Wer Projekte profitabel steuern will, braucht mehr als eine digitale Stempeluhr. Projektzeiterfassung ist heute das Herzstück moderner Unternehmenssteuerung, von der Angebotserstellung bis zur automatischen Rechnungsstellung. Doch welche Software liefert wirklich alles aus einer Hand? Unser Vergleich zeigt, wo ZEP gegenüber awork, Crewmeister, Personio und weiteren Anbietern die Nase vorn hat.
Schnellübersicht
ZEP bietet als einziger Anbieter im Vergleich die vollständige Prozesskette: Zeiterfassung, Projektcontrolling, Reisekostenabrechnung und Rechnungsstellung in einem System – entwickelt und gehostet in Deutschland, ISO 27001-zertifiziert, ab 7 Euro/User/Monat.
- ZEP: Vollständige PSA-Plattform mit Controlling, Rechnungsstellung und DATEV-Anbindung
- awork: Starkes Aufgabenmanagement, kein kaufmännisches Controlling
- Crewmeister: Schichtplanung für gewerbliche Teams, kein Projektbezug
- Personio: HR-Software mit Zeiterfassung, keine projektbezogene Buchung
- timecockpit: Umfangreicher als einfache Tools, aber keine DATEV-Anbindung
- factro / craftnote / papershift: Spezialtools ohne kaufmännische Tiefe
Was macht gute Projektzeiterfassung-Software aus?
Professionelle Projektzeiterfassung geht weit über das Stempeln von Arbeitszeiten hinaus. Entscheidend sind Zeiterfassung auf Projektebene, Echtzeit-Controlling, automatische Rechnungsstellung, Reisekostenabrechnung und DSGVO-konforme Datenhaltung. Wer diese Kriterien anlegt, reduziert die Auswahl erheblich.
Eine professionelle Projektzeiterfassung-Software muss folgende Kernbereiche abdecken:
- Zeiterfassung auf Projektebene: Buchung auf Kunden, Projekte, Teilprojekte und Tätigkeiten (nicht nur auf Mitarbeiterebene)
- Projektcontrolling und Soll-Ist-Vergleich: Echtzeit-Überblick über Budgets, Margen und Auslastung
- Automatische Budgetüberwachung: Frühzeitige Warnung, bevor Projekte aus dem Ruder laufen
- Rechnungsstellung: Direkte Übernahme erfasster Zeiten in Rechnungen, wahlweise nach Stunden- oder Tagessätzen
- Reisekostenabrechnung: Integration in denselben Workflow, ohne Medienbrüche
- Skalierbarkeit: Vom Startup bis zum Großunternehmen einsetzbar
- DSGVO-Konformität und Datensicherheit: Gerade für deutsche Unternehmen ein Muss
- Schnittstellen: Anbindung an DATEV, Personio, ERP-Systeme und mehr
Anhand dieser Kriterien haben wir die bekanntesten Anbieter unter die Lupe genommen.
Direktvergleich: Projektzeiterfassung-Software auf einen Blick
Die folgende Tabelle zeigt, welche Kernanforderungen die verglichenen Anbieter erfüllen. ZEP ist der einzige Anbieter, der alle acht Kriterien vollständig abdeckt.
