Marketing-Agenturen betreuen zahlreiche Kundenprojekte parallel, steuern Kampagnen, koordinieren Teams und müssen Ergebnisse transparent reporten. Ohne eine zentrale Lösung geraten Daten schnell durcheinander, Deadlines werden übersehen und die Qualität leidet. Ein CRM wie HubSpot bringt Struktur in den Agenturalltag, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass Agenturen ihren Kunden einen erstklassigen Service bieten.
Herausforderungen im Agenturalltag: Viele Projekte, viele Anforderungen
Agenturen stehen vor der Herausforderung, unterschiedlichste Kunden, Budgets und Kampagnen gleichzeitig zu managen. Oft werden Aufgaben und Informationen in verschiedenen Tools, E-Mails oder Excel-Listen gepflegt. Das führt zu:
- Unübersichtlichen Workflows
- Doppelarbeit und Informationsverlust
- Verzögerten Rückmeldungen an Kunden
- Schwierigkeiten beim Reporting und bei der Nachverfolgung von Projektergebnissen
Was ein CRM für Marketing-Agenturen leisten muss
Eine moderne CRM-Software für Marketing-Agenturen sollte folgende Funktionen bieten:
- Zentrale Kunden- und Projektverwaltung: Alle Kunden, Projekte, Ansprechpartner und Kommunikationsverläufe sind an einem Ort gespeichert.
- Automatisierte Lead- und Kampagnenverfolgung: Neue Anfragen, Kampagnen und Aufgaben werden automatisch erfasst und zugeordnet.
- Projektmanagement und Aufgabenverteilung: Teams können Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten im CRM abbilden und nachverfolgen.
- Reporting und Analyse: Dashboards liefern tagesaktuelle Einblicke in Kampagnen-Performance, Budgetnutzung und Projektfortschritt.
- Integration mit Marketing- und Kommunikationstools: Die Plattform verbindet sich mit E-Mail-Marketing, Social-Media-Tools und Kalendern.
- DSGVO-Konformität: Datenschutz und die Dokumentation von Einwilligungen sind für Agenturen und deren Kunden besonders wichtig.
Laut Findstack nutzen 91 Prozent der Unternehmen mit mehr als 11 Mitarbeitern ein CRM-System. Unternehmen, die ein CRM einsetzen, berichten von einer Umsatzsteigerung von bis zu 29 Prozent und einer Produktivitätssteigerung von 34 Prozent im Vertrieb.
Praxisbeispiel: Wie eine Agentur mit HubSpot CRM ihre Projekte steuert
Ausgangssituation:
Eine Digitalagentur betreut 30 Kunden aus verschiedenen Branchen. Projekte, Aufgaben und Kommunikationsdaten liegen verstreut in E-Mails, Excel-Listen und verschiedenen Tools.
Lösung mit HubSpot:
- Alle Kunden und Projekte werden zentral auf der Plattform verwaltet.
- Neue Leads und Kampagnen werden automatisch erfasst und dem passenden Team zugeordnet.
- Aufgaben und Deadlines sind für alle Teammitglieder sichtbar, Statusupdates werden im CRM dokumentiert.
- Dashboards zeigen auf einen Blick, wie viele Projekte aktiv sind, wie hoch die Auslastung der Teams ist und welche Kampagnen
- besonders erfolgreich laufen.
- Automatisierte Workflows erinnern an Deadlines, Follow-ups und Reportings.
Ergebnis:
- Die Agentur kann mehr Projekte parallel betreuen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
- Kunden erhalten regelmäßig transparente Updates zu ihren Projekten.
- Das Team spart pro Woche mehrere Stunden durch automatisierte Prozesse und weniger Abstimmungsaufwand.
