„Wo hab ich das noch gesehen?“: Wer von Euch stand nicht schon einmal vor dem Problem, irgendeinen Internetschnipsel wiederfinden zu wollen. Mir geht es häufig so, beruflich und privat. Schließlich begegnet man auf den täglichen Reisen durchs Netz so allerlei interessantem Zeug. Viel davon ist durchaus erhaltenswert, fällt aber viel zu oft dem Vergessen anheim. Irgendwann bin ich dann auf Wissensmanagement-Tools gestoßen, mit denen sich die wichtigen Fundstücke erhalten und organisieren lassen.
Moderner Zettelkasten
Zuvor herrschte eine Art geordnetes Chaos: Browser- oder Online-Lesezeichen sind mir schon seit Jahren über den Kopf gewachsen. Mit meist nur eingeschränkten Such- und Verschlagwortungsmöglichkeiten sind sie bei mir mittlerweile nicht mehr als eine endlos lange, chaotische Liste. Die Spezial-Tools haben dem einiges voraus. Sie sind zwar eigentlich allesamt zum wissenschaftlichen Arbeiten konzipiert, können aber weitaus mehr.
Mit ihnen lassen sich persönliche Datenbanken erstellen, die dazu dienen, Dokumente (auch Videos, Bilder, etc.) zu verwalten und Wissen zu organisieren. Die einzelnen Dokumente werden manuell oder (halb)automatisch eingegeben. Im Idealfall erstellt das Programm per Mausklick einen lokal abgelegten Snapshot und zieht sich obendrein alle relevanten Metadaten (wie Autor, Titel etc.). Jedes dieser Fundstücke kann dann mit Tags versehen und in Ordnern oder Kategorien abgelegt werden. Zugegeben, der Idealfall tritt bei allen Tools nur selten ein, aber mit etwas Übung geht das Nachjustieren der fehlenden Angaben recht schnell. Vier Exemplare habe ich mir im Laufe der Zeit einmal näher angesehen: Citavi, EndNote, Mendeley und Zotero. Meine Pros und Cons im Schnelldurchlauf:
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Citavi – Killerfeature: alles in PDFs konvertieren
Citavi hat Ähnlichkeit mit EndNote, ist aber schlanker und dadurch sehr intuitiv zu bedienen. Auch hier können Literaturdatenbanken angezapft und Daten mit Web-Plugin importiert werden. Das manuelle Eingeben von Dokumenten gestaltet sich sehr einfach. Unschlagbar ist vor allem die Eingabe von URLs, da sich das Programm automatisch verfügbare Metadaten zieht und unmittelbar eine Voransicht des Dokuments anzeigt.
Per Knopfdruck kann das Fundstück dann in ein PDF konvertiert werden, das lokal abgelegt wird. Dabei funktioniert meist auch die Texterkennung, so dass man Zitate einfach nur markieren und Taggen muss. In der kostenlosen Version sind die Datenbanken limitiert, es können jedoch mehrere angelegt werden. Studenten erhalten auch hier oft eine Lizenz über die Uni. Das Programm ist im Moment leider nur für PC verfügbar, eine Mac-Version ist in Planung. Zudem gibt es leider noch keine Web-Synchronisation, sodass es vor allem dann Sinn macht, wenn man immer am gleichen Rechner arbeitet.
EndNote – für hohe Ansprüche
Lange Zeit war EndNote das Standardprogramm für Literatur- und Wissensmanagement. Einmal installiert kann man sich mit Literaturdatenbanken im Netz verbinden und direkt im Programm nach Quellen recherchieren. Auch Fundstücke im Netz kann das Programm verwalten. Diese müssen jedoch manuell eingegeben werden. Das Programm bietet zahlreiche Plugin-Funktionen, z.B. für Firefox und Word. Sobald Endnote Literaturangaben in Texten erkennt, erscheint im Browser eine Importmöglichkeit. Per Klick übernimmt Endnote die Angabe in die Datenbank. Diese kann (im Unterschied zu anderen Programmen) beliebig viele Einträge enthalten. Auch die Import- und Exportmöglichkeiten der eigenen Daten sind super.
Man muss sich jedoch einige Zeit nehmen, um mit EndNote zurechtzukommen. Wirklich intuitiv ist es nach meinem Geschmack nicht. Snapshots von Dokumenten können auch nicht direkt im Programm erstellt werden, sondern müssen zuerst lokal gespeichert und dann verknüpft werden. Der größte Nachteil ist jedoch der hohe Preis. Eine Lizenz kostet saftige 216 Euro – inklusive 2 Jahre lang EndNote Web. Für eine Datenbank auf die Schnelle, ohne Intension für langfristiges wissenschaftliches Arbeiten ist das Programm also überdimensioniert. Studenten können es aber oft kostenlos mit einer Unilizenz ausprobieren.
Mendeley – Soziales Wissensmanagement
Im Unterschied zu den anderen Tools ist Mendeley auf kollaboratives Wissen ausgelegt. Man kann bei seinen Suchen sehen, wer welche Literatur zum Thema in seiner Datenbank angelegt hat. Seine eigenen Daten kann man, muss man aber nicht teilen. Es gibt eine Desktop-Applikation, die alle Einträge immer mit dem Online-Konto synchronisiert.
Der Import von Dokumenten erfolgt hier über ein spezielles Lesezeichen in wenigen Schritten. Allerdings werden Webseiten nicht in PDF konvertiert sondern als HTML-Files gespeichert. Anschauen kann man sie leider nicht direkt im Programm. Insgesamt ist die Bedienung in Ordnung, das Layout empfinde ich jedoch als etwas unübersichtlich und wenig individualisierbar. Dafür ist es kostenlos und bietet 1 GB Webspace.
Zotero – gelungene Browserintegration
Ähnlich wie Mendeley bietet Zotero die Verknüpfung von Online- und Offline-App. Eine soziale Suche auf die Datenbankeinträge anderer Nutzer wird hier aber nicht geboten. Optisch sehen die Programme hingegen sehr ähnlich aus.
Im Unterschied zu Mendeley gibt es jedoch ein Browser-Plugin, bei dem sich das Programm quasi komplett im Browser öffnet und womit Dokumente mit wenigen Klicks als Kopie gespeichert werden können. Wo und wie die Files dann lokal abgelegt werden ist aber recht undurchsichtig. Außerdem lassen sich die Dokumente ebenfalls nicht direkt im Tool selbst anschauen.
Besiegt eure Faulheit – der Aufwand lohnt sich
Trotz aller Macken bin ich ein großer Fan dieser Programme, wenngleich nicht jedes voll meinen Geschmack trifft. Mit seiner Übersichtlichkeit und der PDF-Funktion ist mir Citavi am sympathischsten, jedoch ist hier die Offline- und PC-Politik nicht zeitgemäß. Gerade wer an verschiedenen Rechnern arbeitet, ist auf eine cloudbasierte Synchronisierung von Datenbanken angewiesen. So gesehen finde ich letztendlich doch Zotero am gelungensten. Das Browserplugin ist effizient und komfortabel. Probiert es aus. Es lohnt sich, vor allem langfristig.
Bilder: 30heme (CC BY-SA 2.0), dalbera (CC BY-SA 2.0), Endnote, Screenshots
