Viele Branchen sind immer noch auf Papier angewiesen. Ob im Personalwesen, in der Immobilienwirtschaft oder im Vertrieb: Unterschriebene Verträge auf Papier sind nötig, um eine Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen. Doch elektronische Signaturen sind ebenso rechtlich wirksam und lassen sich ganz einfach in den täglichen Workflow integrieren.
Fast jedes Unternehmen ist sich dessen bewusst: Verträge und andere wichtige Dokumente sind immer mit einem hohen Abstimmungs- und Arbeitsaufwand verbunden. Das zeitintensive Hin- und Herschicken benötigt Zeit läuft stets mit einigen nicht kalkulierbaren Verzögerungen ab.
Ob Banken, Versicherungen, HR-Abteilungen oder öffentliche Behörden: In vielen Branchen und Sektoren verlässt man sich lieber auf das Ausdrucken und das handschriftlich persönliche Unterschreiben wichtiger Schriftstücke.
Mit einer konsequenten Umstellung auf digitale Signaturen lässt sich jedoch der gesamte Genehmigungs-Workflow beschleunigen. Dabei werden Dokumente online zur Genehmigung verschickt und die unterzeichnenden Personen eingeladen, eine oder mehrere Unterschriften zu hinterlegen.
So funktionieren digitale Signaturen
Bei einer elektronischen Signatur arbeiten technische wierechtliche Mechanismen zusammen, mit dem Ziel, eine sichere Authentifizierung und gleichzeitig einen Nachweis der notwendigen Zustimmung zu realisieren.
Um eine Rechtsverbindlichkeit zu gewährleisten, sind die Anbieter von eSignaturen an bestimmte Auflagen gebunden, die sie in Form von Zertifizierungen beweisen müssen.
Zu diesen Auflagen zählt die Authentifizierung der unterzeichnenden Parteien sowie der Nachweis einer beidseitigen Zustimmung. Darüber hinaus ist es zwingend erforderlich, dass die unterzeichneten Dokumente elektronisch versiegelt werden.
Das sind die Vorteile einer digitalen Unterschrift
Eine digitale Unterschrift hat etliche Vorteile für Unternehmen und Organisationen –unabhängig von ihrer Branche. Wie bereits erwähnt, ist die immense Zeitersparnis für alle beteiligten Personen und Organisationen offensichtlich. Viele Prozesse können in viel kürzeren Abständen erfolgen und Projekte schneller erfolgreich abgeschlossen werden – und das rechtsverbindlich und sicher.
Ist die Unterschrift erfolgt, wird eine Belegdatei mit Zeitstempel erstellt, die rechtlich anerkannt ist und Dokumente dauerhaft schützt. Anschließend lässt sich der Status des betreffenden Dokuments in Echtzeit verfolgen und der Nutzer erhält eine Nachricht, wenn eine elektronische Unterschrift von der jeweiligen Partei hinterlegt wird.
Mit Yousign geschäftsrelevante Dokumente versenden, genehmigen und unterzeichnen
Der Anbieter Yousign erfüllt sämtliche datenschutzrechtliche Auflagen. Mit seiner eSignatur-Software ist es Nutzern möglich, geschäftsrelevante Dokumente rechtsverbindlich zu unterschreiben – und das von jedem Endgerät aus (Windows, Mac, iOS und Android).
Alle eingesetzten Server werden zudem in der EU gehostet und erfüllen somit sämtliche Vorgaben der europäischene IDAS-Verordnung und der DSGVO. Ebenso sind das eigene Benutzerkonto und sämtliche Dokumente durch das sichere TLS-Protokoll geschützt.
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