Die Situation kennt jeder: Es muss ein Dokument erstellt werden, bei dem mehrere Personen ein Wort mitzureden haben. Zum Beispiel Kollegen, die einen Blick auf Dein gerade erstelltes Whitepaper werfen. Partner, die den Content für eine gemeinsame Marketing-Initiative abstimmen. Kunden, die den Inhalt für eine Broschüre prüfen. Oder Freunde, die eine Einladung für eine gemeinsame Party verfassen.
Dabei muss es meistens schnell gehen. Und natürlich darf trotz aller Eile kein Feedback und keine Änderung verloren gehen.
Was früher zu endlosen E-Mail-Schleifen mit dutzenden Versionen führte, über die niemand den Überblick behalten konnte, geht jetzt ganz einfach: mit SMASHDOCs. Das Tool ist extrem übersichtlich und 10-mal schneller als die Arbeit mit anderen Lösungen.
Wie funktioniert es genau?
Alle Beteiligten arbeiten in einem einzigen Dokument, in dem alle Änderungen auf einen Blick nachvollziehbar sind. Das erspart die lange Suche nach der aktuellen Version und schont Zeit und Nerven.
Spare Zeit und Geld – und schone Deine Nerven
Bei der Arbeit mit SMASHDOCs braucht niemand mehr zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln. Alle Beteiligten arbeiten direkt in der SMASHDOCs-Umgebung. Exportiert wird das Dokument erst ganz am Ende, wenn der Text wirklich fertig ist. So läuft der gesamte Überarbeitungsprozess an einem einzigen Ort und in einem einzigen Dokument ab.
In anderen Worten: Du brauchst nie wieder 20 Word-Dokumente nach diesem einen Kommentar zu durchforsten, den Du vorgestern vergessen hattest umzusetzen.
Sobald der Content von allen Beteiligten abgestimmt und freigegeben wurde, exportierst Du ihn einfach mit einem Klick in das gewünschte Format. Wenn Du ein eigenes CI-Template hinterlegst, kannst Du den Text ebenso schnell und einfach nach Deinen spezifischen Vorgaben ausgeben lassen. SMASHDOCs ist so flexibel, dass die Anforderungen von verschiedenen Abteilungen, Use Cases oder Content-Typen einfach umgesetzt werden können.
Damit kannst Du getrost auf weitere Tools verzichten. Und das gesparte Geld und die gewonnene Zeit in interessantere Dinge investieren.
Kurz: Mit SMASHDOCs kannst Du Deine Produktivität auf intelligente Weise steigern. Und weil das Zusammenarbeiten so einfach ist, lassen sich auch Silos in der Content-Erstellung viel leichter überwinden.
Smartes Arbeiten mit SMASHDOCs
Doch wie funktioniert die Arbeit mit SMASHDOCs? Wie ist es möglich, dass alle Änderungen so einfach nachvollziehbar sind und kein Kommentar verloren geht?
Ein typischer Arbeitsprozess kann zum Beispiel so aussehen: Du lädst ein bestehendes Dokument in SMASHDOCs hoch oder erstellst direkt in SMASHDOCs ein neues. Als nächstes teilst du es mit allen Personen, die das Dokument mit Dir bearbeiten sollen. Sobald jemand eine Korrektur, eine Ergänzung oder einen Kommentar einfügt, wirst Du automatisch per E-Mail benachrichtigt. Wenn du das Dokument öffnest, sind alle Änderungen deutlich hervorgehoben. Langes Umherklicken in der Versionsgeschichte von GoogleDocs oder das Vergleichen von Dokumenten in MS Word sind damit endlich passé.
Das ist noch nicht alles. Fragen oder Kommentare kannst Du zum Beispiel auch nur für bestimmte Personen freigeben. Dadurch kannst Du sichergehen, dass sie vom richtigen Ansprechpartner beantwortet werden. Und um zu kommunzieren, dass Du eine Änderung gesehen hast, klickst Du einfach auf ein kleines Augen-Symbol neben der Stelle. All dies kann ebenfalls Zeit sparen und Missverständnisse verhindern.
So behältst Du auch bei mehreren Überarbeitungsdurchgängen den Überblick. Und dank der automatischen E-Mail-Benachrichtungen brauchst Du keine Sorge haben, eine Änderung zu verpassen.
Wenn Du SMASHDOCs live sehen möchtest, empfehlen wir dieses Video:
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