Typische Workflows und Automationen für Marketing-Agenturen mit HubSpot
| Workflow/Automation | Nutzen für die Agentur |
|---|---|
| Lead-Erfassung und Zuweisung | Neue Anfragen werden automatisch erfasst und dem passenden Teammitglied zugeordnet |
| Kampagnen-Tracking | Performance-Daten werden automatisch gesammelt und dem Projekt zugeordnet |
| Aufgabenmanagement | Aufgaben werden im CRM erstellt, zugewiesen und nachverfolgt |
| Automatisierte Reportings | Kunden erhalten regelmäßig automatisch generierte Berichte |
| Feedback- und Zufriedenheitsumfragen | Nach Projektabschluss werden automatisiert Umfragen versendet |
Schritt-für-Schritt: So digitalisieren Agenturen ihre Prozesse mit HubSpot
- Account auf der HubSpot-Plattform anlegen: Registriere die Agentur und wähle die passende Datenschutzregion.
- Daten importieren: Übertrage bestehende Kunden-, Projekt- und Kontaktdaten per CSV-Import in das System.
- Lead- und Projektmanagement einrichten: Lege alle Kunden, Projekte und Kampagnen im CRM an und verknüpfe sie mit den zuständigen Teams.
- Automatisierte Workflows aktivieren: Richte Workflows für Lead-Zuweisungen, Aufgaben, Kampagnen und Reportings ein.
- Dashboards und Berichte konfigurieren: Erstelle Übersichten für Projektfortschritt, Kampagnen-Performance und Team-Auslastung.
- DSGVO und Datenschutz sicherstellen: Konfiguriere Zugriffsrechte und dokumentiere Einwilligungen für rechtssichere Prozesse.
Transparenz als Wettbewerbsvorteil: Kundenbindung durch CRM stärken
Transparenz und offene Kommunikation sind für Marketing-Agenturen heute entscheidende Erfolgsfaktoren. Kunden erwarten regelmäßige Updates zu ihren Projekten, nachvollziehbare Reportings und eine proaktive Betreuung. Mit einer CRM-Lösung wie HubSpot können Agenturen diese Erwartungen nicht nur erfüllen, sondern gezielt übertreffen.
Die Plattform ermöglicht es, für jeden Kunden ein individuelles Dashboard einzurichten. Dort sieht der Kunde auf einen Blick den aktuellen Status seiner Projekte, anstehende Deadlines, Kampagnen-Performance und wichtige Meilensteine. Automatisierte Status-Updates und Berichte werden direkt aus dem CRM an die Ansprechpartner verschickt – so bleibt der Kunde immer informiert, ohne dass das Agenturteam zusätzlichen Aufwand betreiben muss.
Auch bei Rückfragen oder kurzfristigen Änderungen profitieren beide Seiten: Das gesamte Kommunikationsprotokoll ist im CRM dokumentiert, sodass jeder im Team sofort weiß, was zuletzt besprochen wurde. Das verhindert Missverständnisse und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit – auch bei wechselnden Ansprechpartnern auf Kunden- oder Agenturseite.
Durch diese Transparenz stärkt die Agentur das Vertrauen ihrer Kunden und positioniert sich als moderner, professioneller Partner. Die Folge: Eine höhere Kundenzufriedenheit, mehr Empfehlungen und eine langfristige Bindung, die sich direkt im Geschäftserfolg widerspiegelt. In einem umkämpften Markt kann genau das den entscheidenden Unterschied machen – und mit HubSpot gelingt es besonders einfach und effizient.
CRM-Vergleich für Marketing-Agenturen: HubSpot vs. Salesforce vs. Zoho
Während HubSpot für viele Marketing-Agenturen als erste Wahl gilt, gibt es mit Salesforce und Zoho CRM zwei starke Alternativen, die jeweils eigene Vorteile bieten.
HubSpot: Flexibel und die schnellsten Ergebnisse
HubSpot überzeugt durch eine besonders benutzerfreundliche Oberfläche und schnelle Einrichtung. Die Plattform ist speziell auf Marketing- und Vertriebsprozesse zugeschnitten und bietet zahlreiche Automatisierungen, die den Agenturalltag erleichtern. Besonders für kleine und mittlere Agenturen ist HubSpot dank seiner Skalierbarkeit und DSGVO-Konformität attraktiv.
