Manchmal macht es beinahe den Eindruck, als würden Menschen die Arbeits- und Projektzeiterfassung meiden wie der Teufel das Weihwasser, als wäre die Zeiterfassung ein Raubtier im Arbeits-Dschungel, das nur darauf wartet zuzubeißen.
Stundenzettel sind die Hölle
Diese Abwehrhaltung ist auch nur zu verständlich, sieht man sich die Zettelwirtschaft an, die immer noch in vielen Unternehmen die Zeiterfassung darstellt – Start-ups sind da oft keine Ausnahme.
Da gibt es eine Liste für die Anwesenheit im Büro und mindestens eine Liste in die Projektzeiten eingetragen werden. Im schlimmsten Fall handelt es sich dabei ausgedruckte Raster, die am Ende des Monats mit Abrücken von Kaffetassen verziert sind. Im zweitschlimmsten Fall wird Excel zur Zeiterfassung verwendet.
Am Ende des Monats werden die Stundenzettel eingesammelt und der arme Mitarbeiter, der für die Verrechnung zuständig ist, steht vor einem Chaos. Die Hälfte der Arbeits- und Projektzeiten bekommt er verspätet und dann muss er alles Zeile für Zeile abarbeiten. Mühsamer geht es eigentlich nicht mehr.
Dabei ist Transparenz sich selbst gegenüber einer der größten Vorteile der Zeiterfassung. Nur wenn ich dokumentiert habe, was ich heute alles erledigt habe, kann ich am Ende des Tages auch mit einem guten Gefühl aus dem Büro gehen.
Wie funktioniert eine sinnvolle Zeiterfassung?
Zeiterfassung ist nur dann sinnvoll, wenn sie meinen Workflow nicht unterbricht. Sie muss meine Arbeitszeiten unmittelbar – also sofort und auf Knopfdruck – aufzeichnen und das immer und überall – online, wie offline.
Sie kommen ins Büro, nehmen Ihr Handy aus der Tasche und drücken in der Zeiterfassungs-App auf den Knopf zum Starten der Arbeitszeiterfassung, fertig. Darum brauchen Sie sich nicht mehr zu kümmern, bis Sie auf Mittagspause gehen.
Wenn Sie an einem Projekt zu arbeiten beginnen, wählen Sie das entsprechende Projekt oder den Arbeitsschritt aus der Liste aus und drücken auf den Knopf zum Starten der Projektzeiterfassung. Sobald Sie das Projekt wechseln oder den Arbeitsschritt beendet haben, stoppen Sie die Projektzeiterfassung wieder per Knopfdruck und schreiben, falls nötig, noch Anmerkungen dazu. Done!
So einfach und mitarbeiterfreundlich kann Zeiterfassung sein
Jeder Mitarbeiter ist Spezialist auf seinem Gebiet und weiß am besten was er wann, wie zu erledigen hat. Eine Zeiterfassung sollte deshalb Ihren Mitarbeitern die nötige Flexibilität geben, Arbeits- und Projektzeiten eigenverantwortlich zu erfassen. Eine automatische Erfassung schränkt einen Profi viel zu sehr ein.
timr Zeiterfassung – das steckt alles drinnen
timr Zeiterfassung ist eine sehr umfangreiche Lösung aus der Cloud. timr läuft in jedem Browser und stellt Apps für iOS, Android, BlackBerry und Windows Phone zur Verfügung.
Zusätzlich zur beschriebenen Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung auf Knopfdruck bietet timr noch einige Zusatzfunktionen, die den Arbeitsalltag enorm erleichtern.
- Fahrtenbuch – In timr ist das Fahrtenbuch und damit eine weitere Quelle der Zettelwirtschft bereits integriert und wird finanzamtskonform am selben Ort gespeichert, wie Ihre Projektzeiten.
- Projektbudgets und Stundensätze – Sie können Kosten- und Zeitbudgets für Mitarbeiter, Projekte und Arbeitschritte hinterlegen. Dank der Budgetwarnungen können Sie auf drohende Überschreitungen rechtzeitig reagieren.
- Team Berechtigungen – timr lässt Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens hinterlegen und gibt Ihren Team- und Abteilungsleitern besondere Rechte.
- Eigene Felder – Mit der Option, zusätzliche eigene Felder für Zeiterfassung und Fahrtenbuch zu definieren, gestalten Sie diese so individuell wie möglich.
timr Offline Apps – immer und überall
Wir leben in einer mobilen Welt. Leider leben wir auch in einer Welt, in der Mobilfunknetze und W-LAN nicht flächendeckend ausgebaut sind. Mit seiner Offline App launcht timr diese Woche eine Zeiterfassungs Lösung für die Offline Momente des Arbeitslebens.
Egal ob Sie in der Bahn fahren und noch etwas für den bevorstehenden termin erledigen, im schönsten Biergarten mit einem Kunden zusammensitzen oder in der Tiefgarage einen Fahrtenbucheintrag starten möchten. Mit der neuen Generation der timr Apps brauchen Sie für die Zeitaufzeichnung weder Mobilfunk- noch Internetempfang.
Sobald sich Ihr Handy wieder mit einem Netzwerk verbindet, startet die timr App die Synchronisation der Daten im Hintergrund, ohne dass eine Aktion von Ihnen notwendig ist.
Was Zeiterfassung bringt
Eine Zeiterfassung aus der Cloud hilft Unternehmen nicht nur, Zeit und Geld zu sparen. Sie hilft auch bei der Optimierung von Arbeitsprozessen, vor allem, wenn das Team zum Teil aus externen Mitarbeitern besteht.
Sie sind in der Lage Projekte schneller und genauer abzurechnen und haben jederzeit einen detaillierten Überblick über den aktuellen Aufwand.
Zeiterfassung ist auch ein Qualitätskriterium. Sie beweisen nicht nur Transparenz gegenüber Ihrem Kunden, sondern können jederzeit einen detaillierten Bericht über Projektzeiten und das verbleibende Projektbudget abliefern. Wenn Ihr Kunde sieht, wie sorgfältig Sie mit seiner Zeit umgehen, wird er begeistert sein.
Auf Kundenwünsche kann viel genauer eingegangen werden. Sie sehen auf einen Blick, ob dieses Extra sich noch im Projektbudget ausgeht und können mit den aktuellen Arbeitszeiten argumentieren.
Sie können die timr Zeiterfassung 30 Tage lang gratis und im vollen Funktionsumfang testen. Für BASIC thinking-Leser gibt es mit dem Code BASICTH 10 Prozent Rabatt auf den Kauf des ersten Pakets.
