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5 Dinge, die ihr bei der Wahl eines CRM beachten solltet

Wo ist die E-Mail-Adresse des Kunden? Was sollte nochmals zu diesem Deal beachtet werden? Wo ist der Kollege, der weiß, ob der Termin verschoben wurde oder nicht? In welchem Ordner war die Excel-Tabelle mit den Briefings fürs Meeting noch gleich? Dabei kann eine passende CRM-Software wie CentralStationCRM helfen. Wir zeigen, worauf ihr achten solltet. 

Wer effizient und kundenorientiert arbeiten will, muss einfach seine Kontaktdaten übersichtlich organisieren. Denn Tatsache ist: Je besser alle Informationen gebündelt sind, desto strukturierter und systematischer läuft das Kundengeschäft. Alles andere führt zu einem wilden Chaos aus vergessenen Daten, übersehenen Informationen und verpassten Deadlines.

Die Lösung für dieses Problem: eine gute CRM-Software. CRM steht dabei für Customer-Relationship-Management. Ein CRM hilft Unternehmen dabei, Kontakte und Informationen einfach zu verwalten. So geht kein Kommentar mehr zu einem Kundenmeeting verloren, der Folgeanruf wird nicht vergessen und selbst wenn Mitarbeiter im Urlaub sind, läuft der Geschäftsalltag reibungslos weiter.

Neben den klassischen Software-Anbietern, gibt es mittlerweile auch viele innovative webbasierte Lösungen, die sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Start-ups eignen. Welche Software am besten zum eigenen Unternehmen passt, lässt sich dabei aber nicht allgemein sagen. Dennoch gibt es einige grundlegende Kriterien, die man vor der Auswahl eines CRM  beachten sollte.

1. Weniger ist mehr

Viele klassische CRM-Softwares sind auf die Bedürfnisse großer Konzerne abgestimmt. Diese arbeiten mit vielen Abteilungen, müssen riesige Datenmengen verarbeiten und haben oft sehr spezielle Anforderungen an eine Software.

All das ist für die meisten Unternehmen jedoch viel mehr als sie tatsächlich benötigen. Hier sind die CRM-Systeme, die sich auf die wichtigen Standardprozesse konzentrieren, viel nützlicher. Als Unternehmen ist deshalb bei der Wahl des richtigen CRM weniger oft mehr.

2. Keep it simple

Eine gute CRM-Software ist demnach nicht nur auf die wichtigsten Prozesse fokussiert, sie ist auch einfach zu bedienen, intuitiv und übersichtlich. Schließlich sollten die Mitarbeiter nicht erst langwierig technisch geschult werden müssen, bevor sie mit dem System arbeiten können. Ist die Software beispielsweise so aufwändig, dass die Mitarbeiter alle paar Monate ein Update-Training mitmachen müssen?

Je komplizierter das System, umso weniger wird es genutzt und umso schlechter ist die Datenqualität. Was bringt also eine extrem aufwändige Software, wenn sie den Mitarbeitern mehr Arbeit macht als abnimmt?

3. Eine Software für alle

CRM-Software sollte kollaborativ sein. Das bedeutet: Alle Mitarbeiter können auf alle Informationen zugreifen. Schließlich ist es weder effizient, noch gut fürs Geschäft und das Image, wenn man plötzlich einen verärgerten Kunden am Telefon hat, aber nicht auf die entsprechenden Kontaktdaten zugreifen kann, weil der Kollege, der den Kunden ursprünglich betreut hatte, gerade im Urlaub ist und sich die Daten auf seinem Computer befinden.

Eine solche CRM-Software muss nicht über einen eigenen Server laufen, Cloud-Lösungen sind hier oft eine gute, wenn nicht sogar bessere Alternative. Per Cloud können nämlich alle Informationen an einer Stelle zentral gebündelt werden, so dass jeder Mitarbeiter stets Zugriff darauf hat.

Damit vermeidet ihr Inselwissen oder peinliche Gespräche mit Kunden, die der eigene Kollege gerade gestern erst angesprochen hat. Durch die zentrale Datenhaltung ist zudem sichergestellt, dass die Daten stets den aktuellsten verfügbaren Stand haben. Wer schon mal Stunden in einen veralteten Adressverteiler gesteckt hat, wird das zu schätzen wissen.

Mit CentralStationCRM hast du alle wichtigen Informationen, Termine und Daten immer im Blick

4. Flexibilität ist ein Muss

Aufwändige CRM-Software für große Konzerne ist häufig an große Server gebunden. Für Unternehmen, die flexibler arbeiten wollen und müssen, ist das selten die beste Lösung. Bei der Auswahl der passenden Software solltet ihr daher auf eine mobile und geräteunabhängige Nutzung achten. So kann jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Endgerät aus auf die Informationen zugreifen. Das macht die Prozesse schneller und geschmeidiger.

5. Der Preis sollte zur Leistung passen

Viele Unternehmen scheuen sich davor, in eine Software zu investieren, weil viele Angebote sehr kostspielig sind. Fünfstellige Preise sind keine Seltenheit – von den Tausenden von Euro für Schulungen einmal ganz abgesehen. Hinzu kommen oft noch sehr starre Verträge mit einer Mindestlaufzeit von 24 Monaten. Das ist erstens zu teuer und zweitens zu unflexibel. Das muss nicht sein. Gerade wenn man die vielen Extrafunktionen, für die man draufzahlt, gar nicht braucht.

CentralStationCRM bietet all diese Vorteile aus einer Hand – und das zu günstigen Konditionen. Bis zu 10 User nutzen CentralStationCRM zu insgesamt 39 Euro monatlich. Wer weniger oder mehr Volumen benötigt, kann jederzeit selbstständig sein Paket wechseln und so sein CRM an die eigenen Bedürfnissen anpassen. Besonders für Start-ups interessant: Kleine Accounts mit maximal drei Nutzern verwenden CentralStationCRM dauerhaft kostenlos!


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