Es gibt sie in vielen Berufen: Nervige Bürotätigkeiten, die wir so lange vor uns herschieben bis wie uns ihnen stellen müssen – von Angesicht zu Angesicht. Deshalb präsentieren wir dir fünf Prompts, mit denen KI nervige Büroaufgaben für dich übernimmt.
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst mehr als nur ein Trend. Denn wenn sogar die Nutzung von KI in deutschen Unternehmen stetig steigt, ist das wohl ein gutes Zeichen für die Effektivität der Technologie. Zu diesem Ergebnis kommt eine Erhebung des Statistischen Bundesamts (Destatis) vom 25. November 2024.
Demnach nutzen mittlerweile 20 Prozent der Unternehmen in Deutschland Künstliche Intelligenz – entweder direkt über Anwendungen wie ChatGPT oder verbaut in Software-Programmen wie Photoshop oder InDesign. Zum Vergleich: Im Jahr 2023 lag die Nutzungsquote bei gerade einmal zwölf Prozent.
Eine weitere spannende Erkenntnis: Je größer Unternehmen werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass KI zum Einsatz kommt. So nutzen Großunternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern schon zu 48 Prozent KI, während kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern gerade einmal auf eine Quote von 17 Prozent kommen.
5 nervige Büroaufgaben mit KI erledigen
Tatsächlich dürfte die KI-Nutzung in deutschen Unternehmen noch höher ausfallen – nämlich dann, wenn man die unerlaubte Verwendung von Modellen wie ChatGPT oder Microsoft Copilot durch Angestellte einschließt, obwohl keine Erlaubnis des Arbeitgebers vorliegt.
Eine Studie des Statista Research Department hat im November 2024 ergeben, dass rund 60 Prozent der Deutschen mindestens einmal im Monat auf generative KI setzt. Es ist also davon auszugehen, dass in viel mehr deutschen Unternehmen schon heute Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt.
Was ist beim Prompting wichtig?
Die große Kunst bei der Verwendung von KI für nervige Bürotaufgaben besteht darin, der KI die richtigen Ansagen zu machen. Deshalb haben wir dir in einem ausführlichen Artikel beschrieben, was für erfolgreiche Prompts wichtig ist. Für den Einsatz im Job sind vor allem drei Informationen wichtig:
- Was (Beruf) machst du bei welchem Unternehmen?
- Wer ist die Zielgruppe? (zum Beispiel: Mitarbeitende oder Interessierte)
- Was ist das Problem und wie soll die Lösung aussehen?
1. Protokolle erstellen
Die erste nervige Tätigkeit, die ChatGPT und Co. für dich übernehmen können, ist die Erstellung von Protokollen für Sitzungen. Dafür reicht es, deine notierten Stichpunkte ins Chat-Feld zu werfen und wenige Sekunden später hast du ein fertiges Protokoll.
Prompt: „Du arbeitest als [Beruf] bei [Unternehmen]. Du solltest ein Protokoll für die letzte Sitzung schreiben. Die Zusammenfassung ist für [Zielgruppe] bestimmt. Verwende diese Stichpunkte und formuliere ein Protokoll mit maximal X Zeichen. Gliedere die wichtigsten Punkte als Bulletpoints, damit das Protokoll lesbar wird.“
2. Veranstaltungseinladungen formulieren
Die zweite Bürotätigkeit, die beispielsweise in Sekretariaten nicht gerade selten vorkommt, ist die Formulierung einer Veranstaltungseinladung – zum Beispiel, wenn ein Geschäftsführer verabschiedet oder ein neuer Standort eröffnet wird.“
Prompt: „Du arbeitest als [Beruf] bei [Unternehmen]. Du sollst eine Veranstaltungseinladung für [Event] formulieren, die sich an [Zielgruppe] richtet. Platziere Datum, Ort und Uhrzeit. Verwende eine förmliche und zugleich persönliche Ansprache in [Du/Sie] und verwende die folgenden grundlegen Informationen [Daten eingeben].“
3. E-Mails, Texte und Reden schreiben
Wer nicht gerade als Journalist arbeitet, hat am Verfassen von Texten nicht unbedingt Spaß. Und auch die schreibende Gilde drückt sich gerne vor unliebsamen Themen oder E-Mails, die nun einmal geschrieben werden müssen. Auch an dieser Stelle kann KI zum Glück sehr gut helfen.
Prompt: „Du arbeitest als [Beruf] bei [Unternehmen]. Schreibe einen Brief, eine E-Mail oder eine Rede an [Name]. Verwende eine förmliche Anrede mit „Sehr geehrter“ und achte auf grammatikalische Korrektheit. Formuliere deinen Text kompakt ohne blumige Sprache. Achte darauf, auf Füllwörter zu verzichten und formuliere die Handlungsaufforderung direkt. Dabei soll es um dieses Thema gehen. Orientiere dich für das Wording an meinem Schreibstil [E-Mails als Beispiele einfügen].
4. Zusammenfassungen erstellen
Ein wahrer Zeitfresser im Büro (und im Studium) ist das Schreiben von Zusammenfassungen für lange (wissenschaftliche) Texte oder Vorträge. Zum Glück ist diese Tätigkeit für Künstliche Intelligenz eine leichte Aufgabe.
Prompt: „Du arbeitest als [Beruf] bei [Unternehmen]. Schreibe eine Zusammenfassung zu folgendem Text [Klartext] einfügen. Gliedere deine Zusammenfassung in kurze Abschnitte mit 300 Zeichen und einer Zwischenüberschrift. Summiere artverwandte Themen mit Bulletpoints. Beginne deine Zusammenfassung mit einem einleitenden Text, der die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfasst. Belege alle Punkte mit Zitaten und Quellen aus dem ursprünglichen Text.“
5. Grafiken erstellen
Die letzte nervige Bürotätigkeit, die viele Angestellte ab und an übernehmen müssen, ist das Erstellen von Grafiken, Flyern oder Veranstaltungseinladungen. Und das, obwohl es dafür eigentlich ausgebildete Grafiker gibt.
Für Laien in der visuellen Erstellung ist Künstliche Intelligenz eine große Bereicherung. Allerdings ist die Bilderstellung oftmals deutlich herausfordernder als die Texterstellung, weil die Qualitätsunterschiede bei Bild-KIs sehr groß sind und insbesondere kostenlose Modelle oft an ihre Grenzen stoßen. Deshalb ist beim Prompting Geduld gefragt.
Prompt-Vorschlag: „Du arbeitest als [Beruf] bei [Unternehmen]. Du sollst eine Grafik für [Einsatzzweck] erstellen. Die Grafik soll im Format [16:9 etc.] sein und die Breite X Pixel haben. Das Bild soll abstrakt gestaltet sein und (keine) Schriftzüge enthalten. Verwende den Farbcode [Unternehmensfarbe eingeben] als Leitfarbe für die Gestaltung.“
Hinweis: Dir sollte stets bewusst sein, dass KI-Modelle nicht fehlerfrei sind, da sie zu sogenannten Halluzinationen neigen. Die Folge davon sind falsche oder erfundene Informationen, die entstehen können, weil Sprachmodelle anhand von Mustern und Wahrscheinlichkeiten antworten, anstatt anhand von echtem Wissen oder Verständnis. Da viele KI-Modelle mithilfe von Daten aus dem Internet trainiert werden, sind sich nicht fehlerfrei. Vor allem bei sensiblen Themen ist es deshalb ratsam, Informationen und Inhalte auf ihren Wahrheitsgehalt hin zu überprüfen.
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