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Neujahrsvorsätze, die sich lohnen: Mit fünf Tipps zum nachhaltigen Büro

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Fitness und Abnehmen stehen noch immer weit oben auf den Listen der guten Vorsätze. Doch mit dieser Diät sind Kuchen und Co. weiterhin erlaubt. Denn abgespeckt wird jetzt am Arbeitsplatz: Mit diesen fünf Tipps geht es Energie-, Papier- und Kostenfressern an den Kragen. 

Nachhaltigkeit geht uns alle an, sowohl privat als auch im Büro. Andernfalls sieht es düster aus: Aktuell holzen 20 Millionen Angestellte eine Million Bäume pro Jahr ab – allein durch ihren Papierverbrauch im Büro. Und auch der dauerhafte Standby-Modus ist energetisch bedenklich, nicht nur in Bezug auf den Stromverbrauch. 

1. Werdet Sparfüchse: Warum energieeffiziente Büros bares Geld sparen

Konkretes Energiesparpotential birgt jeder Arbeitsplatz. Der dauerhafte Standby-Betrieb von Rechnern, Druckern oder Kopierern verursacht einen jährlichen Mehrverbrauch von 22 Milliarden Kilowattstunden. Wenn ihr auf Öko-Strom setzt, ist das ein guter Anfang, geht aber auch ganz schön ins Geld.

Es lohnt sich also, den Rechner am Ende des Arbeitstages herunterzufahren und den Bildschirm auszuschalten. Eine bequeme Lösung sind Kippsteckdosen, mit denen ihr alle Geräte auf einmal komplett aus dem Stromnetz nehmen könnt. Achtet außerdem auf die Energieeffizienz eurer Geräte.

Das gilt nicht nur für Laptops und Co., sondern auch für Kühlschränke oder Kaffeemaschinen. Tipp: Technisches Equipment gebraucht kaufen und somit deren Lebenszyklus verlängern. Zertifizierte Händler bieten aufbereitete Laptops oder Drucker an, mit denen ihr umwelt- und kostengünstig arbeiten könnt.

2. Werdet Papier-MinimalistInnen: Warum das papierlose Büro mehr als Umweltschutz kann

Kaum jemand hinterfragt den Klick auf den „Drucken“-Button. Dabei ist die Frage, ob ein Dokument wirklich ausgedruckt werden muss, durchaus berechtigt. Dass Büroangestellte im Durchschnitt 10.000 Blatt pro Jahr, also in etwa 40 Blatt pro Arbeitstag, durch Drucker oder Kopierer ziehen, liegt unter anderem daran, weil es sich analog doch leichter liest geschweige denn Notizen macht.

Aber ist dem wirklich so? Funktionen wie Liquid Mode im Adobe Acrobat Reader verbessern die Lesbarkeit sogar auf mobilen Endgeräten, indem sie das starre DIN A4-Format aufbrechen und Texte, Grafiken oder Diagramme flexibel an die Bildschirmgröße anpassen.

Wer gleich einen Kommentar hinterlassen möchte, kann dies ebenfalls direkt im PDF tun. Per Acrobat Pro DC am Desktop lassen sich sogar Personen direkt per @mention adressieren oder gleichzeitig mit mehreren in einem Dokument arbeiten. Das spart nicht nur jede Menge Papier, sondern ermöglicht euch zugleich einen schmalen Workflow. 

3. Macht’s digital: Warum digitale Workflows mehr als nur Papier einsparen

Je weniger Papier, desto schneller der Prozess. Inzwischen haben die meisten Unternehmen auf digitale Kollaborationstools umgestellt, um etwa Freigabeprozesse trotz physischer Distanz schnell und einfach abwickeln zu können. Ein weiterer Vorteil sind digitale Signaturen wie Adobe Sign.

Wo Vertragsabschlüsse auf dem postalischen Wege echte Zeitfresser sind, ist der digitale Prozess um bis zu 70 Prozent schneller und spart somit im Schnitt rund 52 Minuten pro Signatur. Papier sparen, Effizienz steigern – so lautet die Devise.

4. Macht euch rar: Warum nachhaltige Unternehmen zu Hause bleiben – und trotzdem weltweit präsent sind

Remote Work ist jedoch nicht nur in puncto Papierverbrauch ein echter Umweltbonus. Wusstet ihr, dass bereits ein Arbeitsweg von fünf Kilometern jedes Jahr 300 Kilo CO2 zusätzlich verursacht, wenn ihr mit dem Auto unterwegs seid? Schon wenn zehn Prozent der Büroangestellten einen einzigen Tag pro Woche von zu Hause arbeiten, lassen sich also mehr als 850.000 Tonnen CO2 einsparen. An den übrigen vier Tagen lohnt es sich, das Fahrrad aus dem Keller zu holen – das freut nämlich auch das Herzkreislaufsystem.

Die Pandemie hat aber auch gezeigt: Nicht jeder geschäftliche Termin oder jede Tagung erfordern physische Präsenz. Die Initiative nachhaltig.digital hat berechnet, dass bei einer eintägige Konferenz mit 166 Teilnehmern 69 Kilogramm CO2 anfallen, wenn sie rein virtuell stattfindet. Würden alle TeilnehmerInnen anreisen, schlüge die gleiche Konferenz mit 52 Tonnen CO2 zu Buche. Das gibt zu denken, oder?

Und wen das noch nicht überzeugt: Wer Dienstreisen und Co. reduziert, steigert auch die Produktivität. Eine im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung durchgeführte Studie zeigt: Virtuelle Konferenzen und Termine steigern die Arbeitseffizienz so sehr, dass pro MitarbeiterIn mehr Projekte und Kunden verantwortet werden können. Stellt euch deshalb die Frage, ob ihr wirklich vor Ort sein müsst oder ob eine Videokonferenz nicht die sinnvollere Wahl ist.

5. Denkt an euch selbst: Warum Nachhaltigkeit auch bedeutet, die eigenen Ressourcen zu schonen

Wenn wir über Nachhaltigkeit sprechen, vergessen wir oft einen entscheidenden Aspekt: Achtsamkeit, also den nachhaltigen Umgang mit uns selbst. Auch unsere Ressourcen sind begrenzt, wer dauerhaft erreichbar ist, ist bald dauerhaft erschöpft. Gerade wenn Büro und Zuhause eins sind, fällt es schwer, Grenzen zu ziehen. Doch das ist entscheidend, um abzuschalten und auf Dauer fit und gesund zu bleiben.

Achtet deshalb darauf, regelmäßig Pausen zu machen. Fahrt den Rechner am Ende des Tages herunter und schont euren eigenen Akku. Hier stehen insbesondere ChefInnen in der Pflicht, ein vertrauensvolles Umfeld aufzubauen. MitarbeiterInnen müssen ohne Angst vor Sanktionen signalisieren können, wenn ihnen der Aufgabenberg über den Kopf wächst.

Statt eines Gesprächs zu Jahresbeginn könnt ihr beispielsweise auf regelmäßigen Austausch setzen und nachfragen, wie es euren KollegInnen geht. Denn so viel ist klar: Zufriedene MitarbeiterInnen sind produktiver, machen weniger Fehler – und sie bleiben dem Unternehmen länger erhalten.

Übrigens: Nachhaltigkeit ist nur einer der Faktoren, wenn wir über modernes Arbeiten sprechen. Worauf es sonst noch ankommt, wie euch Kollaboration so richtig gelingt und ob klassische Hierarchien noch zeitgemäß sind, erfahrt ihr in der Adobe Videoserie „We love New Work“. 

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