In vielen Unternehmen ist schon jetzt spürbar, wie sich der Arbeitsmarkt in kurzer Zeit stark verändert hat. Zu den neuen Herausforderungen zählt auch das Onboarding, also die strukturierte Integration auf fachlicher, sozialer sowie kultureller Ebene neuer Mitarbeiter in das Unternehmen.
Damit sich deine Mitarbeiter vom ersten Tag an in deinem Unternehmen wohlfühlen, ist ein durchdachter Prozess mit kreativen Ideen wichtig. Ob Azubi, Führungskraft oder Berufserfahrene: Wer neu ins Unternehmen kommt, hat seine ganz eigenen Erwartungen an den Einstieg.
Wie wichtig ist ein individuell zugeschnittenes Pre- oder Onboarding für einen erfolgreichen Start in den Job? Und inwieweit führt Vernachlässigung zur Fluktuation? Eine Masterarbeit, die von d.vinci unterstützt wurde, lieferte überraschende Erkenntnisse.
Ebenen des Onboardings
Formales Onboarding: Das formale Onboarding umfasst alle organisatorischen Aspekte, die für die Tätigkeitsaufnahme des neuen Mitarbeiters erledigt werden müssen, wie beispielsweise die Ausstattung seines Arbeitsplatzes.
Fachliches Onboarding: Die fachliche Integration dient dazu, dem neuen Organisationsmitglied Kenntnisse über das Unternehmen und seinen Arbeitsbereich zu vermitteln. Dies umfasst vor allem die Einarbeitung am Arbeitsplatz, die Vermittlung von Fachwissen und Informationen über die Organisationsstruktur und die jeweiligen Ansprechpartner der Fachbereiche im Unternehmen.
Das Ziel ist, dass der neue Mitarbeiter seine Fähigkeiten schnell und erfolgreich im Sinne der Unternehmensziele einsetzen kann.
Soziales Onboarding: Das soziale Onboarding umfasst den Aufbau von Kontakten im Unternehmen zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden und vollzieht sich insbesondere stark durch Team- und Projektarbeit, die Abstimmung mit Kollegen und den Aufbau der eigenen Position im Fachbereich.
Im Verlauf der sozialen Integration soll der neue Mitarbeiter als Teil der Gemeinschaft akzeptiert werden und ein „Wir-Gefühl“ entstehen, durch das sich der neue Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlt und gerne in diesem verbleiben möchte.
Kulturelles Onboarding: Im Rahmen der kulturellen Integration werden dem neuen Organisationsmitglied die Vision, Strategie, Ziele, Werte und Führungsgrundsätze des Unternehmens nähergebracht. Dies sollte innerhalb der ersten zwei Wochen stattfinden und dient dazu, aufzuzeigen, worauf es in der Organisation ankommt und was von jedem einzelnen Mitarbeiter erwartet wird.
Neben der theoretischen Vermittlung der Unternehmenskultur durch Leitbilder ist es entscheidend, dass der neue Mitarbeiter die gelebten Werte im Unternehmensalltag erfährt. Das kulturelle Onboarding stellt daher einen mittel- bis langfristigen Prozess dar.
Onboarding – was ist den einzelnen Zielgruppen in welcher Reihenfolge wichtig?
Führungskräfte und Berufseinsteiger:
- Formales Onboarding
- Kulturelles Onboarding
- Fachliches Onboarding
- Soziales Onboarding
Auszubildende und Berufserfahrene:
- Formales Onboarding
- Fachliches Onboarding
- Kulturelles Onboarding
- Soziales Onboarding
„Die Vermutung lag nahe, dass Auszubildende und Berufseinsteiger beim Onboarding auf andere Punkte Wert legen als Berufserfahrene oder Führungskräfte – aber das ist zumindest zum Teil widerlegt“, sagt Frida Osbahr zum Ausgangspunkt ihrer Abschlussarbeit an der Fachhochschule Erfurt.
So legen alle Zielgruppen gleichermaßen hohen Wert auf das formale Onboarding. Dieser Bereich umfasst alle organisatorischen Aspekte, wie beispielsweise die Einrichtung eines E-Mail-Accounts, Einrichtung des Arbeitsplatzes oder die notwendige Arbeitsschutzausstattung. „Frauen schätzen übrigens diese Ebene insgesamt als wichtiger ein als Männer“, fand Osbahr heraus.
Die 25-jährige hatte für ihre Studie insgesamt 205 Mitarbeiter aus Unternehmen aus mehr als 29 Branchen befragt und wurde dabei durch d.vinci, Anbieter von HR-Lösungen für Unternehmen und Beratungsleistungen rund ums Onboarding, unterstützt.
