Hallo, wir sind Planio. Wir arbeiten täglich zusammen. Von Berlin, von Hamburg, Dortmund, den Philippinen, Thailand, Mexiko und, und, und… Angefangen hat alles 2009. Aus einem kleinen Nebenprojekt ist ein Projektmanagement-Tool geworden. Heute sind wir ein Team von zehn Mitarbeitern mit mehr als 1.500 Kunden weltweit. Und weil wir schon immer ortsunabhängig arbeiten wollten, ist das fest in Planios DNA verankert. Umso mehr freuen wir uns hier unsere Erfahrungen mit Euch zu teilen. Bei unseren Freunden von MeinLeben.digital.
Heute mit der Frage: Wie überzeuge ich eigentlich meinen Arbeitgeber vom digitalen Nomadentum? Und worauf muss ich achten, damit die Zusammenarbeit klappt?
Tschüss Team, hallo Welt
Natürlich können wir nicht einfach die Türen öffnen, das ganze Team ausschwärmen lassen und hoffen, das alles schön rund läuft. Um gemeinsam erfolgreich zu arbeiten, muss man aber auch nicht wie Marissa Mayer, Chefin von Yahoo, alle Mitarbeiter zurück in die Firmenzentrale holen. Und Home-Office generell verbieten. Denn wir alle wissen: Vor Ort arbeiten, bringt nicht nur Vorteile.
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Tschüss Welt, hallo Home-Office
Berufsverkehr, endlose Meetings, ständige Unterbrechungen und eine überfüllte Inbox sind eben auch keine Dauerlösung. Produktivität ist das Zauberwort, mit dem Ihr Euren Arbeitgeber überzeugen könnt. Idealerweise handelt Ihr zunächst einige Home-Office-Tage aus, bevor Ihr losreist. Dann können sich beide Seiten daran gewöhnen und aufeinander einstellen. Ihr freut Euch über die gesparte Anfahrt, die neugewonnene Freiheit und die Ruhe. Eure Motivation steigt, Ihr werdet produktiver.
Falls Euer Arbeitgeber immer noch nicht überzeugt ist: Wie wäre es denn mit einer Probephase? Die könnt Ihr dann nutzen, um zu zeigen, dass Ihr durchaus in der Lage seid, auch von einem anderen Ort zu arbeiten. Und Euch zu organisieren. Weiteres Argument: Flexiblere Arbeitsmodelle motivieren die Mitarbeiter und lassen das Unternehmen gut aussehen. Zusätzlich lassen sich dadurch auch Mitarbeiter halten, die sonst auf Dauer deswegen kündigen würden. Eine andere Option ist die Vier-Tage-Woche. Damit Ihr in den verbleibenden drei Tagen reisen könnt.
Tschüss Mitarbeiter, hallo Angst
Worüber sich wahrscheinlich die meisten Chefs sorgen: Wer nicht im Büro ist, ist weder ansprechbar noch verfügbar. Oder noch schlimmer: Ihr faulenzt ohne etwas zu tun. Um zu beweisen, dass dem nicht so ist, müsst Ihr aber auch nicht vor einem 24-Stunden-Livestream abhängen, der Euch überwacht.
Dokumentiert Eure Arbeit
Führt Buch über Eure Arbeit. Bei Planio tracken wir unsere Zeiten mit unseren Timetracker. Ebenfalls extrem hilfreich, wenn man über verschiedene Zeitzonen und Kontinente miteinander arbeitet: der Aufgabenstatus. Dadurch weiß jeder im Team, welchen Bearbeitungsstand jede Aufgabe hat. Und damit auch, was als Nächstes bearbeitet werden muss. Wichtig ist auf jeden Fall: Macht Eure Arbeit für alle im Team nachvollziehbar. Nur so könnt ihr für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgen und Ängste nehmen.
Dateien und Dokumentenmanagement
Wenn ihr nicht im Office seid, braucht ihr einen sicheren Server-Zugang. Um an die Dateien zu kommen, die Ihr für Eure Arbeit benötigt. Bei uns hängen wir die Dateien immer direkt an die betreffende Aufgabe in Planio. Dann hat man alles an der Hand. Punktgenau. Ebenfalls superpraktisch ist, wenn man Dateien gemeinsam bearbeiten, direkt mit seinen Kollegen teilen und synchroniseren kann. Bei Planio machen wir das mit Sparkleshare. Andere arbeiten mit Dropbox oder noch besser ownCloud. Wichtig ist einfach, das alle Dateien immer auf dem neuesten Stand sind. Und ihr nicht ständig irgendwelche Datei-Updates hin und her schicken müsst. Gerade, wenn Ihr über mehrere Zeitzonen verteilt arbeitet, ist es ärgerlich, wenn wichtige Dokumente bei Euren Kollegen in der Inbox versumpfen. Daher ist es schon von Vorteil, wenn alle Dateien zentral an einem Ort verfügbar sind.
Kommunikation ist alles
Ihr habt es in der Hand: Findet einen Weg, der beweist, das Meetings nicht der einzige Weg sind Informationen zu teilen.
Bereitet Euch gut vor. Schließlich könnt Ihr nicht, wenn Ihr etwas vergessen habt, nochmals kurz im Nachbarbüro vorbeischauen. Plant also im Voraus. Vor allem dann, wenn Ihr auf wichtige Informationen von Euren Kollegen angewiesen seid, müsst Ihr Ihnen genügend Zeit geben.
Vereinbart „Sprechstunden“ an denen Ihr definitiv erreichbar seid. Tragt diese in einen Online-Kalender ein, den Ihr mit Eurem Team teilt. Idealerweise seht Ihr zu, dass ein Teil Eurer Arbeitszeit mit der Eurer Kollegen überlappt, auch wenn ihr in anderen Zeitzonen unterwegs seid.
Macht Euch mit den Tools wie Google Hangouts, Google Group Chat, Slack, Skype oder auch dem Planio Team Chat vertraut. Und ganz wichtig: Geht auf die Kommunikationsgewohnheiten Eurer Kollegen ein. Der eine lässt sich mehr Zeit mit dem Beantworten seiner E-Mails, ist dafür aber immer auf Skype. Der andere ist schwer zu greifen. Dann müsst Ihr einen Termin machen. Und im Zweifelsfall auch mal nachts dafür aufstehen. Wir finden – ein kleiner Preis für die Freiheit.
Ihr habt Euren Arbeitgeber bereits überzeugt? Ihr habt es noch vor? Ihr seid selbstständig? Teilt Eure Erfahrungen mit uns.
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