Es reicht ein Unglück und eine Firma steht führungslos da. Doch wie können sich Unternehmer und Gründer auf einen Geschäftsführer-Ausfall vorbereiten? Dafür haben wir für dich einen Notfall-Plan mit insgesamt vier Schritten ausgearbeitet.
Es kommt leider immer wieder vor: Der Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin eines Start-ups fällt aus. Wenn es ein kurzfristiger Ausfall ist, können eventuelle Mitgründer oder Mitarbeiter das Unternehmen noch über Wasser halten – vielleicht dank einer Telefonstandleitung ans Krankenbett.
Doch was passiert, wenn ein schwerer Unfall, Schlaganfall oder Herzinfarkt eintritt? Wenn der Geschäftsführer fehlt, ist das Unternehmen kopflos. Wie kann man sich darauf vorbereiten? Ein Notfallplan muss her – und das gilt auch schon für junge Unternehmen!
Geschäftsführer-Ausfall, Schritt 1: Untiefen feststellen
Ähnlich wie bei der privaten Lebensplanung sollte man auch für Probleme in seinem Unternehmen vorsorgen. Das heißt: Du musst dir Gedanken über mögliche Probleme machen, die entstehen können, wenn der Geschäftsführer für eine längere Zeit ausfällt.
Ein Problem beispielsweise, mit dem sich die Mitarbeiter, aber auch Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner konfrontiert sehen, ist die Frage, wer nun Entscheidungen für das Unternehmen trifft.
Dabei geht es nicht nur um das tatsächliche Treffen von Entscheidungen, sondern auch um die Frage, wer überhaupt berechtigt ist, also eine ausreichende Vertretungsmacht besitzt.
Gründer sollten sich deshalb Gedanken machen, wer als Stellvertreter des Geschäftsführers handeln kann, um das Unternehmen handlungsfähig zu halten.
Geschäftsführer-Ausfall, Schritt 2: Steuermann ernennen
Die Geschäftsführung hat dabei mehrere Möglichkeiten. So kann ein Mitarbeiter entsprechende Vollmachten – beispielsweise Prokura – erhalten. Es kann aber auch jemand aus dem Umfeld des Geschäftsführers dazu bereit stehen. Diese Person stammt dann beispielsweise aus seiner Familie.
Schließlich kann man auch an eine externe Person denken, die als eine Art Interimsmanager die Geschäftsführung zeitweise übernimmt. Jede dieser Möglichkeiten bringt Herausforderungen mit sich.
Wird ein Mitarbeiter gewählt, so muss dieser einerseits Leitungsaufgaben übernehmen und Entscheidungen treffen. Das hat er vielleicht vorher nicht getan. Erst wenn diese Situation da ist, wird Mitarbeitern möglicherweise klar, dass das Handeln Konsequenzen hat. Die Folge kann Überforderung bei diesem Mitarbeiter sein.
Und noch eine Folge ist immer wieder zu beobachten: Dieser Mitarbeiter ist nun Chef und steht damit nicht mehr auf der gleichen Ebene wie die anderen Mitarbeiter. Er verliert vielleicht sein altes Umfeld, da plötzlich eine Distanz zu ihm entsteht aufgrund seines neuen Platzes in der Unternehmenshierarchie.
Wird ein Mitglied aus dem familiären Umfeld gewählt, so stellt sich die Frage nach der vorhandenen Fachkompetenz sowie dem Interesse am Unternehmen.
Und ein Interimsmanager sieht sich unter Umständen mit dem Vorurteil konfrontiert, dass er ja nur ein paar Wochen oder Monate im Unternehmen ist. Darüber hinaus ist ihm oftmals die Unternehmenskultur unbekannt, sodass er zwischenmenschliche Töne nicht so schnell wahrnimmt. Dadurch geht er bestehende Probleme nicht schnell genug an.
Geschäftsführer-Ausfall, Schritt 3: Kartenmaterial bereitlegen
Ist klar, wer die Rolle des Stellvertreters einnimmt, geht es darum, eine reibungslose Informationsübergabe an diese Vertretungsperson zu gewährleisten. Die nachfolgende Checkliste bietet einen Überblick über die notwendigsten Informationen, die der Vertreter erhalten und auf die er Zugriff haben sollte.
Diese Liste ist natürlich nicht abschließend:
- Ausreichende Vollmachten, auch für spezielle Aktivitäten wie Banktransaktionen
- Zugangsdaten und -materialien (PIN, Passwörter, Schlüssel)
- Vermögensdaten (Verträge, Bilanzen und Co.)
- Daten von Kunden und Dienstleistern (Verträge, Versicherungen und Co.)
- Geschäftsstrategien und langfristige Unternehmensplanungen
„Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen, wo es steht.“ Dieser Grundsatz gilt auch bei einem Geschäftsführer-Ausfall. Deshalb sollten die Unterlagen gut zugänglich und der Aufenthaltsort bekannt sein.
Eine Alternative zur Aufbewahrung in den eigenen Räumlichkeiten ist die Verwahrung beim Rechtsanwalt des Unternehmens oder auch bei einem Notar.
Geschäftsführer-Ausfall, Schritt 4: Von Schiffbruch und Seenotrettung
Leider ist die Anfertigung solcher Notfallpläne nur selten die Regel. Gerade einmal 30 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) in Deutschland bereiten sich auf einen Ausfall des Geschäftsführers mit einem entsprechenden Plan vor.
Gründer tun gut daran sich vor Augen zu führen, dass die Hauptaufgabe des Krisenmanagements in der Vermeidung und nicht in der Bewältigung von Krisen besteht.
Ich hoffe, dass dieser Artikel euch animiert, euren eigenen Notfallplan zu erschaffen und zu implementieren.
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