Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren große Schritte gemacht. Leider sind aber längst nicht alle Bereiche eines Unternehmens soweit, dass sie sich digitalisieren lassen. Wir zeigen dir am Beispiel der Personalabteilung, dass die Digitalisierung hier trotz Hindernisse Möglichkeiten hat.
Die Digitalisierung betrifft mittlerweile fast alle Bereiche unseres Lebens. So auch in Unternehmen: Digitaler Posteingang und digitale Akten von Kunden sind dabei nur zwei Beispiele. Damit ermöglichen Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen zeitgleich, flexibel im Home Office zu arbeiten. Ein Fortschritt, der für Unternehmen und Mitarbeiter:innen vorteilhaft ist.
Wenn wir aber einen Blick ins HR, also die Personalabteilung der Unternehmen werfen, ist bislang von Digitalisierung nur wenig zu sehen. Bei den Tätigkeiten handelt es sich fast ausschließlich um administrative Aufgaben. Fällt mehr Arbeit an, muss die Personalabteilung auch länger arbeiten. Aber gerade diese Abteilung spielt für Unternehmen und dessen Erfolg eine zentrale Rolle.
Was erwartet die Personalabteilung zum Thema Digitalisierung?
Die Frage nach den Erwartungen und Wünschen der Personalabteilungen ist weniger komplex als gedacht. Denn diese unterscheiden sich nicht von denen aller anderen Mitarbeiter:innen innerhalb eines Unternehmens. Gefragt sind Prozesse, die den normalen Arbeitsalltag erleichtern.
Zudem sollte die Personalabteilung ebenso die Möglichkeit bekommen, einen Teil ihrer Arbeit im Home Office zu erledigen. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter:innen gleichberechtigt und sind motivierter.
Wie sieht die Personalabteilung der Zukunft aus?
Digitalisierung ist ein Prozess und kein Zustand, den man in kürzester Zeit erreichen kann. Deswegen ist es so wichtig, dass Unternehmen genau jetzt auch in den Personalabteilungen starten. Ein guter erster Schritt ist beispielsweise die Einführung einer digitalen Personalakte. Dabei handelt es sich um Akten aller Mitarbeiter:innen, in denen sämtliche Daten und Verträge zum Arbeitsverhältnis zusammengefasst sind.
Wenn diese Daten oder Verträge benötigt werden oder abgeändert werden müssen, kommen die Mitarbeiter:innen der Personalabteilung in Zukunft mit wenigen Klicks zu ihrem Ziel. So ist kein langes und umständliches Suchen mehr erforderlich.
Umstellung von analoger zu digitaler Personalakte
Wie genau funktioniert die Umstellung von analogen zu digitalen Personalakten? Im ersten Schritt geht es um die Analyse der rechtlichen und technischen Voraussetzungen des Unternehmens, sowie der Auswahl eines Anbieters.
Nicht nur die Personalabteilung ist an der Umstellung beteiligt. Deswegen sollten frühzeitig auch Verantwortliche aus der IT und ggf. auch der Betriebsrat hinzugezogen werden, um für mehr Akzeptanz zu sorgen.
Danach geht es um die Entscheidung, wie die analogen Akten eingescannt werden sollen. Besonders großen Unternehmen können professionelle Scan-Dienstleister einen großen Teil der Arbeit abnehmen.
Nachdem die Dokumente importiert wurden, ordnet der Mitarbeiter diese dann der jeweiligen Person und Register zu. Dann sind Vertragsunterlagen, Weiterbildungszertifikate und weitere Personaldaten immer standortunabhängig verfügbar.
Künstliche Intelligenz in der Personalabteilung mit perbit
Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Der Softwarespezialist im Personalmanagement perbit hat sich diesem Thema angenommen und eine eigene Studie veröffentlicht.
Durch das potenziell sehr große Anwendungsspektrum von Künstlicher Intelligenz im Personalwesen haben sie sich gefragt: Wie steht der Personalbereich zu den Einsatzmöglichkeiten einer Künstlichen Intelligenz im eigenen Bereich und welche Auswirkungen werden erreicht oder erwartet? Haben die bisherigen Erfahrungen mit der Digitalisierung einen Einfluss auf die Einschätzung? Welche Erfordernisse sieht der Personalbereich für den Einsatz von KI?
Diese und weitere Fragen werden in der Marktstudie von perbit detailliert erklärt. Nutze jetzt die Chance um die Studie kostenfrei zu lesen und die Digitalisierung der Personalabteilung in deinem Unternehmen zu stärken.
