Agenturen stehen heute vor der Herausforderung, eine Vielzahl an Projekten, Kunden und Kommunikationskanälen effizient zu managen. Der Agenturalltag ist geprägt von schnellen Wechseln zwischen Aufgaben, knappen Deadlines und dem Anspruch, für jeden Kunden das bestmögliche Ergebnis zu liefern. In diesem Umfeld ist ein leistungsfähiges CRM-System kein Luxus, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Doch welches CRM eignet sich am besten für Agenturen? Und warum setzen immer mehr Agenturen auf die Plattform von HubSpot?
Warum Agenturen ein CRM brauchen
Der Wettbewerb unter Agenturen ist intensiv. Wer wachsen will, muss Prozesse optimieren, Kundenbeziehungen pflegen und Projekte transparent steuern. Ein CRM (Customer Relationship Management) hilft dabei, genau das zu tun. Es sammelt alle relevanten Informationen an einem Ort, automatisiert Routineaufgaben und schafft die Basis für datengetriebene Entscheidungen.
Für Agenturen bedeutet das:
- Weniger Zeitverlust durch Suchen und Nachfragen
- Bessere Übersicht über laufende Projekte
- Schnellere Reaktionszeiten bei Kundenanfragen
- Mehr Transparenz im Team
Was ein CRM für Agenturen leisten muss
Nicht jedes CRM passt zu den speziellen Anforderungen von Agenturen. Die wichtigsten Kriterien sind:
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Agenturen wachsen oft schnell und müssen ihr CRM problemlos an neue Anforderungen anpassen können.
- Intuitive Bedienung: Ein CRM sollte einfach zu bedienen sein, damit neue Mitarbeitende schnell eingearbeitet werden können.
- DSGVO-Konformität: Gerade in Europa ist der Datenschutz ein Muss. Das CRM muss alle Anforderungen der DSGVO erfüllen.
- Vielseitige Funktionen: Agenturen benötigen mehr als nur eine Kontaktverwaltung. Sie brauchen Funktionen für Projektmanagement, Marketingautomatisierung, Vertrieb, Reporting und mehr.
- Integrationen: Das CRM sollte sich nahtlos mit anderen Tools verbinden lassen, beispielsweise E-Mail-Marketing, Buchhaltung, Zeiterfassung oder Kollaborationstools.
- Automatisierung und KI: Routineaufgaben wie Follow-up-Mails, Lead-Scoring oder Reporting sollten automatisiert werden können. Moderne KI-Funktionen verschaffen Agenturen einen Wettbewerbsvorteil.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Gerade für kleinere Agenturen ist ein günstiger Einstieg wichtig. Kostenlose Testphasen oder gestaffelte Preismodelle sind hilfreich.
Die größten Herausforderungen im Agenturalltag
Agenturen kämpfen oft mit ähnlichen Problemen:
- Informationen sind über verschiedene Tools und E-Mails verteilt.
- Projektstände sind nicht transparent dokumentiert.
- Kundenkommunikation läuft an mehreren Kanälen parallel.
- Reporting ist aufwändig und fehleranfällig.
- Neue Mitarbeitende brauchen lange, um sich einzuarbeiten.
Ein CRM wie das von HubSpot, das speziell auf diese Herausforderungen eingeht, kann den Unterschied machen.
HubSpot: Das vielseitige CRM für Agenturen
Die Plattform des CRM bietet Agenturen zahlreiche Vorteile, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern und Wachstum fördern:
- Modularer Aufbau: Du startest mit dem kostenlosen CRM und kannst je nach Bedarf Marketing-, Sales-, Service-, Operations- oder Content-Module hinzufügen. So passt sich die Plattform flexibel an die Anforderungen deiner Agentur an.
- Flexible Skalierbarkeit: Egal ob kleine Kreativagentur oder große Digitalagentur – das System wächst mit deinem Unternehmen mit. Neue Nutzer, Projekte oder Funktionsbereiche lassen sich jederzeit unkompliziert ergänzen.
- Automatisierung durch KI: Die KI-Funktionen, wie Breeze, automatisieren zahlreiche Aufgaben vom Lead-Scoring über Follow-up-Mails bis zur Content-Erstellung. Das spart Zeit und reduziert manuelle Routinearbeiten im Agenturalltag.
- Zentrale Datenbasis: Alle Kundendaten, Projekte und Kommunikationen werden an einem Ort gebündelt. Das sorgt für maximale Übersicht und stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf dem aktuellen Stand sind.
