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Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Durch definierte Workflows

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Pixabay.com / mohammed_hassan

Die Komplexität des Marketings wächst rasant: Heutzutage gibt es über 50x mehr Marketing-Tools, als noch vor zehn Jahren. Kein Wunder also, dass die Effizienz und damit die Zufriedenheit der Mitarbeiter leidet. Wir zeigen dir deswegen, wie definierte Workflows dabei helfen.

Seit 2011 ist die Martech-Landschaft um 5.233 Prozent gewachsen – was wiederum zu einem gesteigerten Einsatz von neuen Technologien und damit zu mehr Ineffizienz und Unzufriedenheit führt.

Wie kann man in Verbindung bleiben, wenn Teams und Tools verteilter sind als jemals zuvor? Forschern zufolge wechseln heutige Mitarbeiter in Unternehmen bei der Arbeit durchschnittlich 25 Mal am Tag zwischen 10 Anwendungen, was zu unterbrochener Kommunikation, sinkender Effizienz und Doppelarbeit führt.

In anderen Worten: Statt Arbeit effektiv voranzubringen, verbringen viele Mitarbeiter ihre Zeit mit ständigem Hin und Her und dem Verschieben von Arbeit von einem Tool ins andere und haben dabei große Mühe, effektiv zusammenzuarbeiten.

Der Trend zeigt, dass Mitarbeiter immer mehr und länger arbeiten. 87 Prozent aller Arbeitnehmer arbeiten jeden Tag länger, beschäftigen sich dabei aber immer weniger mit der eigentlichen Arbeit.

Die administrative Arbeit nimmt einen so großen Anteil in Anspruch, dass mehrere Tage pro Woche keine Zeit vorhanden ist, um sinnvolle Aufgaben zu erledigen, statt Informationen zu suchen, zwischen den verschiedenen Tools zu wechseln und ständig wechselnde Prioritäten zu ändern.

Die Lösung: Mehr Struktur

Damit die Effizienz und Zufriedenheit steigt, braucht ein Unternehmen Struktur. Durch die Einführung von vordefinierten Workflows können Unternehmen ihre Teams anpassungsfähiger machen.

Ein Workflow ist ein kompletter Prozess, der Teams dabei hilft, Ziele zu erreichen, indem die richtigen Personen zur richtigen Zeit mit den richtigen Daten versorgt werden.

Wenn die einzelnen Schritte eines Ablaufs definiert werden, können Mitarbeiter die Workflows immer wieder ausführen, ohne jedes Mal neu starten zu müssen. Durch feste Arbeitsabläufe kann der Erfolg gesteigert und die Arbeit rund um die Arbeit minimiert werden.

Die Mitarbeiter erhalten die notwendigen Daten, Informationen und Ressourcen, damit sie sofort loslegen können. Jeder weiß auf einen Blick, bis wann bestimmte Aufgaben erledigt sein müssen. Außerdem sind auch neue Mitarbeiter deutlich schneller eingearbeitet und finden sich schneller zurecht.

Wie kann ich vordefinierte Workflows entwickeln?

Um sinnvolle Workflows zu entwickeln, sind grundsätzlich drei Schritte notwendig.

1. Planung

Im ersten Schritt geht es um die Planung. Das bedeutet, das Projektteam sammelt alle Informationen ohne direkt eine Struktur zu haben. Durch dieses Brainstorming werden direkt zu Beginn alle relevanten Dinge rund um Themen, Aufhänger oder Designs gesammelt, die für den späteren Prozess benötigt werden.

Außerdem weist der Projektleiter in diesem Schritt einzelnen Mitarbeiter je nach Kapazität, Effizienz und Fähigkeiten entsprechende Aufgaben zu.

2. Ausführung

Nach Zuteilung der Aufgaben macht sich das Team an die Arbeit – Aufgaben erstellen, prüfen und verbessern. Der Projektleiter übernimmt in dieser Phase die Aufgabe, Fortschritte in Statusberichten festzuhalten und Probleme frühzeitig zu erkennen.

3. Überprüfung

Im letzten Schritt haben Führungskräfte die Möglichkeit, die einzelnen Workflows zu überprüfen. Funktioniert alles wie gewünscht? Sind alle Texte frei von Tippfehlern? Erfüllt der Workflow die hohen Standards? Falls hier auffällt, dass sich noch ein Fehler eingeschlichen hat, geht der Workflow wieder einen Schritt zurück.

Mit Asana zu definierten Workflows

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Asana lässt sich ganz einfach in Tools integrieren, die Unternehmen bereits benutzen. Damit wird beispielsweise die Verbindung mit Google-Apps (z.B. Google Kalender, Google Mail, Microsoft Teams und Outlook), die Kommunikation (z.B. Slack), Filesharing (z.B. Dropbox), die Entwicklung (z.B. Github) oder Berichte (z.B. HourStack) einfacher und damit auch das Erzielen von wichtigen Ergebnissen.

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