Warum die Corona-Krise die Chance auf das papierlose Büro erhöht. Und wie die TechBoost-Startups Cobago, DataGuard und TrustCerts analoge Abläufe digitalisieren und Dokumente vor Fälschungen schützen.
Ob bei der Wartung einer Werkzeugmaschine, der Rückgabe eines Leasingfahrzeugs, der Einhaltung des Datenschutzes oder der Prüfung von Zertifikaten: Oft sind Unternehmen mit der digitalen Umsetzung überfordert und setzen statt auf smarte Formen der Zusammenarbeit bis heute auf Papier und Stift, um Projekte zu bearbeiten und Kunden zu bedienen.
Von digitalem Prozessmanagement keine Spur. Die Folge der Zettelwirtschaft: Einfachste Fragen von Kunden oder Zulieferern lösen hektisches Suchen in Dokumentationen oder zeitraubende Nachfragen bei Kollegen aus, die gerade während der Corona-Pandemie Arbeitsprozesse ins Stocken bringen.
Unternehmen müssen deswegen umdenken. Hier kommen Start-ups ins Spiel, die mit ihren digitalen Lösungen analoge Prozesse auf Papier überflüssig machen.
Effizienter arbeiten – egal wo
So sorgen persönliche Assistenten für digitale Abhilfe. Durch sie können Unternehmen personengestützte Arbeit standardisieren und digital dokumentieren. Mit cobago SIX aus der Open Telekom Cloud bietet das Dortmunder Start-up cobago die passende App-Plattform für Service, Inspektion und Vertrieb. Die Lösung verwandelt analoge Abläufe und Formulare mit einem Baukastensystem in individuelle Firmen-Apps.
Der gesamte Prozess vom Auftrag über die Disposition, Unterbeauftragung, Arbeitsanweisung und Arbeitsdokumentation bis zur Lieferung von PDFs und Digitaldaten funktioniert so aus einem Guss – inklusive Fotos, Formeln, Unterschriften und interaktiver Dialoge.
Eine Checkliste mit allen anfallenden Arbeitsschritten erleichtert beispielsweise die Arbeit eines Prüfingenieurs. Er kann dank SIX per App Notizen oder Fotos in Prüfberichte einfügen und den Auftrag nach Erledigung digital signieren.
„Mit cobago SIX sparen unsere Kunden Zeit und Geld: Abläufe werden schneller, Arbeitsprozesse transparenter. Strukturierte Notizen, Fotos, Unterschriften und Dokumenterstellung werden mit SIX einfach, zügig und effizient wie nie zuvor.“, sagt Dieter Kramps, CEO von cobago.
Da cobago SIX als Online-Plattform funktioniert, können alle autorisierten Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus einsehen und Kollegen und Kunden darüber informieren. Ein Verfahren, das besonders während der herrschenden Kontakteinschränkungen hilfreich ist.
DSGVO rechtskonform umsetzen
Nicht nur auf einen reibungslosen Workflow, auch auf das Einhalten von Datenschutzbestimmungen müssen Unternehmen streng achten. Da während der Corona-Pandemie immer mehr Arbeitnehmer aus dem Homeoffice arbeiten, stellt sich die Frage nach dem Datenschutz ganz besonders.
Nur so können Firmen sicherstellen, die Bestimmungen der DSGVO zuverlässig einzuhalten und digitale Dokumente ausreichend zu schützen. Unterstützung bietet DataGuard: Das 2017 gegründete Start-up übernimmt für seine Kunden die Rolle eines externen Datenschutzbeauftragten.
Die Idee: Der Anbieter garantiert die rechtskonforme Umsetzung der DSGVO, damit der Nutzer sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. DataGuard bietet diesen Service zum Schutz personenbezogener Daten zu transparenten Monatspreisen in vier Leistungspaketen an, passend für alle Unternehmensgrößen – von wenigen Mitarbeitern bis zum Konzern.
Dabei kombiniert DataGuard persönliche Beratung mit den Services einer selbst entwickelten, cloudbasierten Machine-Learning-Web-Plattform – gestützt auf KI, die fortlaufend juristisch geprüft wird.
Dokumente prüfen und absichern
Unternehmen und Behörden müssen aber nicht nur dafür sorgen, die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten. Um das Vertrauen ihrer Kunden zu behalten, müssen Zertifikate, Zeugnisse, Rechnungen oder Quittungen fälschungssicher sein. Helfen kann ihnen dabei das Start-up TrustCerts.
Jüngstes Beispiel: das Erschleichen staatlicher Coronahilfen in Nordrhein-Westfalen mit Hilfe gefälschter Online-Anträge. Der Trick der Betrüger: Sie fingen wichtige Daten über eine falsche Website ab und leiteten anschließend die Fördersumme über eine geänderte Bankverbindung aufs eigene Konto.
Mit der Blockchain-basierten Trust-as-a-Service Cloudlösung TC TrustCreator als Signaturspeicher schützt TrustCerts digitale Originale gegen Fälschung und Veränderung – und das unabhängig vom Dateiformat. Angreifer haben so keine Chance, Einfluss auf die Daten zu nehmen.
Mitarbeiter im Homeoffice können in der jetzigen Krisenzeit ihre erstellten oder zugestellten Dokumente einfach per Drag-and-Drop absichern und Dateien auf die gleiche Weise hinsichtlich ihrer Originalität über einen Verifier auf der Webseite des Start-ups auf ihre Echtheit überprüfen.
TechBoost fördert Start-ups mit innovativen digitalen Lösungen
Die Telekom unterstützt im Rahmen ihres Start-up-Programms TechBoost junge Unternehmen wie Cobago, DataGuard und TrustCerts. Aktuell sind mehr als 450 Start-ups mit digitalem Geschäftsmodell Teil des Förderprogramms.
Im Rahmen des Programms bringt die Telekom Start-ups und etablierte Firmen zusammen, indem sie ihre zahlreichen Geschäftskunden auf die für sie passenden innovativen Lösungen der Start-ups aufmerksam macht.
Außerdem unterstützt die Telekom die Gründer im Rahmen der TechBoost-Partnerschaft ein Jahr lang mit einem Guthaben von bis zu 100.000 Euro für IT-Ressourcen aus der Open Telekom Cloud und mit vergünstigten Tarifen für Mobilfunk und Breitband sowie mit Vertriebs- und Marketing-Support.
Weitere Informationen zum Programm und zum Bewerbungsverfahren für Start-ups gibt es unter telekom.de/techboost.
