Arbeit aktiv gestalten: So wird das Home Office mehr als nur eine Notlösung

Auch wir bei Buddybrand haben unsere Mitarbeiter ins Home Office geschickt. Wie die Umstellung gelungen ist, wie wir den Team-Spirit befeuert haben und welche Learnings wir als Geschäftsführung daraus ziehen können, möchte ich in Form von Tipps weitergeben.

Ab ins Home Office: Vor fast zwei Monaten haben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, von zu Hause zu arbeiten. So auch wir bei Buddybrand. Gelungen ist der Switch von einem auf den anderen Tag, weil unsere Workflows schon immer sehr digital waren.

Doch der Betrieb im Home Office erfordert neben einem hohen Maß an Improvisationsgeist und Flexibilität auch in der Führung neue Ansätze. Denn in einem vollkommen dezentralen Team zusammenzuarbeiten, bringt eine Vielzahl an neuen Herausforderungen mit.

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All das läuft bei uns seit Mitte März bemerkenswert gut – einige Einblicke und Ansätze, wie sich die neue Situation besser meistern lässt, möchte ich an dieser Stelle gerne weitergeben.

Zuerst kamen die Möbelpacker: So haben wir manchen Kollegen und Kolleginnen nicht nur ihre Standrechner nach Hause gebracht, sondern auch – sofern gewünscht – gewohntes Equipment, etwa Schreibtische und Stühle. Denn ein ergonomisches Büro ist für uns eine Grundlage für erfolgreiches Arbeiten.

Viele Kollegen und Kolleginnen haben das schon in Anspruch genommen. Einige mehr planen es. Nun steht die Agentur vor der Herausforderung, dauerhaft die Möglichkeit zum Home Office anzubieten, weil bei den aktuellen Regelungen nicht mehr alle Kollegen und Kolleginnen gleichzeitig im Büro arbeiten können.

Die Zusammenarbeit wird sich also dauerhaft ändern.

Eine Taskforce koordiniert und optimiert das Home Office

Um die Herausforderung von Anfang an richtig zu steuern, haben wir eine Corona-Taskforce eingerichtet, die gewissermaßen zentrale Anlaufstelle ist. Sie besteht aus Teilen der Geschäftsführung und der Personalabteilung und wird ergänzt um die Team-Assistenz.

Ziel ist es, die Arbeit trotz der ungewohnten und in mancher Hinsicht auch beängstigenden Situation für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu gestalten. Die Aufgabe der Taskforce besteht darin, zum einen die Lage im Blick zu behalten und zu organisieren.

Gleichzeitig soll sie als Ansprechpartner für alle dienen, wenn es mal nicht so klappt wie gedacht – denn die aktuelle Situation verlangt vor allem auch den Kollegen und Kolleginnen, die Familie und Job unter einen Hut bringen müssen, einiges ab.

Tools und Regeln für Video-Konferenzen

Verändert haben sich die Team-Meetings – die wie bei vielen anderen Unternehmen – jetzt als Videokonferenz stattfinden. Wir arbeiten generell in der Google Cloud und nutzen für alle Meetings „Hangout Meet“.

Für den Fall, dass plötzlich viele Teilnehmer im Call sind, weil die ganze Agentur im Home Office arbeitet, gab es allerdings Optimierungs-Bedarf. Durch Extensions – Erweiterungen – haben wir wichtige Funktionen in Chrome hinzugefügt – etwa Reactions, „Hand heben“ oder Gridview.

Das sind Funktionen, die bei anderen Anbietern wie zum Beispiel Zoom oder Microsoft Teams zum Teil schon integriert sind. Sie erleichtern jedenfalls die Durchführung größerer Video-Konferenzen.

Nicht nur die Lösungen müssen den neuen Anforderungen angepasst werden. Bei unseren Montags-Meeting zum Beispiel kommen bis zu 90 Teilnehmer zusammen, um die aktuelle Situation und die Auswirkungen auf die Arbeit diskutieren und sich zu den Workflows austauschen.

