In der wöchentlichen Kolumne Boris berät beantwortet euch Rechtsanwalt Boris Burow eure Fragen zum Thema Internet-, IT- und Social-Media-Recht. Dabei handelt es sich nicht um juristische Abhandlungen, sondern um eine verständliche Erklärungen der Rechtslage. Diesmal: Tipps und juristische Informationen für Freelancer, damit alles glatt läuft mit dem Auftrag. // von Boris Burow
In meiner täglichen Beratung von Freelancern landen oftmals Fälle, bei denen eigentlich alles gut anfing. In der Zusammenarbeit mit dem Kunden aber dann kamen die Probleme. Leider ist es oftmals zu spät im laufenden Projekt noch rechtlich relevante Punkte zu klären. Je früher man die Spielregeln der Zusammenarbeit einvernehmlich festlegt, desto besser ist es für alle Beteiligten. Heute gebe ich daher Tipps und Informationen, die das zusammenfassen, was ich in der Beratung meiner Mandanten erlebe. Gerne freue ich mich in den Kommentaren über eure Tipps und Erfahrungen.
Wer schreibt, der bleibt
Basis einer Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und dem Freelancer sollte immer ein ausformulierter Vertrag sein. Dieser Vertrag sollte alle relevanten Punkte der Zusammenarbeit enthalten. Es mag lächerlich klingen, aber es fängt schon damit an, wer als Vertragspartner benannt ist. Gerade bei großen Konzernen kann es der Fall sein, dass Mitarbeiter A der B-GmbH den Freelancer beauftragt, aber im Vertrag die C-AG benannt ist. In diesem Fall ist der Vertragspartner eben die C-AG und nicht der Mitarbeiter A oder die B-GmbH. Relevant wird diese Konstellation vor allem dann, wenn die C-AG ihren Sitz im Ausland hat und somit schwerer greifbar ist.
Ein Vertrag kommt zustande durch Angebot und Annahme. Wenn der Kunde den Vertrag unterzeichnet an den Freelancer schickt und dieser auch unterschreibt, liegt ein rechtswirksamer Vertrag vor. Unterzeichnet der Freelancer zuerst, ist darauf zu achten, dass man ein gegengezeichnetes Exemplar erhält. Läuft die Kommunikation mündlich oder per E-Mail, muss man darauf achten, dass tatsächlich am Ende ein Vertrag abgeschlossen wird und welchen Inhalts. Ein lockerer Austausch per E-Mail kann dazu führen, dass nicht alle Details Vertragsbestandteil werden. Am Ende ist es ratsam in einer E-Mail alle Punkte aufzuführen und sich vom Kunden bestätigen zu lassen. Wenn der Kunder hier schreibt: „Ja, machen wir so aber es müssen alle Grafikdateien auch als .jpg übersendet werden“ dann ist das eine Ablehnung des Angebots und gleichzeitig ein Gegenangebot. Auch wenn die Einschränkung minimal ist, sie lässt keinen Vertrag über die anderen Punkte zustandekommen. Fängt man nun mit der Arbeit an ohne noch einmal über den letzten Punkt zu sprechen, hat man keinen Vertrag abgeschlossen.
Die Leistung definieren
Die rechtliche Seite wird ergänzt durch die Beschreibung der Leistungen. Es ist daher ratsam nicht nur die juristischen Details zu regeln, sondern auch die Details bezüglich der Leistung. Wer vereinbart „Gestaltung einer Webseite“ der wird zugestehen müssen, dass man darunter alles und nichts verstehen kann. Daher sollte bei jedem Auftrag auch die zu erbringende Leistung genau definiert sein. Manchmal ist dies fast wichtiger als die Festlegung der juristischen Details.
Die Bezahlung regeln
In dem Vertrag sollte man die Bezahlung genau regeln. Vereinbart man eine Pauschale, die alle Leistungen abdeckt dann kann man nicht mehr verlangen wenn der Aufwand doch größer ist als gedacht. Eine Abrechnung nach Stunden ist dann die bessere Wahl. Oft verlangen hier die Kunden, dass detaillierte Stundenzettel geführt werden. Diese sind dann verpflichtend und können auch entscheidend sein ob man sein Geld bekommt oder nicht. Positiv ist, dass fehlende Vereinbarungen über die Vergütung nicht immer schlecht sein müssen. Wird der Freelancer plötzlich mit weiteren Aufgaben betraut, die nicht Vertragsbestandteil waren, so kann der Kunde in der Regel nicht davon ausgehen, dass der Freelancer umsonst arbeitet.
Geschuldet ist dann die übliche Vergütung, die im Streitfall vor Gericht von einem Sachverständigen festgelegt wird – meist selbst ein Vertreter der eigenen Zunft – niedrige Stundensätze für Design- und Programmierleistungen sind hier eher selten. Allerdings muss der Freelancer auch nachweisen, dass er die Stunden geleistet hat und welche Aufgaben er erledigt hat. Eine detaillierte Dokumentation ist daher sehr wichtig. Preise sollten immer direkt mit dem Hinweis versehen werden, ob diese als Nettopreise oder Bruttopreise zu verstehen sind. Es gilt im Zweifel, dass ein fehlender Hinweis auch bei einem reinen B2B-Vertrag Bruttopreise bedeutet.
