Wenn wir den fiktiven, aber für dieses Thema gut geeigneten Michael Huber fragen würden, welchen Teil er an seinem Leben als Unternehmer am liebsten loswerden wollte, er würde mit Sicherheit die Buchhaltung nennen. Aber so schlimm muss das gar nicht sein – wie FastBill beweist.
Michael Huber ist ein ordentlicher Typ. Er sammelt brav alle Belege, verbringt Stunden damit, diese in Excel-Tabellen aufzubereiten, Ausgangsrechnungen den passenden Zahlungseingängen zuzuordnen, Quittungen von Facebook, Google oder Amazon herunterzuladen und am Ende des Monats alles noch einmal zusammenzufassen und zu seinem Steuerberater zu schicken.
Das macht zwar keinen Spaß, ist aber zwingend notwendig, wenn man ein Unternehmen erfolgreich und langfristig führen möchte. Das Problem: Diese Form der Arbeit kostet ihn etliche Stunden im Monat, die er lieber in sein Kerngeschäft investieren würde.
FastBill bringt Ordnung ins Beleg-Chaos
Dabei gibt es längst Lösungen, die diese Prozesse vereinfachen, automatisieren und somit bares Geld und eine Menge Zeit sparen können – Lösungen wie FastBill. FastBill hat sich auf die Fahnen geschrieben, den Unternehmern wieder mehr Zeit für das Wesentliche zu geben. Oder wie man es selbst ausdrückt: „Das Leben ist zu kurz für Papierkram und Buchhaltung“
Dabei hat es FastBill geschafft, die alltäglichen Abläufe und Prozesse zu automatisieren und so Ordnung in Rechnungen, Belege und Banking zu bringen.
Michael Huber zum Beispiel kann bei FastBill nun alle seine Belege hochladen. Das geht entweder manuell über den Browser oder mit der praktischen Inbox – einer E-Mail-Adresse, an die er alle Rechnungen und Belege schicken kann, die er für die Buchhaltung benötigt. FastBill legt das Dokument ab und erstellt eine Erinnerung in seinem Account.
Sobald er dann Zeit hat, meldet er sich an und kann die Belege zuordnen – das geht per Texterkennung schon weitgehend automatisch, sodass er nur noch kurz prüfen muss, ob alles richtig erkannt wurde. Ist das der Fall, speichert er das Dokument ab. Nun kann er in seinem Dashboard immer aktuell sehen, welche Rechnungen bezahlt wurden, welche Rechnungen noch offen und welche überfällig sind.
Automatischer Belegimport via FastBill
Zudem lässt sich die gesamte Rechnungsstellung sowie das Mahnverfahren ebenfalls mit FastBill abwickeln und somit noch mehr Zeit bei der Zuordnung sparen. Ist das erledigt, kann Michael Huber im Banking-Bereich von FastBill alle Transaktionen sehen, die über sein Konto laufen. Hier kann er nun per Drag-and-Drop den Zahlungen die passenden Belege hinzufügen – diese werden dann automatisch direkt als bezahlt markiert.
Da Michael Huber aber nicht nur normalen Kundenkontakt hat, sondern auch per Amazon verkauft und bei Facebook und Google Werbung für seine Produkte schaltet, muss er einmal im Monat alle Belege einsammeln. Einloggen, „Wo waren die Belege hier noch gleich?“, herunterladen, abspeichern, ausloggen, nächste Plattform.
Mit dem Beleg-Bot hat FastBill es in Zusammenarbeit mit GetMyInvoice geschafft, Belege aus über 500 Plattformen automatisiert in die FastBill Inbox zu importieren. Damit entfallen mit einem Schlag viele Stunden Arbeit, die wieder ins Geschäft fließen können. So muss sich Michael Huber nie wieder irgendwo einloggen und Belege suchen.
Mit FastBill gibt es High-Fives vom Steuerberater
Aber nicht nur Michael Huber, sondern auch sein Steuerberater profitiert von der Arbeit mit FastBill. Einmal pro Monat kann Michael Huber seinem Steuerberater nun einen kompletten Report schicken. Darin enthalten: Alle Rechnungen, Belege, Quittungen und Dokumente, die für das Finanzamt wichtig sind. Der Steuerberater muss sich nur noch einloggen, den Report herunterladen und bei sich importieren.
Seit neustem gibt es aber auch eine direkte Schnittstelle zwischen FastBill und DATEV – DATEVconnect online. Einmal aktiviert, nimmt diese Schnittstelle Michael Huber und seinem Steuerberater viel Arbeit ab. Die hinterlegten Belege werden als Belegbilder mit Buchungsinformationen an den Steuerberater übermittelt. So gelangen alle wichtigen Dokumente inklusive der Metadaten strukturiert in die DATEV-Software.
Somit spart nicht nur Michael Huber Zeit, sondern auch sein Steuerberater – wovon am Ende beide Seiten profitieren.
Neugierig geworden? Dann wird es höchste Zeit, es Michael Huber (und 70.000 anderen Kunden) gleichzutun und FastBill auszuprobieren. Hier geht’s zum kostenlosen Probemonat und hier gibt es tolle Rabatte zum Nikolaus!