- DSGVO-Konformität: Die Plattform erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung. So kannst du sicher sein, dass die Daten deiner Kunden und Projekte geschützt sind.
- Umfangreiche Integrationen: Über 1.000 Apps und Tools – von Slack bis Google Workspace – können angebunden werden. Dadurch passt sich das CRM nahtlos an die bestehende Tool-Landschaft deiner Agentur an.
Praxisbeispiel: Effizienteres Projektmanagement mit HubSpot in einer Digitalagentur
Ausgangssituation:
- Eine mittelgroße Digitalagentur betreut gleichzeitig über 40 Kundenprojekte und nutzt bislang verschiedene Tools für Kontaktverwaltung, Projektmanagement und Marketing. Die Teams arbeiten oft parallel an denselben Kunden, was zu Informationsverlusten und Verzögerungen führt.
- Problem: Kundendaten und Projektinformationen sind über mehrere Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächer und Notiz-Apps verteilt.
- Folge: Wichtige Infos gehen verloren, doppelte Arbeit entsteht und der Überblick über Projektfortschritte fehlt.
- Die Agentur verpasst regelmäßig Follow-ups, was zu einer durchschnittlichen Abschlussrate von nur 18 Prozent bei neuen Leads führt.
Umsetzung:
- Die Agentur migriert alle Kundenkontakte, Projekte und Marketingkampagnen in die Plattform des CRM.
- Neue Leads werden über die Website automatisch ins CRM eingespielt und mit individuellen Workflows für Follow-ups versehen.
- Das Projektteam nutzt gemeinsame Dashboards, um jederzeit den Status aller Projekte und Aufgaben zu sehen.
- Die KI Breeze erstellt wöchentliche Reportings und unterstützt bei der Content-Erstellung für Kunden.
- Automatisierte Erinnerungen sorgen dafür, dass kein Lead mehr vergessen wird.
Ergebnis:
- Die Abschlussrate für neue Leads steigt innerhalb von drei Monaten um 32 Prozent (von 18 Prozent auf 23,8 Prozent).
- Die Zeit für das Erstellen von Reportings sinkt um 50 Prozent, da die KI viele Aufgaben übernimmt.
- Das Team spart pro Woche rund 8 Stunden durch weniger doppelte Arbeit und schnelleren Zugriff auf alle relevanten Informationen.
- Die Kundenzufriedenheit steigt, da Anfragen schneller beantwortet und Projekte transparenter kommuniziert werden.
HubSpot im Vergleich: Was sagen unabhängige Quellen?
Unabhängige Vergleichsportale wie G2 führen den Anbieter regelmäßig unter den besten CRM-Lösungen für Agenturen. Besonders gelobt werden:
- Die intuitive Bedienung
- Die umfassenden Automatisierungsfunktionen
- Die große Auswahl an Integrationen
- Die Skalierbarkeit für wachsende Teams
Auch andere Magazine heben hervor, dass HubSpot für Agenturen eine flexible und leistungsstarke Lösung ist, die sich besonders für Marketing- und Digitalagenturen eignet.
Welche Funktionen sind für Agenturen besonders wichtig?
Agenturen profitieren bei dem CRM insbesondere von:
- Marketingautomatisierung: E-Mail-Kampagnen, Social Media-Planung, Lead-Scoring
- Projektmanagement: Aufgabenverwaltung, Zeitleisten, Deadlines
- Vertrieb: Pipeline-Management, Deal-Tracking, Angebots- und Rechnungsstellung
- Reporting: Dashboards, Echtzeit-Analysen, individuelle Berichte
- Kollaboration: Team-Kommentare, interne Notizen, gemeinsame Kalender
Die KI, Breeze, unterstützt dabei, Inhalte zu erstellen, Supportanfragen zu beantworten und Prozesse zu optimieren. So können Agenturen ihren Kundenservice verbessern und schneller auf Anfragen reagieren.
Integration und Anpassungsfähigkeit
Jede Agentur arbeitet mit einem eigenen Tool-Stack. HubSpot bietet über 1.000 Integrationen, darunter:
- Slack
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Trello und Asana
- Buchhaltungstools wie Xero oder QuickBooks
Dadurch bleibt die Plattform flexibel und lässt sich an die individuellen Anforderungen jeder Agentur anpassen.