Das erfordert Umdenken, Dazulernen und eine neue Disziplin bei Kollegen und Kolleginnen einerseits und den Verantwortlichen andererseits.

• So mussten wir beispielsweise lernen, auch in diesem Kontext auf Netiquette zu achten und privaten Austausch zu minimieren, um die Meetings nicht unnötig zu verlängern.
• Ebenso muss sehr genau kommuniziert und nachgefragt werden, um abzusichern, dass auch alles verstanden wurde. Das führt schnell zu „Over Communication“ und hält vermeintlich von der eigentlichen Arbeit ab. Es ist aber notwendig, damit Arbeitsaufträge, Zuständigkeiten und Co. am Ende auch wirklich geklärt sind.

Team-Events: Niemandem soll die Decke auf den Kopf fallen

Wichtig ist es, den Team-Geist zu unterstützen. Darum haben wir bei den gemeinsamen Veranstaltungen noch eine Schippe draufgelegt. Gerade in dieser Zeit, in der die Mitarbeiter weniger persönlich miteinander zu tun haben, wollen wir durch entsprechende Ideen den Zusammenhalt und den Austausch fördern.

Einige Beispiele:

• Regelmäßige virtuelle Townhall-Meetings geben allen die Gelegenheit, sich mit der Geschäftsführung zu den Veränderungen auszutauschen.
• Buddybrand-Spieleabende: Die Idee ist, sich in Gruppen per Hangout zum Spielen zu treffen.
• Von den Kollegen und Kolleginnen – den Buddies – kam gleich in der ersten Woche die Einladung zu einem Hangout mit Buddybeers. Das machen wir sonst regelmäßig in Real Life. Jetzt findet es digital statt.
• Zudem treffen sich pro Tag fünf Buddies zum Buddylunch im Hangout. Dazu bekommen sie von uns Pizza und Getränke nach Hause geliefert und sind so in der Mittagspause nicht allein. Zusätzliche Care-Pakete entlasten alle, die gerade intensiv in die Projektarbeit eingespannt sind.
• Davon abgesehen soll aber auch die Fitness der Buddies nicht zu kurz kommen. Dazu gibt es eine regelmäßige Yoga-Session via Hangout, bei der eine Yoga-Lehrerin Stunden für Anfänger und Fortgeschrittene gibt.

Regelmäßiges Feedback aus dem Home Office: Learnings für die Organisation

Extrem wichtig ist es für uns, zu wissen, wie es allen im Home Office geht und dass niemandem die Decke auf den Kopf fällt. Wir wollen wissen, was gut läuft, wo es gerade klemmt oder was noch besser werden könnte. Dazu geht jeden Freitag eine Mail an alle Mitarbeiter raus, in die auch eine Umfrage integriert ist.

Denn selbst wenn die Zeit des Corona-bedingten Home Office hoffentlich auch irgendwann wieder vorbei ist, wollen wir natürlich daraus auch Erfahrungen für unsere Unternehmenskultur und für flexible Büromodelle mitnehmen.

Ein wichtiges Learning: Auch wenn nicht alle Angebote den gemeinsamen Geschmack treffen. Sie werden doch positiv von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen wahrgenommen. Immerhin geht es ja auch um Freizeitgestaltung. Dabei haben Kollegen und Kolleginnen eben oft auch andere Pläne oder Verpflichtungen.

Das soll uns aber nicht davon abhalten, die Strategie weiterzuverfolgen und Angebote zu machen. Denn mein wichtigstes Learning in den letzten Wochen war: Die Corona-Krise mit ihren neuen Herausforderungen schweißt uns bei Buddybrand noch besser zusammen.

Diese Erfahrung tut uns allen gut und stellt für unsere Kunden sicher, dass sie (und wir) handlungsfähig bleiben.

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