Beratungsunternehmen stehen vor der Herausforderung, Neukunden zu gewinnen, Projekte professionell zu steuern und die Qualität ihrer Arbeit kontinuierlich zu sichern. Eine moderne CRM-Software wie die Plattform von HubSpot bietet hierfür die optimale Basis: Sie begleitet Berater von der ersten Kontaktaufnahme über das Lead- und Angebotsmanagement bis zur erfolgreichen Projektabwicklung und Nachbetreuung.
Warum CRM-Lösungen für Beratungsunternehmen unverzichtbar sind
Im Beratungsalltag zählen Übersicht, Geschwindigkeit und persönliche Betreuung. Viele Unternehmen nutzen weiterhin Excel-Listen, E-Mail-Programme oder Insellösungen zur Verwaltung ihrer Kontakte und Projekte. Das führt zu Informationsverlust, Mehrarbeit und verpassten Chancen.
Ein CRM-System wie HubSpot ermöglicht es, sämtliche Touchpoints entlang der Customer Journey zu orchestrieren und Marketing- wie Vertriebsmaßnahmen optimal aufeinander abzustimmen.
Mit der CRM-Software von HubSpot profitieren Beratungsunternehmen von:
- Zentraler Kontakt- und Kundenverwaltung: Alle Interessenten, Kunden und Projektdaten sind an einem Ort gebündelt und jederzeit abrufbar.
- Automatisiertem Lead-Management: Neue Anfragen werden automatisch erfasst, qualifiziert und an den passenden Berater weitergeleitet.
- Effizientem Angebots- und Vertragsmanagement: Angebote, Verträge und wichtige Dokumente lassen sich direkt über das Tool erstellen, speichern und nachverfolgen.
- Transparenter Projektsteuerung: Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten werden übersichtlich abgebildet – so bleibt das gesamte Team auf dem aktuellen Stand.
- Reporting und Auswertung: Dashboards liefern tagesaktuelle Einblicke in Pipeline, Abschlussquoten und Projektstatus.
Von der Akquise zum Auftrag: So unterstützt die HubSpot-Plattform Beratungsunternehmen
- Lead-Generierung und Qualifizierung: Beratungsunternehmen gewinnen neue Kontakte über Website-Formulare, Veranstaltungen, Empfehlungen oder Social Media. Das System von HubSpot erfasst diese Leads automatisch, reichert sie mit Informationen an und bewertet sie nach festgelegten Kriterien (Lead-Scoring). So konzentriert sich das Team auf die vielversprechendsten Anfragen – ein typischer Ansatz des Inbound-Marketings.
- Angebotsmanagement und Follow-up: Mit der Software erstellen Berater individuelle Angebote direkt im CRM. Automatisierte Workflows erinnern an offene Angebote, senden Follow-up-E-Mails und dokumentieren jede Interaktion. Das steigert die Abschlussquote und spart Zeit.
- Projektstart und -steuerung: Nach Auftragserteilung werden Projekte in der Software angelegt. Aufgaben, Meilensteine und Zuständigkeiten werden zugewiesen. Die gesamte Kommunikation mit dem Kunden – per E-Mail, Telefon oder Meeting – ist lückenlos dokumentiert.
- Zusammenarbeit im Team: Alle Beteiligten greifen auf dieselben Daten zu. Notizen, Dokumente und Statusupdates sind für das gesamte Team einsehbar. Das vermeidet Missverständnisse und sorgt für reibungslose Abläufe – auch bei Remote- oder Hybrid-Arbeit.
- Abrechnung und Nachbetreuung: Rechnungen, Leistungsnachweise und Feedback-Anfragen können direkt aus dem Tool versendet werden. Nach Projektabschluss sorgt HubSpot für automatisierte Nachfassaktionen, um Folgeprojekte und Empfehlungen zu generieren – ein wichtiger Bestandteil des Loop-Marketings.