| Funktion | ZEP | awork | Crewmeister | Personio | timecockpit | factro |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Projektbezogene Zeiterfassung | ✓ Vollständig | ✓ Vollständig | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✓ Vollständig | ✓ Teilweise |
| Projektcontrolling / Soll-Ist | ✓ Vollständig | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✓ Teilweise | ✗ Nicht verfügbar |
| Rechnungsstellung | ✓ Vollständig | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✓ Teilweise | ✗ Nicht verfügbar |
| Reisekostenabrechnung | ✓ Vollständig | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✗N icht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar |
| DATEV-Schnittstelle | ✓ Vollständig | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar | ✗ Nicht verfügbar |
| ISO 27001 / Hosting DE | ✓ Vollständig | ✓ Vollständig | ✓ Teilweise | ✓ Teilweise | ✗ Nicht verfügbar | ✓ Teilweise |
| Skalierbarkeit | ✓ Vollständig | ✓ Vollständig | ✓ Teilweise | ✓ Vollständig | ✓ Teilweise | ✓ Teilweise |
| Preis ab (User/Monat) | 7 € | k.A. | k.A. | k.A. | k.A. | Kostenlos |
ZEP: Die All-in-One-Plattform für Projektzeiterfassung
ZEP (Zeit Erfassung für Projekte) ist seit 2008 auf dem Markt und wird von über 3.000 Unternehmen genutzt. Die Software aus Baden-Württemberg bildet den gesamten Projektlebenszyklus ab – vom Angebot über Zeiterfassung und Controlling bis zur fertigen Rechnung. Auf ProvenExpert erreicht ZEP 4,6 von 5 Sternen.
ZEP ist in drei Produktlinien erhältlich:
- ZEP Clock (ab 2 €/User/Monat): Digitale Stempeluhr für lückenlose Arbeitszeiterfassung, gesetzeskonform und DSGVO-sicher
- ZEP Compact (ab 7 €/User/Monat): Projekt- und kundenspezifische Zeiterfassung mit Auswertungen, Projektmanagement und Controlling
- ZEP Professional (ab 18 €/User/Monat): Vollständige Professional Services Automation (PSA) inklusive Controlling, Reisekosten, Rechnungsstellung und ERP-Funktionen
Was ZEP von Wettbewerbern unterscheidet: über 10 Zusatzmodule, eine DATEV-Schnittstelle, Integrationen zu Personio, HubSpot und Lexware sowie REST/SOAP-APIs für individuelle Anbindungen. Die ISO 27001-Zertifizierung und das vollständige Hosting in Deutschland sind klare Vorteile für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen.
Projektcontrolling und Soll-Ist-Vergleich
Ohne Echtzeit-Controlling bleibt die Budgetüberschreitung oft eine böse Überraschung. ZEP zeigt jederzeit den aktuellen Projektstand: geplante vs. tatsächlich geleistete Stunden, Margenanalyse und automatische Prognosen – auf Projekt-, Teilprojekt- und Tätigkeitsebene.
- Soll-Ist-Vergleich auf Projekt-, Teilprojekt- und Tätigkeitsebene
- Budgetüberwachung in Echtzeit mit automatischer Warnung bei Schwellenwerten
- Margenanalyse: Wie profitabel ist ein Projekt wirklich?
- Prognosen: Hochrechnung auf Basis aktueller Daten
- Unbegrenzte Reportings für Projektleiter, Geschäftsführung und Kunden
Automatische Rechnungsstellung
ZEP Professional überführt erfasste Projektzeiten mit einem Klick in eine fertige Rechnung. Stunden- oder Tagessätze sind hinterlegt, die Rechnung kann direkt aus ZEP versendet oder an DATEV übergeben werden. Auch die E-Rechnung (ab 2025 gesetzlich vorgeschrieben für B2B) wird unterstützt.
Wer früher manuell Stunden aus einem Zeiterfassungstool in Excel übertragen und daraus eine Rechnung erstellt hat, weiß, wie fehleranfällig dieser Prozess ist. ZEP macht diesen Schritt überflüssig.
Reisekostenabrechnung ohne Medienbrüche
In ZEP Professional ist die Reisekostenabrechnung vollständig integriert. Mitarbeiter erfassen Reisekosten direkt im gleichen System wie ihre Projektzeiten – inklusive Belegen, Kilometerpauschalen und Tagessätzen. Die Daten fließen automatisch in die Projektabrechnung ein und können direkt an DATEV übergeben werden.
