Im Privaten können Nutzer:innen selbst entscheiden, ob und wie lange sie E-Mails archivieren möchten. Anders sieht das aber bei geschäftlichen E-Mails aus. Wir erklären dir deswegen, wie die E-Mail-Archivierung im beruflichen Kontext funktioniert.
Wenn Nutzer:innen privat E-Mails schreiben oder erhalten, ist es ihnen völlig frei gestellt, diese Nachrichten zu behalten oder zu löschen. Anders sieht das allerdings bei geschäftlichen E-Mails aus. Am Arbeitsplatz müssen sich Mitarbeiter:innen in Deutschland an gesetzliche Vorgaben halten, um eine revisisions- und rechtssichere E-Mail-Archivierung sicherzustellen.
Das liegt in erster Linie daran, dass viele Unternehmen immer weniger auf Briefe setzen und dafür mehr auf die Kommunikation per E-Mail.
Für wen und warum ist die E-Mail-Archivierung Pflicht?
Die E-Mail-Archivierung ist für alle Unternehmen, abgesehen von Freiberuflern und Kleingewerbetreibende, verpflichtend. Die Geschäftsführung ist jeweils für die Archivierung zuständig, um nicht mit steuerlichen oder rechtlichen Konsequenzen rechnen zu müssen.
Als Grundlage der E-Mail-Archivierung dienen die steuerrechtlichen und buchhalterischen Anforderungen von Unternehmen. Außerdem unterliegt sie der Compliance-Pflicht, also der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien.
Wie genau die Archivierung in der Praxis aussehen muss, wird in einigen Gesetzen und Vorschriften festgelegt. Unternehmen können sich beispielsweise am Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabeanordnung, dem Bundesdatenschutz- und dem Telekommunikationsgesetz orientieren.
Welche E-Mails müssen Unternehmen aufbewahren?
Welche E-Mails in Unternehmen aufbewahrt werden müssen, ist im § 238 Abs. 2 HGB beschrieben. Dieses Gesetz besagt, dass jede Mail archiviert werden muss, die einem Handelsbrief entspricht. Handelsbriefe sind alle E-Mails, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen verfasst oder empfangen werden.
Laut § 147 der Abgabeanordnung müssen zudem auch alle E-Mails ordnungsgemäß archiviert werden, die einen steuerrechtlichen Bezug haben.
Damit du dir einen besseren Eindruck von den E-Mails machen kannst, im Folgenden einige Beispiele aus der Praxis:
- Handelsbücher
- Inventare
- Bilanzen
- Organisationsunterlagen
- Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
Das heißt zusammengefasst, dass sämtliche E-Mails, die im geschäftlichen Zusammenhang stehen, ordnungsgemäß abzuspeichern sind. Das gilt übrigens nicht nur für die Mails an sich, sondern auch für alle Dateianhänge.
Zu den E-Mails, die im geschäftlichen Kontext stehen, gehören beispielsweise Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Zahlungsbelege. Auch E-Mails, in denen neue Kund:innen vom Vertrieb oder anderen Abteilungen kontaktiert werden und sämtliche Auftragsänderungen gehören dazu.
Zu einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung mit den aufgeführten Inhalten zählen also verschickte und empfangene E-Mails. Übrigens nicht nur mit externen Personen, sondern auch die interne Kommunikation.
Im Gegenzug müssen sämtliche E-Mails, bei denen keine Geschäfte zustande gekommen sind, nicht archiviert werden. Auch Spam-Mails oder Werbe-Newsletter unterliegen nicht der Pflicht.
Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren?
Im oben aufgeführten Gesetz des Handelsgesetzbuches wird ebenfalls beschrieben, wie lange Handelsbriefe aufzubewahren sind. Die Frist für die Aufbewahrung von Handelsbriefen beträgt sechs Jahre und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail gesendet oder empfangen wurde.
Diese Frist von sechs Jahren gilt allerdings nicht für E-Mails, die beispielsweise Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder Bilanzen beinhalten. In diesen Fällen gilt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Aus diesem Grund archivieren viele Unternehmen sämtliche E-Mails für zehn Jahre, um nicht diese aufwändige Sortierung machen zu müssen.
So werden E-Mails richtig archiviert
Wie genau die E-Mails in Unternehmen archiviert werden müssen, ist im Detail nicht gesetzlich vorgeschrieben. Laut dem Handelsgesetzbuch und der Abgabeanordnung wird lediglich festgelegt, dass zu einer revisions- und rechtssicheren E-Mail-Archivierung gehört, dass sie vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar geführt werden.
Der genaue Ort, an dem die E-Mails archiviert werden, ist nicht vorgeschrieben. Das bedeutet für Unternehmen, dass sie die E-Mails sowohl auf dem eigenen Server, als auch auf externen Speicherquellen speichern können. Wichtig ist nur, dass die oben aufgeführten Punkte einhaltbar sind.
Um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung sicherzustellen, ist zudem eine nicht manipulierbare Archivierung notwendig. Damit Unternehmen nicht zu viel ihrer Zeit mit der Archivierung verbringen müssen, stehen spezielle Programme für die E-Mail-Archivierung zur Verfügung. Über eine Software werden E-Mails automatisch archiviert, was zeitsparend und unkompliziert ist.
Viele Unternehmen speichern einfach alle E-Mails ab, um sich bei der Sortierung Zeit zu sparen. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, um keinen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung zu riskieren. Denn private E-Mails von Mitarbeiter:innen dürfen nur bei ausdrücklicher Zustimmung archiviert werden.
Aus diesem Grund verbieten viele Unternehmen von Beginn an die Nutzung der E-Mails für private Zwecke. Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die E-Mail-Archivierung aber immer von einem Rechtsanwalt prüfen lassen.
Fazit: E-Mail-Archivierung immer revisions- und rechtssicher machen
Die ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung ist ein wichtiger Bestandteil von Unternehmen. Um keine steuerlichen und rechtlichen Konsequenzen zu befürchten, sollte sie stets revisions- und rechtssicher durchgeführt werden.
Wer keine Zeit für diese Archivierung hat, kann unkompliziert und sicher eine Software nutzen, die diese Aufgabe ganz automatisch abnimmt. Gegen einen geringen monatlichen Preis, werden die E-Mails vom Unternehmen automatisch und rechtssicher archiviert.
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