Freelancer und Solopreneure brauchen ein CRM, das einfach zu bedienen ist, wenig Zeit in Anspruch nimmt und sich flexibel an ihre individuellen Workflows anpassen lässt. Doch der Markt ist groß: Mit HubSpot, Airtable und Notion stehen drei besonders beliebte Tools zur Auswahl. Doch welches CRM passt wirklich zu den Anforderungen von Einzelselbstständigen und kleinen Teams? Dieser Vergleich zeigt die wichtigsten Unterschiede, Stärken und Schwächen – damit Sie die richtige Entscheidung treffen.
Zielgruppen und typische Anwendungsfälle
HubSpot
- Ideal für Freelancer, die Wert auf Automatisierung, professionelles Lead-Management und E-Mail-Marketing legen.
- Besonders geeignet, wenn Akquise, Angebotsverfolgung und Reporting eine zentrale Rolle spielen.
- Schneller Einstieg, kostenlose Grundversion, skalierbar bei Wachstum.
Airtable
- Perfekt für Nutzer, die individuelle Tabellen, Datenbanken und flexible Ansichten schätzen.
- Geeignet für Projektmanagement, Content-Planung, Kundenlisten und einfache CRM-Strukturen.
- Besonders beliebt bei Kreativen, Entwicklern, Beratern und Agenturen.
Notion
- Vielseitiges All-in-One-Tool für Notizen, Aufgaben, Wissensdatenbanken und einfache CRM-Workflows.
- Besonders nützlich für Selbstorganisation, Dokumentation und kleine Teams mit vielen Projekten.
- Große Community, viele Vorlagen, flexibel für verschiedene Arbeitsstile.
Auswahlkriterien: Worauf Freelancer achten sollten
Bei der Wahl eines CRM-Systems kommt es für Freelancer und Solopreneure auf drei zentrale Aspekte an: Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Automatisierung. Ein CRM sollte den Alltag erleichtern, wiederkehrende Aufgaben vereinfachen und gleichzeitig Raum für individuelle Workflows lassen.
Außerdem spielt die Kostenstruktur eine wichtige Rolle, gerade für kleine Unternehmen, die effizient wirtschaften möchten. Wer viel unterwegs arbeitet, sollte zusätzlich auf mobile Apps und Integrationen achten, um Daten jederzeit abrufen und aktualisieren zu können.
Wichtige Auswahlkriterien im Überblick:
- Intuitive Bedienung, damit das CRM ohne lange Einarbeitung genutzt werden kann
- Flexibilität bei der Datenstruktur und bei Projekten
- Automatisierung von E-Mails, Follow-ups und Angeboten
- Mobile Nutzung und Integration mit bestehenden Tools
- Preis-Leistung, passend für kleine Budgets
- DSGVO-Konformität, insbesondere bei sensiblen Kundendaten
Flexibilität versus Automatisierung
Die Wahl hängt stark davon ab, welche Prioritäten gesetzt werden: HubSpot bietet leistungsstarke Automationen und Reporting-Funktionen, die wiederkehrende Aufgaben deutlich vereinfachen. Airtable hingegen überzeugt durch maximale Flexibilität – Datenbanken, Ansichten und Workflows lassen sich frei gestalten, erfordern aber mehr Einarbeitung. Notion punktet durch Einfachheit und zahlreiche Vorlagen, eignet sich jedoch eher für einfache CRM-Prozesse und Selbstorganisation.
Praktische Unterschiede:
- HubSpot: Professionelle Workflows, Lead-Tracking, umfangreiche Dashboards
- Airtable: Individuelle Tabellen, Projektübersichten, flexible Datenbankstrukturen
- Notion: All-in-One Workspace, einfache CRM-Boards, To-do-Listen und Wissensdatenbanken
Integration in bestehende Workflows
Moderne Freelancer arbeiten selten nur mit einem Tool. Ein gutes CRM sollte sich nahtlos integrieren lassen: Kalender, Buchhaltung, Projektmanagement oder Newsletter-Systeme müssen verknüpft werden können. HubSpot bietet viele native Integrationen, Airtable und Notion nutzen häufig Dienste wie Zapier, um Automationen und Datensynchronisation zu realisieren.
