Im Mittelstand werden die Anforderungen an den Vertrieb immer komplexer: Kundenbeziehungen müssen gepflegt, Leads effizient nachverfolgt und Verkaufschancen optimal genutzt werden. Zwei der beliebtesten CRM-Lösungen für mittelständische Vertriebsteams sind HubSpot und Pipedrive. Doch welches System passt besser zu den Anforderungen in der DACH-Region? In diesem Vergleich beleuchten wir Funktionen, Vorteile, Preise, Integrationen und echte Use Cases – damit du die beste Entscheidung für dein Team treffen kannst.
Warum ein CRM für mittelständische Vertriebsteams unverzichtbar ist
CRM-Systeme sind heute das Rückgrat eines erfolgreichen Vertriebsteams. Sie ermöglichen eine zentrale Verwaltung aller Kundendaten, automatisieren Follow-ups, verbessern die Zusammenarbeit im Team und liefern wertvolle Analysen für die Vertriebssteuerung. Besonders im Mittelstand, wo Ressourcen knapp sind und jeder Abschluss zählt, kann ein gutes CRM den entscheidenden Unterschied machen.
Überblick: HubSpot und Pipedrive im Kurzportrait
Das HubSpot CRM ist bekannt für seine Benutzerfreundlichkeit, umfangreiche Automatisierungen und die nahtlose Integration von Marketing, Service und Vertrieb. Die Plattform bietet eine kostenlose Einstiegsversion und lässt sich flexibel mit weiteren Modulen erweitern.
Pipedrive ist eine CRM-Lösung, die speziell für Vertriebsteams entwickelt wurde. Im Fokus stehen ein visuelles Pipeline-Management, einfache Bedienung und eine schnelle Implementierung. Pipedrive ist besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen beliebt, die ihren Sales-Prozess klar strukturieren möchten.
Funktionsvergleich: Was bieten HubSpot und Pipedrive?
| Feature | HubSpot | Pipedrive |
|---|---|---|
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitiv, moderne Oberfläche, viele Vorlagen | Sehr einfach, klar strukturiertes Pipeline-Design |
| Lead-Management | Automatisierte Lead-Erfassung, Lead-Scoring, Segmentierung | Lead-Erfassung und Qualifizierung, weniger Automatisierung |
| Pipeline-Management | Mehrere Pipelines, Drag-and-drop, individuelle Stufen | Visuelles Pipeline-Board, schnelle Anpassung möglich |
| Automatisierung | Workflows für E-Mails, Aufgaben, Benachrichtigungen | Automatisierungen ab mittlerem Paket, Fokus auf Sales-Abläufe |
| E-Mail-Integration | Integriert (inkl. Tracking, Vorlagen, Sequenzen) | Integriert, aber weniger umfangreich |
| Reporting & Dashboards | Umfangreich, viele Filter und Visualisierungen | Gute Standard-Reports, weniger tiefgehende Analysen |
| Marketing-Funktionen | Voll integriert (E-Mail, Landingpages, Lead-Nurturing) | Nur über Integrationen möglich |
| Integration & API | Offene API, viele Apps und Schnittstellen | Viele Integrationen, API für Entwickler |
| Mobile Nutzung | App für iOS/Android, alle Funktionen mobil verfügbar | Mobile App, Fokus auf Pipeline und Kontakte |
| DSGVO & Datenschutz | EU-Hosting möglich, DSGVO-konform | EU-Server, Datenschutzoptionen vorhanden |
Preisstruktur: Was kosten HubSpot und Pipedrive?
Das System von HubSpot bietet eine kostenlose Basisversion mit vielen Funktionen. Erweiterte Features für Vertrieb, Marketing oder Service sind als Starter-, Professional- oder Enterprise-Pakete erhältlich. Die Preise sind transparent und skalierbar – besonders attraktiv für wachsende Teams.