Praxisbeispiel: Ein Beratungsunternehmen digitalisiert seine Prozesse mit HubSpot
Ausgangssituation:
Ein mittelständisches Beratungsunternehmen mit 25 Mitarbeitern betreut jährlich rund 100 Kundenprojekte. Bisher wurden Kundendaten und Projekte in verschiedenen Tools gepflegt. Das führte zu Informationsverlust, Zeitaufwand und verpassten Akquise-Chancen.
Lösung mit HubSpot:
- Alle Kontakte, Projekte und Angebote werden zentral über die Plattform verwaltet.
- Neue Leads werden automatisch erfasst und nach Priorität sortiert.
- Angebote werden direkt aus dem System erstellt und versendet.
- Aufgaben und Deadlines sind für alle Teammitglieder sichtbar.
- Dashboards zeigen Pipeline, Projektstatus und Abschlussquoten auf einen Blick.
Ergebnis:
- Die Abschlussquote bei Angeboten steigt um 20 Prozent.
- Das Team spart pro Woche mehrere Stunden durch automatisierte Workflows.
- Kunden loben die transparente Kommunikation und fühlen sich besser betreut.
Typische Workflows und Automationen mit HubSpot für Beratungsunternehmen
| Workflow/Automation | Nutzen für das Beratungsunternehmen |
|---|---|
| Lead-Erfassung und Qualifizierung | Neue Anfragen werden automatisch bewertet und an den passenden Berater weitergeleitet |
| Angebotsnachverfolgung | Automatisierte Erinnerungen und Follow-ups für offene Angebote |
| Projektstart-Workflow | Automatische Anlage von Aufgaben und Meilensteinen nach Auftragserteilung |
| Feedback- und Nachbetreuungsaktionen | Kunden werden nach Projektabschluss automatisch um Feedback gebeten oder für Folgeprojekte angesprochen |
| Reporting & Dashboards | Permanenter Überblick über Pipeline, Projektstatus und Team-Auslastung |
Datenschutz, DSGVO und Vertrauen: Warum Compliance für Beratungsunternehmen zählt
Gerade für Beratungsunternehmen ist der verantwortungsvolle Umgang mit sensiblen Kundendaten ein zentrales Qualitätsmerkmal. Mandanten und Geschäftspartner erwarten, dass ihre Informationen nicht nur professionell verwaltet, sondern auch nach höchsten Datenschutzstandards geschützt werden. Die CRM-Software von HubSpot unterstützt Beratungsunternehmen dabei, alle Anforderungen der DSGVO zuverlässig zu erfüllen.
Mit der Plattform lassen sich Zugriffsrechte individuell definieren: Nur berechtigte Teammitglieder erhalten Zugriff auf vertrauliche Informationen. Einwilligungen zur Datenverarbeitung lassen sich systematisch dokumentieren und jederzeit nachweisen. Auch das Löschen oder Anonymisieren von Daten bei Beendigung eines Kundenverhältnisses ist mit wenigen Klicks möglich.
Ein weiterer Vorteil: HubSpot betreibt europäische Rechenzentren, darunter auch in Deutschland. Dadurch profitieren Beratungsunternehmen von hoher Datenhoheit und kurzen Reaktionszeiten bei Supportanfragen. Regelmäßige Sicherheitsupdates, Verschlüsselung und umfassende Compliance-Features sorgen dafür, dass sensible Kundendaten stets geschützt bleiben.
Für viele Mandanten ist Datenschutz längst ein Auswahlkriterium bei der Wahl ihrer Berater. Wer auf eine zertifizierte, DSGVO-konforme CRM-Lösung wie HubSpot setzt, stärkt das Vertrauen der Kunden – und positioniert sich als moderner, verantwortungsbewusster Dienstleister im Markt.
Schritt-für-Schritt: So digitalisieren Beratungsunternehmen ihre Prozesse mit HubSpot
- Account auf der HubSpot-Plattform anlegen: Registriere dein Unternehmen und wähle die passende Datenschutzregion.