Fazit: Die Entscheidung hängt von den individuellen Bedürfnissen ab. HubSpot eignet sich für automatisierte Prozesse und Datenschutz, Airtable für Flexibilität, Notion für einfache Organisation. Das richtige CRM spart Zeit, strukturiert Prozesse und unterstützt das Wachstum – genau das, was Freelancer brauchen.
Funktionsvergleich: HubSpot vs. Airtable vs. Notion im Überblick
| Feature | HubSpot | Airtable | Notion |
|---|---|---|---|
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitiv, sofort startklar | Flexibel, aber bei großen Daten komplexer | Sehr einfach, viele Vorlagen |
| Kontaktmanagement | Professionell, mit Automatisierung | Individuell gestaltbar, tabellenbasiert | Einfach, als Tabelle oder Board |
| Automatisierung | Workflows, E-Mail-Automation, Follow-ups | Automationen über Scripting, Integrationen | Begrenzt, meist mit externen Tools |
| E-Mail-Integration | Integriert, inkl. Tracking | Über Drittanbieter | Nur via Zapier oder externe Dienste |
| Reporting & Dashboards | Umfangreich, viele Vorlagen | Individuell, manueller Aufbau nötig | Begrenzt, einfache Visualisierung |
| Preisstruktur | Freemium, skalierbar, transparent | Freemium, Preis nach Nutzungsumfang | Kostenlos, günstige Plus-Optionen |
| Integration & API | Viele Integrationen, offene API | Sehr offen, viele Schnittstellen | API für Entwickler, viele Community-Vorlagen |
| DSGVO & Datenschutz | EU-Hosting möglich, DSGVO-konform | US-Hosting, Datenschutz prüfen | US-Hosting, Datenschutz prüfen |
Onboarding und Nutzerfreundlichkeit: Schneller Start oder flexible Anpassung?
Für Freelancer und Solopreneure ist der schnelle Einstieg entscheidend. Das HubSpot CRM überzeugt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, klaren Menüs und vielen Vorlagen. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, und die wichtigsten Funktionen sind sofort verfügbar – ohne IT-Kenntnisse.
Airtable bietet maximale Flexibilität: Nutzer können Datenbanken, Ansichten und Automatisierungen nach ihren eigenen Bedürfnissen gestalten. Das ist mächtig, erfordert aber etwas Einarbeitung.
Notion punktet mit einer besonders niedrigen Einstiegshürde. Vorlagen für CRM, To-do-Listen und Wissensdatenbanken machen den Start leicht – für komplexere Workflows braucht es aber externe Tools.
Praxisbeispiele HubSpot vs. Airtable vs. Notion: Wie nutzen Freelancer die Tools?
1. Beispiel: Kundenakquise und Angebotsverfolgung mit HubSpot
- Eine freiberufliche Texterin verwaltet alle Kundenkontakte, Leads und Angebote im CRM von HubSpot.
- Neue Anfragen landen automatisch im System.
- E-Mail-Workflows sorgen für Erinnerungen an offene Angebote und Follow-ups.
- Dashboards zeigen Pipeline und Umsatzentwicklung.
- Die Texterin spart Zeit und verpasst keine Chance mehr.
2. Beispiel: Individuelle Projektübersicht mit Airtable
- Ein IT-Berater nutzt Airtable, um Projekte, Kunden und Aufgaben flexibel zu strukturieren.
- Jede Zeile ist ein Kunde oder ein Projekt, Spalten enthalten Status, Deadlines und Notizen.
- Automatisierte Erinnerungen laufen über Zapier.
- Das System wächst mit den Anforderungen und bleibt übersichtlich.
3. Beispiel: Selbstorganisation und Kundenmanagement mit Notion
- Ein Fotograf organisiert mit Notion seine Kunden, Shootings, Rechnungen und To-dos.
- Notion-Boards zeigen offene Projekte, Kontakte und Aufgaben.
- Alles – von der Akquise bis zur Abrechnung – ist in einem System dokumentiert.
- Für komplexe Automatisierungen nutzt er zusätzliche Tools wie Zapier.
Datenschutz und DSGVO: Worauf sollten Freelancer im DACH-Raum achten?
