„Wie viel druckt mein Unternehmen überhaupt pro Jahr?“ Eine Frage, die sich jede Unternehmensführung stellen sollte. Denn hinter jeder gedruckten Seite verbirgt sich ein Ungetüm an unnötigen Kosten und veralteten Prozessen. Wozu muss überhaupt noch gedruckt werden?
Dank Spotify und Netflix wurden unsere verstaubten CD-Regale entrümpelt und DVDs sind im Wortschatz der Generation Z nicht einmal zu finden – völlig zurecht! Die Nutzung dieser Apps macht unser Privatleben einfacher, komfortabler und übersichtlicher. Doch was ist mit unserem Arbeitsleben?
Durch die Krise wurde die (In-)Flexibilität deutscher Unternehmen zum Vorschein gebracht. Home-Office? Für viele Unternehmen ein Fremdwort. Schließlich müssen wichtige Dokumente im Büro ausgedruckt, unterzeichnet und verschickt werden – wie soll das von Zuhause aus funktionieren? „Besser, als je zuvor“ lautet die Antwort.
Führt man sich einmal vor Augen, wie viel in deutschen Unternehmen gedruckt wird, wird schnell klar, dass es allerhöchste Zeit für drastische Veränderungen ist. Denn ein durchschnittliches 30-köpfiges deutsches Unternehmen gibt jährlich rund 10.000 Euro für Papier, Drucker und Tinte aus. Lust auf weitere Zahlen? Here we go:
Wie kommt man überhaupt auf diese Zahlen? Unter Berücksichtigung der Männer-Frauen-Quote in Bürojobs (65 Prozent Frauen) und der Vollzeitquote (Frauen: 34 Prozent, Männer: 94 Prozent) kann man davon ausgehen, dass ein Unternehmen mit 30 Festangestellten davon ca. 17 Vollzeit beschäftigt.
Diese Vollzeitbeschäftigten arbeiten nach Abzug von Wochenenden, Krankheitstagen und Urlaub ca. 220 Tage im Jahr. Laut einer Viadesk-Studie druckt jeder einzelne von ihnen täglich durchschnittlich 27 Seiten Papier. Fangen wir an zu rechnen:
17 Vollzeitangestellte x 220 Tage x 27 Seiten = 100.980 Seiten
Diese Rechnung lässt sich beliebig um die Mitarbeiteranzahl ergänzen. Ein einziger Mitarbeiter würde demnach jährlich 5.940 Seiten und 100 Mitarbeiter 594.000 Seiten Papier ausdrucken.
Jedes 4. Unternehmen hat noch nie eine Akte digitalisiert
Ja, diese Zahlen sind sehr besorgniserregend, besonders, wenn man sich vorstellt, dass es in Deutschland ca. 257.000 kleine Unternehmen gibt, welche zwischen 10 und 49 Erwerbstätige beschäftigen. Wenn jedes dieser Unternehmen einen derartigen Papierverbrauch hätte, würde das jährlich ¾ des Schwarzwälder Baumbestands gleichkommen, welcher für die Deckung dieses Papierbedarfs benötigt würde – und das sind lediglich die kleinen deutschen Unternehmen!
Im Rahmen einer Bitkom Umfrage gaben ¼ der befragten Unternehmen an, noch keine einzige Papierakte digitalisiert zu haben und noch stets jede Seite auf Papier auszudrucken. Besonders im öffentlichen Dienst werden alte Gewohnheiten fortgeführt, da nur wenig Spielraum für Innovation gegeben wird. Es gibt also noch einiges zutun.
5 Fragen, um Zeit und Budget zu sparen
Wer demnach etwas bewirken und sowohl wertvolle Zeit, als auch beachtliches Budget sparen möchte, sollte sich folgende Fragen stellen:
- Ist es notwendig, alles stets auszudrucken oder schlichtweg Gewohnheit?
- Was kostet mich das Drucken aktuell jährlich?
- Wie viel Arbeit habe ich/haben Mitarbeiter durch Druckprozesse?
- Wie viel Zeit vergeht, bis ein Prozess (Drucken, Versenden, Empfang) abgeschlossen ist?
- Was hält mich davon ab, digital zu arbeiten?
Beim Beantworten dieser Fragen sollte relativ schnell eine Schlussfolgerung klar werden: der Drucker teilt das gleiche Schicksal, wie die CD- und DVD-Player: Sie hatten eine lange Ära, doch diese ist längst vorbei und wird mittlerweile durch leicht zu bedienende, kostensparende und effiziente Software regiert. Wie also den Absprung schaffen? Ganz einfach: Mit einer digitalen Unterschrift, mit der man alle erdenklichen Dokumente schnell und rechtsgültig signieren kann.
Rechtsgültig? Ganz genau. Der digitale Kugelschreiber bietet die gleiche Rechtsgültigkeit, wie die Unterschrift mit einem herkömmlichen – nur ist dieser deutlich schneller, und effizienter. Wer an dieser Stelle neugierig geworden ist, kann sich selbst im Rahmen einer 30-tägigen Testversion davon überzeugen. d.velop sign heißt die Wunderwaffe gegen veraltete Prozesse und langatmige Vertragsabwicklungen, welche gerade in Zeiten, in denen das Büro vermieden werden sollte, eine essentielle Rolle spielt.
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Aufklärung im Webinar mit D-TRUST
Hierzu veranstaltet d.velop sign gemeinsam mit D-TRUST von der deutschen Bundesdruckerei am 02.03.2021 ab 10:00 Uhr das Webinar „Rechtssicher und digital unterschreiben“, für das man sich hier kostenlos anmelden kann.
In rund 40 Minuten werden sowohl die App d.velop sign, als auch der Fernsignaturanbieter sign-me von D-TRUST in einer Live-Präsentation vorgestellt, sowie wichtige rechtliche Grundlagen geklärt. Auch wird das Thema Home-Office behandelt, welches nunmal akuter ist als je zuvor.
Es gibt schlichtweg keinen Grund, warum Mitarbeiter aktuell noch unnötige Kontakte in Büros riskieren sollten, nur um dort antike Bürotechnik zu bedienen, welche auch noch für erschreckende Unkosten sorgt.
