Der Begriff „Digitalisierung“ führt in Deutschland bekanntermaßen oft zu Schulterzucken. Im Jahr 2023 beträgt der Digitalisierungsindex hierzulande 108,6 Punkte, ein minimaler Rückgang seit 2022 (110,5). Im Europavergleich (Stand 2022) befinden wir uns damit auf Platz 13. Umso mehr bemühen sich Unternehmen, die Kurve durch papierloses Arbeiten zu retten.
Die Studie von Adobe
Adobe hat Statista Q damit beauftragt, Unternehmen in Deutschland auf ihre papierreduzierte Arbeit und die dadurch einhergehende Digitalisierung zu prüfen. Befragt wurden 400 Entscheidungsträger:innen im Bereich Transformationsprozesse in Unternehmen mit 10 bis 1.000 Mitarbeitenden. Die Umfrage fand leicht zugänglich via einem Online-Access-Panel über etwa einen Monat hinweg statt.
Die ersten Ergebnisse sind vielversprechend: 75 Prozent der Befragten haben bereits Maßnahmen zur Papierreduzierung umgesetzt. Weitere 24 Prozent planen dies zumindest schon innerhalb der nächsten ein bis drei Jahre. Beim Team sind Bemühungen rund um Digitalisierung gern gesehen: 90 Prozent der Mitarbeitenden der befragten Unternehmen zeigen eine hohe Akzeptanz für den Wandel.
94 Prozent von ihnen bejahen, dass eine papierlose Arbeitsweise viele Prozesse effizienter gestalten würde. Diese Zahlen zeigen: Auch wenn der Umstieg zu papierloser Arbeit Anpassung bedarf, so sehen Mitarbeitende hierin einen notwendigen Schritt gen Zukunft. Zum Vergleich: Von allen befragten Unternehmen gab lediglich 1 Prozent an, keine Pläne für papierreduziertes Arbeiten zu haben.
Das Für des papierlosen Arbeitens
Papierreduziertes Arbeiten hat viele Vorteile: 78 Prozent der Befragten geben an, Digitalisierung vorantreiben zu wollen, um Betriebskosten zu sparen. Dazu gehören Kosten für Papier, Stifte, Ordner, Drucker, Patronen und vieles mehr. Alles Anschaffungen, die durch eine digitale Arbeitsweise ausgespart werden.
Alleine die Kosteneinsparungen durch den verminderten Verbrauch von Papier und den reduzierten Einsatz von Druckern liegen bei 63 Prozent, hinzu kommt noch die Einsparung von Lagerfläche (43 Prozent). Dadurch lassen sich Betriebskosten von 78 Prozent einsparen. Eine Mehrheit der Unternehmen hat bereits konkrete Schritte definiert, um ihren Workflow zu digitalisieren.
Digitale Lösungen, wie zum Beispiel Dokumentmanagement-Systeme, wurden von 78 Prozent der Befragten genannt. Cloud-Speicher (73 Prozent) und elektronische Unterschriftsysteme (64 Prozent) sind weitere konkrete Digitalisierungsschritte, die von den befragten Unternehmen genannt wurden.
Über die Vereinfachung der Prozesse und Einsparung von Papier und Co. hinweg reduziert diese Vorgehensweise auch den Lagerbedarf der Unternehmen. Ein starker Motivator – und für viele Unternehmen ein unschlagbares Argument – pro papierloses Büro ist der bereits früh messbare Erfolg und die damit verbundenen Ressourcenschonungen.
35 Prozent nennen dagegen „Mangelnde Schulungen“ als ein Sorgenkind der Digitalisierung. Auch hier zeigen sich realistische Ängste. Deutschland zeigt im Ländervergleich klare Schwächen im Bereich der digitalen Kompetenzen. Der Umschwung hin zu Tech birgt die Gefahr, ältere oder weniger technisch versierte Mitarbeitende abzuhängen.
Papierlos bewährt sich
Papierloses Arbeiten ist ein Trend der Zukunft, auch in Deutschland. Um den Übergang von Papier zu Pad möglichst schmerzfrei zu gestalten, ist es wichtig, die Mitarbeitenden mit den richtigen Tools und Schulungen auszustatten.
Das verbraucht zu Beginn einige Ressourcen, doch langfristig sind sowohl die papierlose Arbeit als auch gut geschulte Mitarbeitende der Key Faktor für wirtschaftlichen Erfolg. Denn die erfolgreiche Umstellung in Unternehmen wird durch gute Planbarkeit sichtbar.
Wenn du dich auch für das Thema „Das papierlose Büro“ interessierst, dann findest du hier den ausführlichen Report. Weitere Assets sowie hochauflösendes Bildmaterial findest du im Newsroom in der Download-Sektion.