Pipedrive arbeitet mit vier kostenpflichtigen Paketen (Essential, Advanced, Professional, Enterprise). Es gibt keine kostenlose Version, aber eine 14-tägige Testphase. Die Preise sind überschaubar und richten sich nach Nutzerzahl und Funktionsumfang.
| Paket / Stufe | HubSpot (Preis pro Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung) |
Pipedrive (Preis pro Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung) |
|---|---|---|
| Free / Kostenlos | 0 € (bis 5 Nutzer, 1 Mio. Kontakte, Branding) |
– (nur 14 Tage Testphase) |
| Starter / Lite | ab 20 € (je nach Hub, z. B. Sales/Service/Content/Marketing) |
14 € (Lead-, Kalender-, Pipeline-Management, KI-Berichte, Integrationen) |
| Professional / Growth | ab 100 € (z. B. Sales Hub: 100 €/Nutzer + 1.470 € Einrichtungsgebühr, Marketing Hub: ab 880 €/Monat für 3 Nutzer) |
39 € (E-Mail-Automation, Meetingplaner, Livechat-Support) |
| Enterprise / Premium | ab 150 € (z. B. Sales Hub: 150 €/Nutzer + 3.420 € Einrichtungsgebühr, Marketing Hub: ab 3.300 €/Monat für 5 Nutzer) |
59 € (Lead-Scoring, Verträge, eSignaturen, erweiterte Anpassungen) |
| Höchste Stufe | z. B. Marketing Hub Enterprise: 3.300 €/Monat (5 Nutzer inkl.), weitere Nutzer: 75 €/Monat | 79 € (Ultimate: Höchste Sicherheit, Sandbox-Account, erweiterter Support) |
Zusatzkosten HubSpot:
Jeder weitere Nutzer: Starter 15 €/Monat, Professional 45 €/Monat, Enterprise 75 €/Monat. Marketing-Kontakte: ab 46 €/Monat für 1.000 weitere Kontakte. Einrichtungsgebühren ab Professional.
Add-ons Pipedrive:
LeadBooster ab 32,50 €/Monat, Projects ab 6,67 €/Monat, Campaigns ab 13,33 €/Monat, Webbesucher ab 41 €/Monat, Smart Docs ab 32,50 €/Monat.
Fazit: Für Einsteiger und kleine Teams ist das HubSpot CRM oft günstiger. Wer nur klassische Sales-Funktionen braucht, findet bei Pipedrive ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis.
Echte Use Cases: Wie profitieren Vertriebsteams von den Systemen?
HubSpot – Use Case: Casio Europe GmbH
Die CASIO Electronics Co. Ltd, ein führender Anbieter von Unterhaltungselektronik und B2B-Lösungen, nutzte HubSpot CRM, um den Leadprozess zu automatisieren und die Qualität der Leads im B2B-Bereich zu steigern.
Durch die Integration von Marketing und Vertrieb in einer Plattform konnte Casio Leads zentral erfassen, automatisierte Workflows für Lead-Qualifizierung und Follow-ups einrichten und die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern. Die Dashboards bieten dem Management Echtzeit-Einblicke in die Pipeline und den Vertriebserfolg.
Ergebnis: Die Leadqualität stieg deutlich, die Vertriebsprozesse wurden effizienter und Casio konnte die Abschlussquote erhöhen.
Pipedrive – Use Case: Recruitee
Recruitee, eine Recruiting-Software für Unternehmen, setzt auf Pipedrive, um den gesamten Vertriebsprozess zu visualisieren und Deals zu priorisieren. Mit dem visuellen Pipeline-Board behält das Team den Status aller Opportunities im Blick, kann Aufgaben automatisieren und das Wachstum gezielt steuern. Pipedrive hilft Recruitee, die Zusammenarbeit im Vertrieb zu verbessern und die Abschlussquote zu erhöhen.
Ergebnis: Recruitee konnte die Vertriebsaktivitäten strukturieren, den Überblick über offene Deals behalten und das Wachstum effektiv skalieren.
