Ist es rechtlich überhaupt zulässig, dass die digitale Signatur die händische Unterschrift ersetzt? Dieser Artikel gibt dir einen kompakten Überblick.
Digitale Signatur – das klingt erst einmal schnell, praktisch und unkompliziert. Immer mehr Vertragspartner nutzen diese Art der Unterschrift für grenzüberschreitende Geschäfte. Doch bei genauerer Beschäftigung mit dem Thema “Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften” wird schnell klar, dass es nicht nur „die eine“ digitale Unterschrift gibt.
Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass der Einsatz von elektronischen Signaturen in den verschiedenen Abstufungen rechtlich möglich ist. Sofern für das jeweilige Rechtsgeschäft keine gesetzliche Schriftform vorgesehen ist, kann dabei jede Form der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen, ohne dass dies die Wirksamkeit des Rechtsgeschäftes berührt.
Was du grundsätzlich wissen musst ist, dass es mehrere Abstufungen der eSignatur gibt:
1. Einfache elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur besteht aus elektronischen Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO).
Es genügt daher, dass für den Empfänger des elektronischen Dokuments die Person, die es unterschrieb, erkennbar ist. Diese Zuordnungs- und Identitätsfunktion von elektronischen Signaturen liegt beispielsweise in den folgenden Fällen vor:
- eingescannte und im Dokument eingefügten Unterschrift
- unter einer E-Mail eingetippte Unterschrift
- durch Programm automatisch eingefügte E-Mail-Signatur
Bitte beachte, dass die eIDAS-VO den Begriff “einfache elektronische Signatur” selbst nicht kennt, sondern stattdessen für die einfachste Stufe der elektronischen Signatur nur den Begriff “elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO)” verwendet. Zur Abgrenzung der verschiedenen Stufen hat sich aber der Begriff “einfache elektronische Signatur” in Literatur und Geschäftsalltag eingebürgert.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur beinhaltet zusätzliche Voraussetzungen, um die leichte Manipulierbarkeit der „einfachen“ elektronischen Signaturen zu verhindern (Art. 3 Nr. 11 i. V. m. Art. 26 eIDAS-VO). Eine fortgeschrittene elektronische Signatur muss kumulativ folgende Anforderungen erfüllen:
- sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet;
- sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners;
- sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann;
- sie ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
3. Qualifizierte elektronische Signatur
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur gem. Art. 26 eIDAS-VO, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters für elektronische Signaturen beruht (Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO). Sie muss kumulativ folgende Voraussetzungen erfüllen:
- sie erfüllt alle Voraussetzungen einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur
- sie muss von einer qualifizierten elektronischen Sicherstellungseinheit erstellt werden
- sie muss auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen
Welche Form soll in welcher Situation angewendet werden?
Die grundlegende Frage ist immer: “Ist die gesetzliche Schriftform erforderlich bzw. wurde sie vertraglich vereinbart?”. In diesem Executive Summary, welches in Zusammenarbeit mit einem Legal Counsel für Signaturrecht erstellt wurde, werden geprüfte Use Cases vorgestellt, an denen du dich orientieren kannst.
Fazit
In Zeiten von verstärktem Home-Office ist es ein klarer Nachteil für dein Unternehmen, weiterhin auf analoge Unterschriften zu setzen, da diese teurer und zeitraubender sind. Die elektronische Signatur gewinnt mit dem Fortschreiten der Digitalisierung immer mehr an Bedeutung.
Es ist daher auch für Unternehmen (jeder Größe) und für öffentliche Stellen zu empfehlen, sich mit den verschiedenen Möglichkeiten und Abstufungen elektronischer Signaturen aktuell auseinanderzusetzen.