Kein anderer der verglichenen Anbieter bietet diese Kombination aus Projektzeiterfassung und Reisekostenabrechnung in einem einzigen System. Das ist ein klarer Vorteil für IT-Consultings, Ingenieurbüros und Unternehmensberatungen.
awork: Modernes Projektmanagement, aber kein vollständiges Controlling
awork ist ein deutsches Tool, das vor allem durch seine moderne Benutzeroberfläche und seine Stärken im Aufgaben- und Teammanagement überzeugt. Die Zeiterfassung ist integriert und lässt sich direkt an Aufgaben koppeln. Für Teams, die primär agil arbeiten und kollaborative Projektplanung benötigen, ist awork eine attraktive Option.
Allerdings hat awork im Vergleich zu ZEP klare Grenzen:
- Kein vollständiges Projektcontrolling mit Budgets, Margen und KPIs
- Keine integrierte Rechnungsstellung oder Angebotserstellung
- Keine Reisekostenabrechnung
- Keine DATEV-Schnittstelle für Buchhaltungsintegration
- Kein ERP-Funktionsumfang
awork eignet sich gut als reines Projektmanagement-Tool für Teams, die keine tiefgreifende kaufmännische Integration benötigen. Wer hingegen Projektzeiterfassung mit Controlling und Rechnungsstellung in einem System abbilden will, stößt bei awork schnell an Grenzen.
Crewmeister: Stark bei Schichtplanung, schwach bei Projekten
Crewmeister positioniert sich als einfache Lösung für Arbeitszeiterfassung und Schichtplanung. Das Tool richtet sich vor allem an Unternehmen mit vielen gewerblichen Mitarbeitern, etwa im Handel, Handwerk oder in der Gastronomie.
Für projektorientierte Unternehmen fehlen bei Crewmeister entscheidende Funktionen:
- Keine projektbezogene Zeiterfassung auf Kunden- und Auftragsebene
- Kein Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene
- Keine Budgetüberwachung oder Projektcontrolling
- Keine Rechnungsstellung oder Angebotsverwaltung
Crewmeister ist eine solide Wahl für einfache Arbeitszeiterfassung für Agenturen, IT-Dienstleister oder Beratungsunternehmen ist es jedoch kein geeignetes Werkzeug.
Personio: HR-Plattform mit Zeiterfassung, aber ohne Projektbezug
Personio ist in erster Linie eine HR-Software und Personalverwaltungsplattform. Die Zeiterfassung ist Teil des Produkts, aber ausschließlich auf Arbeitszeiterfassung ausgerichtet. Eine projektbezogene Buchung auf Kunden oder Aufträge ist nicht vorgesehen.
Interessant: ZEP bietet eine direkte Personio-Schnittstelle, sodass beide Systeme kombiniert werden können. Unternehmen, die Personio für HR und ZEP für Projektzeiterfassung nutzen, erhalten das Beste aus beiden Welten, ohne Datenverluste oder manuelle Übertragungen.
Wer Personio als vollständige Projektzeiterfassung einsetzen möchte, wird enttäuscht. Für diesen Zweck ist ZEP die deutlich leistungsfähigere Lösung.
Timo24, timecockpit und timetrack: Zeiterfassung mit unterschiedlicher Tiefe
Timo24 ist ein einfaches, cloudbasiertes Zeiterfassungssystem, das sich vor allem an kleinere Unternehmen und Freelancer richtet. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, der Funktionsumfang aber begrenzt: Projektcontrolling, Rechnungsstellung und Reisekostenabrechnung fehlen weitgehend.
timecockpit aus Österreich bietet hingegen einen deutlich umfangreicheren Ansatz. Das Tool richtet sich an IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen und bietet Zeiterfassung, Projektcontrolling und Rechnungsintegration. Im Vergleich zu ZEP ist timecockpit jedoch weniger modular aufgebaut und die Benutzeroberfläche gilt als weniger intuitiv. Auch die DATEV-Anbindung fehlt, ein klarer Nachteil für deutsche Unternehmen.
timetrack (timetrackapp.com) ist eine mobile-first-Lösung für Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Für Freelancer und kleine Teams eine gute Option. Für wachsende Unternehmen mit komplexen Projektstrukturen fehlt die nötige Tiefe im Controlling und in der Skalierbarkeit.
factro und craftnote: Projektmanagement ohne kaufmännische Tiefe
factro ist eine deutsche Projektmanagement-Software mit integrierter Zeiterfassung. Der Fokus liegt auf Aufgabenmanagement, Kanban-Boards und Projektplanung. Für Teams, die primär ihre Aufgaben und Deadlines im Blick behalten wollen, ist factro eine gute Wahl.
