Nachhaltigkeit ist die globale Mission der kommenden Jahre und jeder kann mit kleinen Änderungen zu diesem großen Ziel beitragen. Am Beispiel der Filmakademie Baden-Württemberg bedeutet dies in Zahlen ausgedrückt: 14.000 Blatt Papier weniger pro Monat – oder 20 Bäume weniger pro Jahr. Ein Rieseneffekt durch eine kleine Änderung: die Nutzung einer digitalen Unterschrift.
Die Filmakademie arbeitet mit über 550 Gast-Lehrenden aus der ganzen Welt zusammen, deren Betreuung durch mehr als 300 hochkarätige Fachleute aus der Film- und Medienbranche erfolgt.
Für die Zusammenarbeiten fallen monatlich an die 200 Verträge an, welche vor der Einführung von d.velop sign erst erstellt, dann ausgedruckt, kontrolliert, von mehreren Beteiligten unterschrieben und zu guter Letzt auch noch postalisch verschickt wurden – und zwar in aller Welt.
Ein Riesenaufwand mit einer schlechten Rückläuferqualität, was oft doppelte Arbeit bedeutete. Teilweise fehlten bei Rückläufern sogar ganze Verträge oder Teile davon.
Die Folge: Ernsthafte rechtliche Probleme
Derartige Unannehmlichkeiten können zu ernsthaften rechtlichen Problemen werden, schließlich geht es um Leistungs- und Verwertungsrechte, und diese müssen wasserdicht geklärt sein. Teammitglieder, Schauspieler, Statisten, Studierende, Dienstleister: sie alle brauchen einen gültigen Vertrag.
„Die Gastlehrenden in Italien haben manchmal Verträge gar nicht erhalten, oder der Postweg hat drei Wochen gedauert. Manche durften im Lockdown auch gar nicht zur Post.“ Berichtet Günter Herwig von der Filmakademie, der selbst täglich bis zu 100 Unterschriften leistet.
Eine Lösung musste her und nach ausführlicher Abwägung der Möglichkeiten entschied sich die Filmakademie im Frühjahr 2021 für die digitale Unterschrift d.velop sign.
Digitale Unterschrift als Problemlöser
Besonders die einfache Bedienung und der umfangreiche Datenschutz mit höchstmöglicher Sicherheit stachen sofort heraus und bereits nach kurzer Zeit sprachen die Vorteile für sich:
- Prozesse durchschnittlich 25 Prozent schneller als zuvor
- 14.000 Blatt Papier pro Monat eingespart
- Keine Aufwände mehr für Porto, Umschläge, Druckmaterial, Wartung etc.
- Eine ganze Arbeitsstelle kann dank der automatischen Archivierung nun für andere Tätigkeiten als für das Organisieren des Papierarchivs eingesetzt werden
- Ortsunabhängiges Unterschreiben auf allen Endgeräten
Verträge werden ganz einfach per Drag and Drop in die Benutzeroberfläche von d.velop sign gezogen. Anschließend können Begleitschreiben hinzugefügt und Kontakte, deren Unterschrift erforderlich ist, der Reihe nach festgelegt werden.
Mit einem Klick können diese den digitalen Vertrag dann unterschreiben. Sobald alle Unterschriften da sind, erhalten alle Vertragspartner das fertige Dokument.
Die Mitarbeiter:innen der Filmakademie Baden Württemberg möchten nicht mehr ohne d.velop sign arbeiten. Seit der Einführung haben sie bereits über 2.300 elektronische Dokumente digital unterzeichnen lassen. Happy End!