- Intuitive Bedienung, schneller Einstieg
- Umfangreiche Automatisierungen und Integrationen (E-Mail, Social Media, Kalender)
- DSGVO-konforme Datenhaltung, europäische Server
- Transparente Preisstruktur, kostenlose Einstiegsversion
Salesforce: Maximale Anpassung und Skalierbarkeit
Salesforce ist die richtige Wahl für größere Agenturen mit komplexen Anforderungen. Die Plattform bietet fast grenzenlose Anpassungsmöglichkeiten und unterstützt auch internationale Teams. Allerdings ist der Einstieg aufwendiger und oft mit höheren Kosten verbunden.
- Sehr hohe Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit
- Umfangreiche Funktionen, KI-gestützte Analysen und Berichte
- Viele Integrationen, aber komplexe Einrichtung
- Höhere Kosten, häufig externe Beratung nötig
Zoho CRM: Einfacher Einstieg zum kleinen Preis
Zoho CRM richtet sich vor allem an kleinere Agenturen, die eine günstige und unkomplizierte Lösung suchen. Die Software deckt alle Basisfunktionen ab und lässt sich schnell einrichten. Für wachsende Teams kann Zoho jedoch an seine Grenzen stoßen.
- Günstige Preismodelle, schneller Einstieg
- Gute Grundfunktionen für Kontakt- und Projektmanagement
- Einfache Bedienung, viele Integrationen im Zoho-Ökosystem
- Begrenzte Erweiterbarkeit bei komplexeren Anforderungen
Fazit: HubSpot eignet sich besonders für Marketing-getriebene Agenturen, die Wert auf einfache Bedienung und schnelle Umsetzung legen. Salesforce ist ideal für große Agenturen mit individuellen Prozessen, während Zoho CRM einen günstigen und unkomplizierten Einstieg für kleine Teams bietet.
Reporting und Kennzahlen: Erfolg messbar machen
Mit den Analyse-Tools der Plattform behalten Agenturen alle wichtigen Kennzahlen im Blick:
- Anzahl und Status aktiver Projekte
- Lead-Quellen und Conversion Rates
- Kampagnen-Performance und Budgetauslastung
- Team-Auslastung und Deadlines
- Kundenzufriedenheit und Feedback
Individuelle Dashboards helfen, Stärken und Schwächen im Prozess schnell zu erkennen und gezielt zu optimieren.
FAQ: CRM für Marketing-Agenturen – die wichtigsten Fragen
Ist HubSpot für kleine und große Agenturen geeignet?
Ja, die Plattform ist skalierbar und passt sich jedem Geschäftsmodell an.
Kann ich HubSpot mit Marketing-Tools und Kalendern verbinden?
Die Lösung bietet zahlreiche Integrationen zu E-Mail-Marketing, Social Media und Projektmanagement-Tools.
Wie hilft Automatisierung im Agenturalltag?
Workflows sparen Zeit, verhindern Fehler und sorgen für eine gleichbleibend hohe Servicequalität.
Wie sicher sind meine Kundendaten?
HubSpot erfüllt die DSGVO und bietet europäische Rechenzentren für datenschutzbewusste Agenturen.
Wie schnell kann ich starten?
Die Einrichtung dauert meist nur wenige Stunden. Erste Automatisierungen und Dashboards sind schnell verfügbar.
Fazit
Ein CRM wie die Plattform von HubSpot macht Kundenprojekte, Reporting und Automatisierung für Marketing-Agenturen moderner, transparenter und erfolgreicher. Mit individuellen Workflows, Echtzeit-Reporting und nahtloser Integration gewinnen Agenturen nicht nur mehr Aufträge – sie bieten auch einen besseren Service und heben sich im Markt hervor.
Teste jetzt HubSpot kostenlos und erlebe, wie einfach Digitalisierung im Agenturalltag sein