Eine Win-Win-Situation, wie Geschäftsführerin Nina Rahn findet: „Durch die Masterarbeit konnten wir viele interessante Einblicke ins Onboarding gewinnen. Es gab auch für uns einige überraschende Ergebnisse, aus denen wir viele Lerneffekte ziehen. Zukünftig können wir unsere Kunden so noch besser und zielgerichteter beraten.“
Berufsanfänger und Führungskräfte: Parallelen bei der kulturellen Integration
Interessante Parallelen machte Osbahr in der Gewichtung der Frage fest, ob eher fachliche oder kulturelle Aspekte beim Onboarding eine Rolle spielen. Bei Auszubildenden überwog die Bedeutung der fachlichen Integration – ebenso wie bei Berufserfahrenen.
Auf der fachlichen Ebene des Onboardings wird der Mitarbeiter dazu befähigt, schnell und erfolgreich im Sinne der Unternehmensziele im Einsatz zu sein. Er erfährt alles Wissenswerte über das Unternehmen und über seinen Arbeitsbereich und lernt die jeweiligen Ansprechpartner kennen.
Gleichzeitig wurde mit der Studie die Vermutung zum Teil widerlegt, dass vor allem Mitarbeiter, die neu im Job sind, beim Onboarding auf eine starke fachliche Orientierung setzen. Während dies bei Azubis zutrifft, steht bei Berufsanfängern das kulturelle Onboarding im Fokus.
„In diesem Punkt haben Berufsanfänger offensichtlich eine gleich stark ausgeprägte Motivation wie Führungskräfte. Aspekte wie Unternehmensstrategie, Werte und Führungsgrundsätze spielen bei den vermeintlich unterschiedlichen Zielgruppen eine gleichermaßen große Rolle“, erklärt Osbahr.
Empfehlung: Intensiveres fachliches Onboarding für Führungskräfte
Auch wenn Führungskräfte und Berufsanfänger quantitativ gesehen die gleichen Ansprüche verfolgen, darf das Onboarding laut Osbahr in der Qualität durchaus variieren: „Man sollte darauf achten, dass das Onboarding auf der fachlichen Ebene für Führungskräfte eine größere Intensität und Tiefe aufweist“, empfiehlt die Masterandin, die für ihre Studie ein halbes Jahr bei d.vinci tätig war.
Die vier Zielgruppen
In der quantitativen Studie waren Mitarbeiter aus mehr als 29 verschiedenen Branchen befragt worden. Die Gruppe der Auszubildenden umfasst zusätzlich duale Studenten, Werkstudenten und Praktikanten.
Berufserfahrene hatten mehr als drei Jahre in ihrem Job gearbeitet, Personen mit weniger als drei Jahren Berufserfahrung gelten als Berufseinsteiger. Bei den Führungskräften in der Untersuchung handelte es sich um Mitarbeiter mit Personalverantwortung oder Entscheidungsbefugnis.
Keine Unterschiede beim Bedürfnis nach dem „Wir-Gefühl“
Die soziale Integration stand bei allen vier Zielgruppen gleichermaßen auf Rang vier – und somit an letzter Stelle. „Damit ist auch die Hypothese widerlegt, dass die soziale Komponente vor allem Berufserfahrenen wichtig ist. Der Aufbau von Kontakten im Unternehmen zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden sowie das „Wir-Gefühl“ ist offensichtlich bei allen Zielgruppen von gleicher Bedeutung“, beschreibt Masterandin Frida Osbahr diese Ebene des Onboardings.
Fluktuationsgefahr? Nur wenn alles schiefgeht
Dass ein nicht-zielgruppenspezifisches Onboarding zwangsläufig eine Kündigung zur Folge hat, konnte Osbahr in ihrer Arbeit nicht feststellen. Allerdings: „Wenn der Onboarding-Prozess in der Summe versagt, kann dies zu Fluktuationsgedanken führen. Vor allem auf den Ebenen, die einer Zielgruppe am wichtigsten sind, sollte eine durchdachte und strukturierte Einarbeitung stattfinden“, lautet die Empfehlung der Masterandin, die inzwischen ihren Abschluss abgelegt hat.
Was können wir konkret für die HR-Arbeit mitnehmen?
Sicher ist, dass ein verallgemeinerndes Onboarding nicht zielführend ist. Die Studie bestätigt aber auch, dass es unterschiedliche Zielgruppen gibt, die gemeinsame Ansprüche und Anforderungen haben. Je nach Berufserfahrung sollten die unterschiedlichen Ebenen des Onboardings angepasst, erweitert und vertieft werden.