Einstieg und Preisgestaltung
HubSpot bietet ein kostenloses CRM, das bereits viele wichtige Funktionen enthält. Für Agenturen, die mehr benötigen, gibt es gestaffelte Preismodelle und spezielle Pakete. Besonders attraktiv: Viele Funktionen können vorab kostenlos getestet werden. So lässt sich prüfen, ob die Plattform zu den eigenen Anforderungen passt.
Tipp: Nutze die kostenlose Demo oder das kostenlose Basismodul, um den Einstieg zu erleichtern. Über die Website kannst du dich direkt registrieren.
Schritt-für-Schritt: So startest du mit HubSpot in deiner Agentur
- Registriere deine Agentur kostenlos bei HubSpot: Gehe auf die Website und klicke auf „Kostenlos starten“. Wähle bei der Registrierung deine Region, um Datenschutzvorgaben einzuhalten. Folge dem Setup-Assistenten, um die ersten Einstellungen vorzunehmen.
- Importiere bestehende Kontakte und Kundendaten: Navigiere zu „Kontakte > Importieren“ und lade eine CSV-Datei mit deinen Kundendaten hoch. Nutze die Importvorlage des CRM, um Feldzuordnungen (Mapping) korrekt vorzunehmen. Aktiviere die Dublettenerkennung, damit keine doppelten Kontakte entstehen. Ein Testimport mit wenigen Datensätzen hilft, Fehler zu vermeiden.
- Richte individuelle Pipelines für Projekte und Vertrieb ein: Unter „Sales > Pipelines“ kannst du eigene Vertriebs- oder Projektpipelines anlegen. Definiere die einzelnen Phasen (z. B. Angebot, Verhandlung, Abschluss) und passe sie an die Abläufe deiner Agentur an. So behältst du immer den Überblick über den Status aller Projekte und Deals.
- Automatisiere wiederkehrende Aufgaben mit den KI-Features von Breeze: Gehe zu „Automatisierungen > Workflows“ und erstelle einen neuen Workflow, z. B. für automatische Follow-up-E-Mails oder Aufgaben-Zuweisungen. Wähle als Trigger z. B. „Neuer Lead eingetragen“ und lege fest, welche Aktionen Breeze automatisch übernehmen soll. Nutze die Vorlagenbibliothek für typische Agenturprozesse.
- Nutze Integrationen, um deine wichtigsten Tools zu verbinden: Öffne „Einstellungen > Integrationen“ und suche nach Apps wie Slack, Google Workspace oder Trello. Klicke auf „Verbinden“ und folge dem Assistenten, um die Integration herzustellen. So fließen z. B. neue Aufgaben oder Nachrichten automatisch in dein bevorzugtes Tool.
- Passe Dashboards und Berichte an die Anforderungen deines Teams an: Gehe zu „Berichte > Dashboards“ und wähle eine Vorlage, z. B. für Vertrieb, Projekte oder Marketing. Füge relevante KPIs wie „offene Deals“, „Projektstatus“ oder „Kampagnen-Performance“ hinzu. Setze Filter (z. B. Zeitraum, Team, Kunde), um gezielt Analysen zu erstellen.
FAQ: Häufige Fragen zum CRM für Agenturen
Ist HubSpot für Agenturen jeder Größe geeignet?
Ja, die Plattform lässt sich für kleine, mittlere und große Agenturen anpassen.
Wie lange dauert die Einarbeitung?
Dank der intuitiven Oberfläche und der HubSpot Academy ist die Einarbeitung meist in wenigen Tagen erledigt.
Welche Integrationen gibt es?
Über 1.000 Tools, darunter Slack, Google Workspace, Buchhaltung und Projektmanagement.
Wie unterstützt die KI Breeze meine Agentur?
Breeze automatisiert Routineaufgaben, erstellt Content und hilft beim Reporting.
Ist HubSpot DSGVO-konform?
Ja, das CRM erfüllt alle Anforderungen der DSGVO.
Fazit: HubSpot als Wachstumspartner für Agenturen
Ein leistungsfähiges CRM ist für Agenturen heute unverzichtbar. Die Plattform von HubSpot bietet alles, was Agenturen für effizientes Arbeiten, Wachstum und zufriedene Kunden brauchen. Besonders die Kombination aus Automatisierung, KI-gestützten Funktionen und flexibler Skalierbarkeit macht HubSpot zu einer der besten Lösungen am Markt. Unabhängige Quellen und zahlreiche Agenturen bestätigen: Wer auf das CRM setzt, verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorteil.
