechtsklick auf den Eintrag und „Datei anzeigen“ direkt in den Ordner der abgelegten Datei. Besonders unübersichtlich finde ich das nicht.

    Mendeley hat im Gegensatz zu Zotero einen integrierten pdf Viewer mit Annotationsoption. Gerade in Bezug auf das Management von Papers auch erwähnenswert.

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