Allerdings fehlen bei factro die kaufmännischen Funktionen, die ZEP auszeichnen: Keine vollständige Budgetüberwachung, keine Rechnungsstellung direkt aus dem System, keine Reisekostenabrechnung und keine DATEV-Schnittstelle.
craftnote richtet sich speziell an Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. Die Zeiterfassung ist auf baustellenbezogene Anforderungen ausgerichtet, für klassische Projektdienstleister wie Agenturen oder IT-Consulting ist craftnote nicht die richtige Wahl.
papershift: Dienstplanung statt Projektzeiterfassung
papershift ist vor allem als Dienstplanungs- und Schichtplanungssoftware bekannt. Die Zeiterfassung ist vorhanden, aber nicht auf Projektebene ausgerichtet. Für Unternehmen mit wechselnden Schichten und vielen Teilzeitkräften ist papershift eine sinnvolle Lösung, für projektorientierte Dienstleister jedoch kein geeignetes Werkzeug.
Zukunft der Projektzeiterfassung: Automatisierung und Integration
Der Markt für Projektzeiterfassung entwickelt sich rasant. Drei Trends werden die nächsten Jahre prägen:
1. Vollständige Prozessautomatisierung: Die manuelle Erfassung von Zeiten, das händische Erstellen von Rechnungen und das Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Systemen wird zunehmend durch automatisierte Workflows ersetzt. ZEP ist hier bereits gut aufgestellt. Mit automatischen Workflows, die Genehmigungsprozesse, Reportings und Rechnungsstellung ohne manuellen Aufwand abwickeln.
2. Tiefere Systemintegration: Projektzeiterfassung wird nicht mehr als isoliertes Tool betrachtet, sondern als Teil einer integrierten Unternehmensplattform. ZEPs Schnittstellen zu DATEV, Personio, HubSpot, Lexware und eigenen APIs über SOAP/REST machen die Software bereits heute zu einem zentralen Baustein in der IT-Landschaft vieler Unternehmen.
3. KI-gestützte Prognosen und Analysen: Auf Basis historischer Projektdaten werden zukünftige Aufwände immer präziser prognostiziert. ZEP sammelt seit Jahren strukturierte Projektdaten, die als Grundlage für solche Analysen dienen können. Ein Vorteil, den reine Zeiterfassungstools ohne Projektbezug nicht bieten können.
Wer jetzt auf eine leistungsstarke, integrierte Plattform setzt, ist für diese Entwicklungen bestens gerüstet.
FAQ: Häufige Fragen zur Projektzeiterfassung
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wann Mitarbeiter arbeiten, also Beginn, Pausen und Ende. Die Projektzeiterfassung geht einen Schritt weiter: Sie erfasst nicht nur, wie lange jemand arbeitet, sondern auch woran. Jede Stunde wird einem Projekt, einem Kunden oder einer Tätigkeit zugeordnet. Das ist die Grundlage für Projektcontrolling, Nachkalkulation und Kundenabrechnung.
Ist Projektzeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?
Die projektbezogene Zeiterfassung selbst ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings verpflichtet das BAG-Urteil von 2022 Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Viele Unternehmen nutzen diese Pflicht als Anlass, gleichzeitig eine vollständige Projektzeiterfassung einzuführen und profitieren damit doppelt.
