Das Recruiting neuer Arbeitskräfte gehört für Unternehmen zum Alltag. Ist das Bewerbungsgespräch erfolgreich verlaufen und der Vertrag unterschrieben, lehnen sich viele HR-Abteilungen entspannt zurück. Ein Fehler! Denn in der modernen Wirtschaft ist gutes Personal hart umkämpft und viele Mitarbeiter werden bereits nach kurzer Zeit abgeworben. Der Onboarding-Prozess verringert dieses Risiko maßgeblich.
Wie genau funktioniert Onboarding?
Unter dem Begriff Onboarding sammeln sich sämtliche Maßnahmen, die ein Unternehmen ab dem Zeitpunkt des Einstellens eines neuen Mitarbeiters bis einige Monate nach seinem ersten Arbeitstag trifft. Diese Maßnahmen beinhalten sowohl fachliche als auch zwischenmenschliche Elemente.
Jedes neue Talent soll sich im Team willkommen fühlen und gleichzeitig schnell im Arbeitsalltag ankommen. Ein gelungenes Onboarding vermeidet Leerläufe, chaotische Einarbeitungstage, unbeantwortete Frage und viele weitere Faktoren, die sich negativ auf den ersten Eindruck auswirken.
Der gesamte Prozess ist in drei Phasen unterteilt:
- Preboarding,
- Orientierung und
- Integration.
Das Preboarding umfasst die Tage und Wochen zwischen dem Unterschreiben des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag. Die Orientierungphase dauert die ersten acht bis zwölf Arbeitswochen an und ist mit der klassischen Einarbeitungsphase zu vergleichen. Die Integrationsphase reicht bis zum Ende des ersten Arbeitsjahres. Sie ist entscheidend für das Team-Building und maßgeblich daran beteiligt, Mitarbeiter stark an das Unternehmen zu binden.
Welcome on Board: Die besten Ideen für den Onboarding-Prozess
Bereits in der Preboarding-Phase kann sich jedes Unternehmen perfekt in Szene setzen und den neuen Kollegen schon vor dem ersten Arbeitstag positiv erreichen. Zu dieser Phase gehören etwa das Versenden einer Willkommens-Mail mit allen wichtigen Details, vom Dresscode über die Parkplatzsituation bis hin zum Menü der Kantine und natürlich den Ansprechpartnern für Fragen vorab.
Intern werden währenddessen Pläne erstellt, die genau ausweisen, wer wann für die Einarbeitung zuständig ist. Der Schreibtisch wird eingerichtet, die IT-Abteilung bereitet Logins und Accounts vor und so weiter. Auch eine Einladung zu einem After-Work-Drink mit den neuen Kollegen kann hier bereits ausgesprochen werden.
In der Orientierungphase wird es ernst: Das neue Talent soll nicht nur fachlich gekonnt durch die ersten Tage geführt werden, sondern auch menschlich ankommen. Konkret heißt das, den Mitarbeiter nicht alleine Mittagessen zu schicken oder nicht lange auf die nächsten Einarbeitungsschritte warten zu lassen. Ein kleines Begrüßungsgeschenk und ein erstes Gespräch mit dem Vorgesetzten nach der ersten Arbeitswoche sind weitere wirksame Ideen.
Die Integrationsphase dient dem Festigen des Teamgefühls und nutzt nicht nur dem neuen Kollegen, sondern der gesamten Mannschaft. Hier reichen die Möglichkeiten von Teambuilding-Events, dem Mitarbeiten in verschiedensten Projekten und die Aussicht auf interessante Fortbildungs-Chancen.
Zudem werden in dieser Phase Feedback-Gespräche geführt: Welche Fragen hat der neue Kollege noch? Wo gibt es Probleme? Wo Verbesserungsvorschläge? Erfüllt der neue Arbeitsplatz, die an ihn gestellten Anforderungen und Wünsche?
Onboarding 2.0: Moderne Lösungen
Onboarding wird trotz seines Erfolges noch immer von nur wenigen Unternehmen eingesetzt. Ein Grund dafür ist der vermeintliche Aufwand. Dabei kann der Onboarding-Prozess mittlerweile ganz leicht automatisiert und für jeden neuen Mitarbeiter ohne Mehrarbeit durchgeführt werden.
Die spezielle „My Onboarding“ Software von Haufe ermöglicht es, alle erforderlichen Schritte auf einer Plattform zu erledigen. Das Führungspersonal, die Verantwortlichen für die Einarbeitung und der neue Kollege selbst haben Zugriff auf die für sie relevanten Bereiche.
Darunter fallen Zeitpläne, Ansprechpartner, Kommunikation per App, Unternehmensinformationen und vieles mehr. Für den Betrieb bedeutet automatisiertes Onboarding weniger Zeitaufwand, geringere Kosten und vor allem produktive, motivierte Mitarbeiter, die bleiben!