Verträge genau lesen
Wenn der Kunde den Vertrag übersendet, ist genaues Lesen gefragt. Der Vertrag kann Punkte enthalten die man zunächst nicht für wichtig erachtet, im Streitfall können sie entscheidend sein. Verlangt der Kunde, dass der Freelancer eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen hat, so muss man eben eine solche Versicherung auch haben, unabhängig davon ob der Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde oder ob es inhaltliche Differenzen gibt. Wird ein wöchentliches Reporting verlangt, ist ein solches eben zu erstellen. Im Streitfall sucht man als Kunde gerne alles zusammen was der Freelancer ggf. nicht geleistet hat, auch wenn es zu Anfang niemanden interessiert hat; im Streitfall werden solche Punkte ausgegraben.
Rechteabtretung klären
Bei Design- und Programmierleistungen ist auf die Rechteabtretung zu achten. Der Kund wünscht sich natürlich alle Rechte zu erhalten, d.h. im Klartext: ausschließliche Rechte an dem Werk. Dies bedeutet, dass man selbst das Werk nicht mehr nutzen darf sondern nur noch der Kunde. Das mag bei einer Logogestaltung noch verständlich sein, ist aber bei einer komplexen Programmierung schon schwieriger wenn man hier eigene Standards verwendet. Daneben scheitert eine ausschließliche Rechteübertragung immer dann wenn z.B. OpenSource-Softwareelemente verwendet werden oder Bilder auf einem Stockarchiv.
Hier kann ich regelmäßig eben nicht alle Rechte übertragen. Verspreche ich aber dem Kunden alle Rechte muss ich mich auch daran halten unabhängig davon ob der Kunde auch tatsächlich umfassende Rechte benötigt. Daher gilt, dass man auf alle Fremdbestandteile der Leistung schon bei Angebotserstellung hinweisen sollte und die Rechteabtretung immer kritisch prüfen sollte. Gerade große Unternehmen mit Standardverträgen fordern eine umfassende Abtretung. Dies ist oftmals gar nicht notwendig und rechtlich nicht möglich. Vor Vertragsschluss ist daher darauf zu achten, dass man diese Klauseln ändert.
Termine, Fristen, Abnahme
Termine und Fristen sind stets zu beachten. Wurde vertraglich vereinbart, dass die Leistung bis zum 15.11.2015 erbracht werden muss, ist eine Ablieferung am 16.11.2015 zu spät und kann negative Folgen haben. Im schlimmsten Fall ist die Leistung für den Kunden nicht mehr verwertbar und es entfällt der Zahlungsanspruch.
Je nach Vertragsart oder Vereinbarung kann eine Abnahme notwendig sein. In diesem Fall muss man dem Kunden mitteilen, dass man nun fertig ist mit den Arbeiten und übersendet diese an den Kunden mit der Bitte um Abnahme. Abnahme bedeutet, dass der Kunde die Leistung als vertragsgemäß und im Wesentlichen mängelfrei bestätigt. Erst durch diese Abnahme entsteht dann der Anspruch auf Bezahlung. Daher entweder Vorschüsse oder Abschlagszahlungen vereinbaren damit man nicht all zu lange auf sein Geld warten muss.
Rechnung und Mahnung
Wenn man dann seine Rechnung stellen darf sollte diese von vorneherein alle Pflichtangaben enthalten und inhaltlich ordnungsgemäß sein. Die Adressierung muss eben so stimmen wie die Angaben zur erbrachten Leistung, die Berechnung der Umsatzsteuer und die Angabe der eigenen Daten. Aktuelle IBAN und BIC dürfen auch nicht fehlen damit das Geld auch ankommt. Sollte es keine Vereinbarungen über das Zahlungsziel geben, ist es ratsam immer ein konkretes Datum zu nennen; z.B. zahlbar bis zum 15.11.2015. Bitte keine relativen Angaben verwenden wie „zahlbar 10 Tage nach Erhalt der Rechnung“. Mit konkreten Daten in der Rechnung gilt nämlich auch, dass der Kunden plötzlich in Verzug gerät, wenn am 16.11.2015 das Geld nicht auf dem Konto ist. Natürlich empfehle ich einmal höflich zu mahnen, aber auch hier zeigt die Praxis, dass eine höfliche Mahnungen wenige Tage nach der Zahlungsfrist nur zu zwei Ergebnissen führen kann.
Entweder es wird bezahlt oder nicht. Wer einfach vergessen hat die Rechnung zu bezahlen ist dankbar für die Erinnerung. Wer auf eine freundliche Zahlungserinnerung hin ausfallend wird, will in Wirklichkeit nicht bezahlen. Auch die Zahlungserinnerung enthält ein konkretes Zahlungsdatum und die Rechnung in Kopie. Wenn dann wieder nicht bezahlt wird kann man den Kunden anrufen und versuchen zu klären woran es hakt. Unabhängig vom genannten Grund sollte man aber misstrauisch sein. Es ist leider so, dass oftmals diejenigen, die am lautesten nach ihrem Geld brüllen auch am ehesten bedient werden und wenn dann die Insolvenz kommt, geht der Rest leer aus. Aber selbst wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, sollte es kein Grund geben Zahlungen zu verzögern. Ab einem gewissen Punkt macht es Sinn seine Forderungen gerichtlich einzufordern, denn nur so kann ich am Ende aus dem Urteil die Zwangsvollstreckung betreiben. Damit ich während des Prozesses keine Überraschungen erlebe, sollte zuvor ein ausführlicher Vertrag vorliegen, den man selbst erfüllt hat, um dann gelassen in den Prozess zu gehen.
Zusammengefasst
Manchmal nervt der organisatorische Aufwand und man möchte am liebsten gleich loslegen mit einem neuen Projekt. Dennoch empfehle ich, die Details der Zusammenarbeit zu regeln damit es später keine Diskussionen und Verwerfungen gibt.
⇒ Hier gibt es alle Teile von Boris berät.
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