Es gibt nur wenige Dinge, die nerviger sind als Papierkram. Hier eine Rechnung, da ein Dokument, hier eine Quittung, da ein Beleg. Das alles wird in unterschiedliche Ordner abgeheftet, digital gespeichert, im Portemonnaie gesammelt oder fliegt in irgendeiner Schublade rum. Damit ist nun Schluss – dank enfold.
Das Problem ist, dass es kein System gibt, dass auf alle Anforderungen ausgelegt ist. Natürlich ist es theoretisch möglich, einen Ordner zu pflegen mit Steuerkram. Einen mit Quittungen. Einen mit Rechnungen. Aber in der Praxis im Alltag sieht das meist schnell anders aus.
enfold: Digitales Archiv in der Cloud
Das Unternehmen enfold hat dafür nun eine Lösung. Ein digitales Archiv, online erreichbar und der zentrale Sammelplatz für alle möglichen Dateien und Dokumente aus unterschiedlichen Quellen. Herzstück von enfold ist dabei das Backend. Hier laufen alle Quellen zusammen, aus denen du Dokumente zu enfold schickst (etwa per E-Mail, per Smartphone-Kamera oder einfach per Upload).
Einfacher geht es kaum: enfold kann von vielen Quellen automatisch beliefert werden
Die Dokumente lassen sich dann nach dem Upload weiterverarbeiten. Hier gibt es fünf wesentliche Kernelemente.
- Eigentschaften. Wann wurde das Dokument hochgeladen, wie ist es benannt, woher stammt es und in welchen Ordnern wurde es einsortiert (z.B. „Bank“, „Tanken“ oder „Quittungen“).
- Aktionen. Hier kannst du mit dem Dokument interagieren, es umsortieren, umbenennen, löschen, teilen, faxen oder ausdrucken.
- Notizen. In diesem Punkt kannst du Notizen ablegen (z.B. „wichtig für die Steuer“).
- Aufgaben. Hier kannst du sogar Tasks anlegen (z.B. „Ausdrucken und zur Post bringen“).
- Historie. Hier lässt sich sehen, was und von wem mit dem Dokument bisher gemacht wurde (etwa, wenn man die Dokumente für die Familie oder den Steuerberater freigibt).
enfold macht aus der Ablage ein Kinderspiel
Dokumente müssen aber nicht zwingend Papierkram sein. Enfold versteht sich nicht nur als Aktenverwaltung, sondern im wahrsten Sinne als digitales Archiv. Das können zum Beispiel auch Videos sein. Auch hier gibt es die oben erwähnten Optionen, um das Video irgendwann auch wiederfinden zu können.
Es kann Sinn machen, seine Dokumente mit anderen zu teilen. Bei einem Video etwa mit dem Freundeskreis oder aber bei Papierkram mit dem Steuerbüro. Hierfür bietet enfold gleich den Komplettexport von Ordnern an, damit man nicht jedes Dokument einzeln heraussuchen muss. So wird aus der monatlichen, quartalsweisen oder jährlichen Zusammensucherei von allen möglichen Belegen einfach nur ein Klick: Export.
Mit enfold lassen sich Ordner spielend einfach teilen
Automatisierter Export an den Steuerberater: Check!
Ähnlich zeitsparend verhält es sich beim externen Quellen, die Dokumente einspeisen können. Zum Beispiel die Bank, die alle Kontoauszüge gleich bei enfold hinterlegt. Alle Dokumente aus einer Quelle können dann ebenfalls automatisch freigegeben werden (bei Kontoauszügen eignet sich vielleicht der/die Ehepartner/in, oder ebenfalls der Steuerberater).
Papierkram, das haben wir anfangs erwähnt, ist nervig. Aber, und das ist die gute Nachricht: Es gibt Hoffnung! Enfold erleichtert nicht nur die Organisation durch eine zentrale Anlaufstelle, es übernimmt viele Aufgaben gleich ganz selbst – und ist dadurch für jeden Haushalt ein mächtiges Tool!
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