Gerade für Selbstständige, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, ist Datenschutz ein absolutes Muss. Während Airtable und Notion ihre Daten in den USA hosten – was insbesondere bei der Verarbeitung von Kundendaten problematisch sein kann –, bietet HubSpot einen entscheidenden Vorteil: Das Unternehmen stellt Hosting in europäischen Rechenzentren zur Verfügung und unterstützt umfassende DSGVO-Funktionen.
Wichtig zu wissen: Kundinnen und Kunden, die ausschließlich kostenlose Dienste nutzen, werden einem Rechenzentrum in den USA zugewiesen. Wer Daten vollständig DSGVO-konform in Europa hosten möchte, muss daher mindestens auf einen kostenpflichtigen Tarif wechseln. Der Einstieg gelingt bereits mit dem Starter-Tarif ab 15 Euro pro Monat, der zu vergleichsweise geringen monatlichen Kosten verfügbar ist und neben europäischem Hosting zusätzliche Funktionen für wachsende Unternehmen bietet.
Preis-Leistung: Was kosten HubSpot, Airtable und Notion?
- HubSpot: Kostenloser Einstieg, skalierbare Pakete bei wachsendem Bedarf, transparente Preise.
- Airtable: Freemium, Kosten steigen mit Datensätzen und Nutzern.
- Notion: Kostenlos für Einzelanwender, günstige Plus-Optionen für mehr Funktionen.
Für einfache Workflows reichen oft die Gratis-Versionen. Wer mehr Automatisierung, Datenschutz und Reporting braucht, sollte die kostenpflichtigen Pakete prüfen.
Typische Workflows und Automationen für Freelancer mit HubSpot
| Workflow/Automation | Nutzen für Freelancer und Solopreneure |
|---|---|
| Lead-Erfassung und Follow-up | Neue Anfragen werden automatisch erfasst und Follow-ups terminiert |
| Angebotsmanagement | Angebote werden direkt aus dem CRM erstellt und nachverfolgt |
| Automatisierte E-Mail-Kampagnen | Kunden erhalten gezielte Infos und Erinnerungen |
| Reporting & Dashboards | Alle Kennzahlen zu Leads, Umsatz und Pipeline auf einen Blick |
| DSGVO-Management | Datenschutz und Einwilligungen werden dokumentiert |
Integration und mobile Nutzung: Flexibilität für unterwegs
Alle drei Tools bieten mobile Apps und zahlreiche Integrationen mit anderen Programmen. HubSpot punktet mit einer mobilen App für iOS und Android, die alle CRM-Funktionen unterwegs verfügbar macht.
Airtable und Notion bieten ebenfalls mobile Apps, sind aber bei komplexen Prozessen weniger intuitiv. Über Schnittstellen (z.B. Zapier) lassen sich alle drei Tools mit Buchhaltung, Kalender, Projektmanagement oder Newsletter-Tools verbinden.
FAQ: CRM für Freelancer und Solopreneure – die wichtigsten Fragen
Ist HubSpot zu komplex für Einzelunternehmer?
Nein, die Plattform ist modular aufgebaut und lässt sich flexibel skalieren – vom Solo-Business bis zum wachsenden Team.
Wie schnell kann ich starten?
Alle drei Tools sind in wenigen Minuten eingerichtet. HubSpot bietet viele Vorlagen für den schnellen Einstieg.
Kann ich die Tools kombinieren?
Ja, über Schnittstellen und Integrationsdienste lassen sich alle Systeme miteinander verbinden.
Wie sicher sind meine Daten?
HubSpot bietet DSGVO-konformes Hosting in der EU, Airtable und Notion hosten in den USA.
Fazit: Das richtige CRM für Freelancer und Solopreneure
Die Plattform von HubSpot überzeugt durch Automatisierung, Datenschutz und professionelle Workflows – ideal für alle, die Leads und Kundenbeziehungen gezielt ausbauen wollen. Airtable ist perfekt für individuelle Datenstrukturen und Projektmanagement, wenn Flexibilität im Vordergrund steht. Notion eignet sich als All-in-One-Workspace für Selbstorganisation und einfache CRM-Prozesse.
Empfehlung: Wer Wert auf Datenschutz, Automatisierung und Wachstum legt, ist mit dem HubSpot CRM am besten beraten. Für kreative, flexible Workflows sind Airtable oder Notion eine gute Alternative.