- Daten importieren: Übertrage bestehende Kunden- und Projektdaten per CSV-Import in die Lösung.
- Lead- und Angebotsmanagement einrichten: Definiere Kriterien für Lead-Scoring und richte Angebotsvorlagen sowie automatisierte Follow-ups ein.
- Projektmanagement integrieren: Lege Projekte, Aufgaben und Meilensteine im CRM an und weise sie Teammitgliedern zu.
- Kommunikations-Workflows automatisieren: Automatisiere E-Mails, Erinnerungen und Feedback-Anfragen für eine lückenlose Betreuung.
- Dashboards und Berichte konfigurieren: Erstelle individuelle Übersichten für Geschäftsleitung, Vertrieb und Projektmanagement.
- Datenschutz und DSGVO sicherstellen: Konfiguriere Benutzerrechte und dokumentiere Einwilligungen für rechtssichere Prozesse.
Software-Vergleich: HubSpot im Vergleich
Neben HubSpot gibt es eine Reihe weiterer CRM-Lösungen, die sich für Beratungsunternehmen eignen und je nach Bedarf unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Salesforce gilt als international führender Anbieter und überzeugt vor allem durch seine hohe Flexibilität, zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten und eine breite Palette an Integrationen – insbesondere für größere Unternehmen und Konzerne.
Pipedrive hingegen richtet sich mit seinem besonders einfachen Pipeline-Management und einer intuitiven Benutzeroberfläche eher an kleine Teams und Startups, die einen schnellen Einstieg suchen. Eine weitere Alternative ist Zoho CRM, das vor allem für kleine und mittlere Unternehmen durch ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis und modulare Erweiterungen interessant ist.
Detaillierte Vergleiche und Erfahrungsberichte findest du u.a. bei TechRadar. So kann jedes Beratungsunternehmen die für sich passende Lösung anhand von Funktionsumfang, Integrationsmöglichkeiten und Datenschutzanforderungen auswählen.
Welche Kennzahlen kann HubSpot zum Reporting abliefern?
Die Plattform liefert alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick:
- Anzahl und Wert offener Angebote
- Abschlussquote und Verkaufszyklen
- Projektstatus und Auslastung
- Kundenzufriedenheit und Feedback
- Umsatzentwicklung pro Kunde oder Projekt
Mit übersichtlichen Dashboards lassen sich Schwachstellen schnell erkennen und gezielte Verbesserungen umsetzen.
FAQ: CRM für Beratungsunternehmen – die wichtigsten Fragen
Ist die HubSpot-Software für kleine und große Beratungsunternehmen geeignet?
Ja, die Plattform ist skalierbar und passt sich jeder Unternehmensgröße an.
Kann ich HubSpot mit anderen Tools verbinden?
Die Lösung bietet zahlreiche Integrationen zu Buchhaltung, Kalender, Projektmanagement und mehr.
Wie hilft Automatisierung konkret?
Workflows sparen Zeit, verhindern Fehler und sorgen für eine gleichbleibend hohe Servicequalität.
Wie sicher sind meine Kundendaten?
HubSpot erfüllt die DSGVO und bietet europäische Rechenzentren für datenschutzbewusste Unternehmen.
Wie schnell kann ich starten?
Die Einrichtung dauert meist nur wenige Stunden. Erste Automatisierungen und Dashboards sind schnell verfügbar.
Fazit
Die CRM-Software von HubSpot macht die Kundenakquise und Projektabwicklung für Beratungsunternehmen effizienter, transparenter und erfolgreicher. Mit individuellen Workflows, Echtzeit-Reporting und nahtloser Integration gewinnen Berater nicht nur mehr Aufträge – sie binden Kunden langfristig und steigern ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Teste jetzt die Plattform kostenlos und erlebe, wie einfach Digitalisierung im Beratungsalltag sein
