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Arbeitszeiterfassung: Darauf müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber achten

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geschrieben von Beatrice Bode

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung für Unternehmen zwingend ist. Das soll in einem neuen Gesetz verankert werden. Der erste Gesetzesvorschlag ist für 2023 geplant. Chefs, die sich dann nicht an die Vorgaben halten, müssen mit Strafen rechnen. Ein Überblick.

Was Angestellte und ihre Chefs vielerorts eher als Richtlinie wahrgenommen haben, wird nun in einem neuen Gesetz verankert. Arbeitgeber:innen müssen demnach zwingend die Arbeitszeit ihrer Angestellten erfassen.

Die Arbeitszeiterfassung war schon immer gesetzlich vorgeschrieben

Eigentlich ist das keine Neuigkeit. Das Arbeitsschutzgesetz existiert schon seit den 90er-Jahren und schreibt unter anderem eindeutig vor, wie viel Ruhezeit den Mitarbeitenden zusteht. Darin wird außerdem die Pflicht der Vorgesetzten geregelt, den Arbeitsschutz zu gewährleisten und die Arbeitszeit der Angestellten zu erfassen.

Allerdings war vielen Arbeitgeber:innen offenbar nicht eindeutig klar, dass es diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt. Wie der MDR berichtet, wollten Unternehmen auf ein entsprechendes Urteil waren.

Arbeitnehmer dürfen Arbeitszeiterfassung aktiv einfordern

Das Bundesarbeitsgericht war zwar gar nicht in der Pflicht, das Gesetz zu liefern. Allerdings will es den Unternehmen entgegenkommen.

Bereits Mitte September 2022 hatte der Gerichtshof ein entsprechendes Grundsatzurteil verabschiedet. Nun lieferten die Richter:innen die Urteilsbegründung nach und erklärten die neue Zeiterfassung konkret.

Eine Neuerung gibt es allerdings für Arbeitnehmer:innen: Durch die ausführliche Urteilsbegründung dürfen sie die Arbeitszeiterfassung nun aktiv einfordern.

Das steht im neuen Beschluss zur Arbeitszeiterfassung

Das neue Gesetz schreibt unter anderem vor, dass Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Gegenüber dem Focus erklärte der Münchner Arbeitsrechtsanwalt Marius Eichfelder die wichtigsten Punkte.

1. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung liegt beim Arbeitgeber

Wenn Vorgesetzte ihren Angestellten keine klare Anweisung zur Arbeitszeiterfassung geben, müssen sie sich auch nicht selbst darum kümmern.

Das heißt außerdem, dass Arbeitnehmer:innen, die sich ihre Stunden bisher nicht aufgezeichnet haben, keine Strafen erwarten müssen.

Auch Arbeitgeber:innen müssen erst einmal nicht in Panik verfallen. Erst ab 2023 kann es laut Eichfelder Strafen für Unternehmen geben, die die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen nicht korrekt erfassen.

2. Arbeitszeiterfassung als Kündigungsgrund

Wenn der Arbeitgeber eine entsprechende Aufforderung zur Arbeitszeiterfassung ausspricht, ist diese verpflichtend. Kommen Mitarbeitende dem nicht nach, kann der Chef eine Abmahnung und im schlimmsten Fall sogar die Kündigung aussprechen.

3. Digitale Arbeitszeiterfassung

Obwohl das Bundesarbeitsgericht es nicht eindeutig ausspricht, geht Eichfelder davon aus, dass die Arbeitszeit digital erfasst werden muss. Grund dafür ist eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs. Er schreibt objektive, verlässliche und zugängliche Methoden vor.

Dass eine Excel-Tabelle oder ein beschriebenes Blatt Papier die Anforderungen erfüllen, bezweifelt der Anwalt. Vor Gericht könnten diese Methoden anfechtbar sein. Deshalb werden Unternehmen vermutlich auf technische Lösungen wie Chipkarten oder Handy-Apps zurückgreifen.

Vorgesetzte sind darüber hinaus dazu verpflichtet, entsprechende technische Möglichkeiten bereitzustellen. Arbeitnehmer:innen müssen ihre privaten Geräte nicht für die Arbeitszeiterfassung zu nutzen.

4. Überstunden müssen korrekt erfasst sein

Wollen Angestellte ihre Überstunden abbauen, müssen sie nachweisen, dass der Vorgesetzte sie auch wirklich angeordnet oder gebilligt hat. Sind die Arbeitsstunden nicht korrekt erfasst, kann es schnell zu Unstimmigkeiten zwischen Arbeitnehmer:innen und ihren Chefs kommen.

Die digitale Arbeitszeiterfassung schafft Abhilfe, da sowohl der Chef als auch seine Mitarbeitenden die Stunden im System einsehen können. Wer noch nicht mit einer entsprechenden technischen Lösung arbeitet, sollte sich die Stunden also regelmäßig gegenzeichnen lassen.

5. Zigarettenpausen sind keine Arbeitszeit

Neben der Mittagspause unterbrechen einige Angestellte ihre Arbeit auch, um beispielsweise eine Zigarette zu rauchen. Das gilt als Pause und muss erfasst werden. Der Gang zur Toilette, das Nachfüllen der Kaffeetasse oder auch ein kurzes Gespräch mit Kolleg:innen zählen wiederum zur Arbeitszeit.

Arbeitszeit im Homeoffice

Die Arbeitszeit im Homeoffice muss in der Regel genauso erfasst werden wie im Büro. Das heißt, dass Angestellte die Arbeitszeiten eingetragen, protokollieren und dokumentieren müssen.

Gesetz gilt ab sofort

Der erste Vorschlag zum neuen Gesetz ist für Anfang 2023 geplant. Allerdings werden Führungskräfte, die auf eine Übergangsfrist gehofft hatten, enttäuscht: Das Urteil gilt ab sofort.

Denn auch ohne Extra-Gesetz sind Arbeitgeber:innen schon seit Langem verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen.

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Über den Autor

Beatrice Bode

Beatrice ist freie Autorin und Videografin. Ihr Studium der Kommunikations - und Medienwissenschaften führte sie über Umwege zum Regionalsender Leipzig Fernsehen, wo sie als CvD, Moderatorin und VJ ihre TV-Karriere begann. Nach einem Zwischenstopp als Content Creator und Reporterin bei Antenne Thüringen landete sie vor einigen Jahren als Cutterin bei der 99pro media GmbH. Mittlerweile hat sie allerdings ihre Sachen gepackt und reist von Land zu Land. Von unterwegs schreibt sie als Autorin für BASIC Thinking.

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