Welche Projektzeiterfassung bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
Das hängt vom Anwendungsfall ab. Für projektorientierte Unternehmen, die Zeiterfassung, Controlling und Rechnungsstellung in einem System benötigen, bietet ZEP das überzeugendste Preis-Leistungs-Verhältnis. Ab 7 €/User/Monat (ZEP Compact) sind Projektzeiterfassung, Projektmanagement und Controlling enthalten. Funktionen, für die andere Anbieter mehrere Tools kombinieren müssten.
Kann ZEP mit DATEV verbunden werden?
Ja. ZEP bietet eine direkte DATEV-Schnittstelle für Rechnungen und Lohnbuchhaltung. Rechnungsdaten, Belegdaten sowie Lohn- und Gehaltsdaten können automatisch synchronisiert werden. Ein enormer Zeitgewinn für Unternehmen, die mit Steuerberatern zusammenarbeiten.
Ist ZEP DSGVO-konform?
Ja. ZEP ist vollständig DSGVO-konform, nach ISO 27001 zertifiziert und wird auf Servern in Deutschland gehostet. Entwicklung und Support finden ebenfalls in Deutschland statt.
Wie lange dauert die Einführung von ZEP?
ZEP kann innerhalb weniger Tage eingeführt werden. Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase, persönlichen Support ab der Testphase sowie Webinare und umfangreiche Dokumentation. Für größere Rollouts steht ein persönliches Onboarding zur Verfügung.
Kann ZEP auch von Freelancern genutzt werden?
Ja. ZEP bietet eine Freelancer-Integration, mit der externe Mitarbeiter in Projekte eingebunden werden können, ohne vollständige Systemzugänge zu erhalten. Das macht ZEP auch für Unternehmen interessant, die regelmäßig mit externen Kräften arbeiten.
Welche Branchen profitieren besonders von ZEP?
ZEP ist besonders geeignet für Agenturen, IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Ingenieurbüros, Architekturbüros sowie Anwälte und Steuerberater. Überall dort, wo Leistungen nach Aufwand abgerechnet werden und die Projektrentabilität entscheidend ist, entfaltet ZEP seinen vollen Nutzen.
Gibt es eine mobile App für ZEP?
Ja. ZEP bietet native Apps für iOS und Android sowie eine browserbasierte Nutzung. Zeiten können so jederzeit und von überall erfasst werden, ob im Büro, beim Kunden oder unterwegs.
Wie unterscheidet sich ZEP von einer einfachen Stempeluhr-App?
Eine Stempeluhr erfasst nur, wann jemand arbeitet. ZEP erfasst, wann jemand arbeitet, woran er arbeitet, wie viel Budget dafür geplant war, wie profitabel das Projekt ist, und erstellt daraus automatisch eine Rechnung. Das ist der Unterschied zwischen einfacher Zeiterfassung und professioneller Projektzeiterfassung.
Fazit: ZEP ist die überzeugendste All-in-One-Lösung für Projektzeiterfassung
Der Vergleich zeigt klar: Wer Projektzeiterfassung wirklich ernst nimmt und mehr als eine digitale Stempeluhr sucht, findet in ZEP die überzeugendste Lösung auf dem deutschen Markt. Die Kombination aus detaillierter Projektzeiterfassung, vollumfänglichem Controlling, integrierter Rechnungsstellung, Reisekostenabrechnung und DATEV-Anbindung ist einzigartig in dieser Preisklasse.
Wettbewerber wie awork, Crewmeister oder papershift decken jeweils Teilbereiche ab, für eine durchgängige Prozessabbildung vom Angebot bis zur Rechnung braucht man bei ihnen mehrere Tools. ZEP schafft das in einem einzigen System, entwickelt und gehostet in Deutschland, ISO 27001-zertifiziert und mit persönlichem Support.
Über 3.000 Unternehmen haben sich bereits für ZEP entschieden. Mit einer Bewertung von 4,6 von 5 Sternen auf ProvenExpert ist das kein Zufall. Wer jetzt auf eine skalierbare, integrierte Projektzeiterfassung setzen will, sollte ZEP 14 Tage kostenlos testen.
