Aufgaben- und Zeitmanagement 2.0 – Was steckt dahinter?

Rund einen Monat nach Erscheinen des Bitrix Site Managers 10.0 hat die Kaliningrader Softwarefirma nun nachgelegt. Die neuste Version des Bitrix Intranet ist da.

Die Jubiläumsversion 10.0 ist laut Hersteller das größte Update in der Geschichte des Produkts und es kommt mit vielen neuen Funktionen und verbesserter Nutzerfreundlichkeit. Alles in der neuen Version ist auf Effizienz bei der Zusammenarbeit in einer Organisation ausgelegt, denn effiziente Mitarbeiter sollen ja auch das Unternehmen effizienter machen.

Bei näherem Blick auf die Neuerungen fällt auf, dass sich tatsächlich vieles rund um das Thema Motivation und Kontrolle der Mitarbeiter dreht – Aufgaben- und Zeitmanagement 2.0 ist das Stichwort und auf die Thematik hinter dem Konzept 2.0 soll hier näher eingegangen werden.

Mittlerweile hat sich auch beim Thema Aufgaben- und Zeitmanagement innerhalb von Organisationen einiges getan. Mit 2.0 verbindet man in der heutigen Welt, dass nicht nur etwas von außen vorgegeben wird, sondern auch eine eigene „Mitmachmöglichkeit“ gegeben ist. Genau hier setzt das neue Konzept der Kaliningrader an.

Wie bekommt man also die Mitarbeiter dazu, sich zu beteiligen, mitzumachen, sich selbst einzubringen und so sich und das Unternehmen voranzubringen? Dazu muss man zunächst herausfinden, wo die eigentlichen Probleme bei der Arbeit mit und der Akzeptanz von Aufgaben liegen.

In jedem Unternehmen sind KPI´s (Key Performance Indicators) wichtig. Aber auf welcher Grundlage soll man sie erstellen? Wenn man KPI´s für ein ganzes Jahr aufgestellt hat, hat sich der Markt am Ende des Jahres schon wieder so schnell verändert, dass die ganze Planung obsolet ist. Abgesehen davon, hält sich die Begeisterung und somit die Akzeptanz der Mitarbeiter in Grenzen, wenn von der Geschäftsführung ständig neue KPI‘s vorgegeben werden.

Manchmal sehen sich Führungskräfte der mittleren Managementebene mit den damit zusammenhängenden Problemen konfrontiert. Vor allem, wenn Sie ihre Position aufgrund ihres Spezialwissens in einem Fachgebiet und nicht aufgrund ihrer Befähigung als Führungskraft erlangt haben. Sie haben Probleme damit, klare Vorgaben an die ihnen unterstellten Mitarbeiter weiterzugeben und diese auch nachdrücklich einzufordern. Wobei sie selbst dann wiederum in Erklärungsnöte gegenüber den eigenen Vorgesetzten kommen. Den Mitarbeitern einfach eine Aufgabe nach der anderen zu stellen, hilft in dieser Situation nicht weiter, da Mitarbeiter sich schnell ihrer Selbständigkeit beraubt fühlen und dazu übergehen die aufgetragenen Aufgaben stur, ohne Eigeninitiative und in minderer Qualität abzuarbeiten.

Weitere Probleme tauchen auf, wenn die Führungskraft wissen möchte, wer zurzeit mit welchen Aufgaben beschäftigt ist und wie der aktuelle Stand ist. Sich oder Kollegen Aufgaben über Microsoft Outlook zu stellen ist heute fast überall Standard und recht einfach. Doch wie kann der Vorgesetze Einblick bekommen, woran seine Mitarbeiter im Augenblick arbeiten und wie kann er beurteilen, ob Aufgaben nicht nur pünktlich sondern auch gut erfüllt wurden, ohne ständig selbst nachfragen zu müssen? In vielen Fällen fehlt hier einfach ein Maß an Transparenz, welches Handlungsbedarf für Führungskräfte frühzeitig erkennen lässt.

All diese Ausführungen zeigen, dass ein modernes Aufgabenmanagementsystem sehr flexibel und transparent sein sollte. Vor allem sollte es so konzipiert sein, dass es nicht als störend empfunden wird, sondern das Arbeiten damit Spaß macht, die eigene Motivation und die Effizienz gesteigert wird und damit schließlich auch die Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation auf ein neues Niveau bringt.
Das Video zeigt die Umsetzung des Konzepts Aufgaben- und Zeitmanagement 2.0, sowie weitere Neuerungen in Bitrix Intranet 10.0, wie das CRM-System, Live-Feed & Microblogs, Integration mit Microsoft-, Apple- und Google-Software und andere Funktionen:

Weitere ausführliche Informationen zum Aufgaben- und Zeitmanagement 2.0, sowie anderen hier vorgestellten Funktionen gibt‘s auf der Herstellerwebsite Bitrix.de.