Wer kennt es nicht: Projekte laufen nur selten wie geplant. Wenn Deadlines verschoben werden und sich immer mehr To-Dos anhäufen, ist nicht nur das Team gestresst, sondern auch der Projekterfolg gefährdet. Wir zeigen dir anhand der fünf größten Projektmanagement-Fehler, wie du diese Probleme geschickt umgehst.
1. Fehler: Untransparentes Aufgabenmanagement
Viele Mitarbeiter:innen setzen für ihr Aufgabenmanagement auf das eigene E-Mail-Postfach, den Kalender und manuell beschriebene Klebezettel am Arbeitsplatz. Das funktioniert allerdings nur so lange, bis sie gemeinsam mit anderen an einem Projekt arbeiten.
Dann gehen wichtige E-Mails unter, Absprachen werden nicht eingehalten und Missverständnisse entstehen. Fehler von einzelnen Personen müssen von der Gruppe aufgefangen werden – das Projekt verzögert sich und Ärger ist vorprogrammiert.
Wie lässt sich dieses Problem lösen?
Mit einem passenden Projektmanagement-Tool wird die klare Organisation aller To-Dos an einem zentralen Ort möglich. Projektmanagement schafft Transparenz durch das Festlegen von Aufgabendetails, Verantwortlichkeiten und Deadlines.
2. Fehler: Manuelle Teamplanung
Kleine Teams mit wenigen Kund:innen haben selten Probleme mit der Kapazitätsplanung. Sobald man jedoch die Teamgröße und die Anzahl an Projekten erhöht, wird es schwierig, alle Kapazitäten und Abwesenheiten des Teams im Blick zu behalten.
Wer dann noch Excel-Listen pflegt, verschenkt mit dem ständigen Ausfüllen und Updaten seine kostbare Zeit für wirklich wichtige To-Dos.
Ein Projektmanagement-Tool ist deshalb sinnvoll, weil es mit einer transparenten Übersicht der Auslastung eine sinnvolle Planung ermöglicht. Darüber hinaus ist jederzeit sichtbar, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. Außerdem kann schnell reagiert und umgeplant werden, wenn sich spontan Deadlines verschieben oder Teammitglieder nicht verfügbar sind.
3. Fehler: DSGVO nicht beachten
Die Arbeit nimmt zu und ein Team beschließt, zur Vereinfachung ein modernes Task-Management-Tool einzurichten. Alle kommen gut zurecht und nutzen das Tool gerne. Nach Prüfung des Datenschutzexperten kommt dann die Enttäuschung: Das Tool entspricht nicht den Vorgaben der DSGVO und kann damit nicht weiter genutzt werden.
Bevor ein neues Tool zum Einsatz kommt und sich die Mitarbeitenden daran gewöhnen, sollte unbedingt vorher überprüft werden, ob es sich um ein DSGVO-konformes Tool handelt.
4. Fehler: Zu viele verschiedene Tools
Ein Software-Tool, ein Tool für das Projektmanagement, eins um die Aufgaben zu koordinieren und ein Zeiterfassungs-Tool – wer behält da den Überblick? Je mehr verschiedene Tools eingesetzt werden, desto mehr Zahlen müssen hin und her geschoben werden.
Ein Projektmanagement-Tool, welches verschiedene Bereiche in der Agentur abdeckt, ermöglicht die Verwaltung aller Informationen an einem zentralen Ort. Es hilft dabei, ständige Tool-Switches zu vermeiden, die zu Verwirrung und Datenchaos führen können.
5. Fehler: Nicht an alle Kolleg:innen denken
Ein neues Tool bedeutet immer erstmal Stress. Wie funktioniert es richtig? Muss ich mich umgewöhnen? Gibt es Tipps und Tricks? Wer schon seit 20 Jahren im Unternehmen auf dieselbe Art und Weise arbeitet, gewöhnt sich nur schwer an ein neues Tool.
Deswegen ist es wichtig, alle Kolleg:innen mit einzubeziehen und ihnen ein Tool an die Hand zu geben, das möglichst einfach und intuitiv funktioniert.
Transparentes Aufgabenmanagement und sinnvolle Teamplanung mit dem Projektmanagement-Tool awork
awork ist die Software der HQLabs GmbH aus Hamburg. Das Projektmanagement-Tool fasst die Aufgabenverwaltung, die Ressourcenplanung und das Zeitmanagement zusammen. awork entspricht den Vorgaben der DSGVO, da alle Daten am Serverstandort in Frankfurt gespeichert werden.
Die übersichtliche Aufgabenverwaltung von awork eignet sich besonders gut für Agenturen und schafft eine gute Basis für die Zusammenarbeit. Mit individuellen Boards, Automatisierungen und einer übersichtlichen Timeline sind Teams optimal augestattet, um Projekte entspannt und ohne große Fehler abzuschließen.
awork ist auch als passende Mobile-App verfügbar, welche auch unterwegs neben der Zeiterfassung einen perfekten Überblick aller To-Dos und Projekte bietet.
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