Onboarding und Nutzerfreundlichkeit: Schnell startklar?
Das HubSpot CRM punktet mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, vielen Hilfestellungen und einer sehr schnellen Einrichtung. Die meisten Teams können innerhalb weniger Stunden starten. Video-Tutorials, ein umfassendes Help Center und ein deutschsprachiger Support erleichtern den Einstieg zusätzlich.
Pipedrive ist bekannt für seine einfache Bedienung und das visuelle Pipeline-Board. Das System ist so gestaltet, dass auch CRM-Neulinge sich sofort zurechtfinden. Die Einrichtung ist in wenigen Minuten erledigt, und die wichtigsten Funktionen sind selbsterklärend.
Fazit: Beide Systeme sind für den Mittelstand bestens geeignet, wenn es um schnellen Start und einfache Bedienung geht.
Integrationen und Erweiterungen: Wie flexibel sind die Systeme?
HubSpot bietet eine riesige Auswahl an Integrationen – von E-Mail- und Kalender-Tools über Buchhaltungssoftware bis zu Projektmanagement- und Marketing-Apps. Die offene API ermöglicht individuelle Anpassungen und den Anschluss an Drittsysteme wie SAP, DATEV oder spezielle Branchenlösungen.
Pipedrive verfügt ebenfalls über einen umfangreichen App-Marktplatz mit Integrationen zu Google Workspace, Microsoft 365, Buchhaltungs- und Support-Tools. Die API erlaubt Entwicklern, eigene Erweiterungen zu bauen und Workflows zu automatisieren.
Fazit: Für Standard-Integrationen sind beide Systeme sehr gut aufgestellt. Wer komplexe Marketing- oder Service-Prozesse abbilden will, findet bei HubSpot mehr Möglichkeiten.
Reporting und Kennzahlen: Wie transparent ist der Vertrieb?
HubSpot bietet umfangreiche Dashboards und Berichte für Leads, Abschlüsse, Team-Performance, Pipeline-Entwicklung und Marketing-ROI. Filter, Visualisierungen und Exportfunktionen helfen, die wichtigsten Kennzahlen jederzeit im Blick zu behalten.
Pipedrive liefert solide Standard-Reports zu Pipeline-Status, Aktivitäten und Abschlussquoten. Für tiefergehende Analysen oder individuelle KPIs sind jedoch meist Erweiterungen oder externe Tools nötig.
Fazit: Wer Wert auf detaillierte Auswertungen legt, profitiert bei HubSpot von mehr Reporting-Optionen.
Datenschutz und DSGVO: Sicherheit für den Mittelstand
HubSpot bietet Hosting in der EU, DSGVO-konforme Prozesse, individuelle Zugriffsrechte und ein umfassendes Einwilligungsmanagement. Alle Datenverarbeitungen werden dokumentiert, und das Löschen von Daten nach Ablauf gesetzlicher Fristen kann automatisiert werden.
Pipedrive hostet Daten auf europäischen Servern, bietet Datenschutzfunktionen und ermöglicht die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten. Einwilligungen und Datenlöschung können ebenfalls dokumentiert werden.
Fazit: Beide Systeme erfüllen die Anforderungen des deutschen Mittelstands und sind für datenschutzbewusste Unternehmen geeignet.
Software-Fazit: Für wen eignet sich welches CRM?
Die Wahl des richtigen CRM-Systems hängt stark von den individuellen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab. Beide Lösungen – HubSpot und Pipedrive – bieten leistungsstarke Funktionen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und ihrem Funktionsumfang.
HubSpot ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine umfassende Plattform suchen, um Vertrieb, Marketing und Kundenservice nahtlos miteinander zu verbinden. Dank starker Automatisierungsfunktionen, detailliertem Reporting und hoher Skalierbarkeit ist HubSpot ideal für Teams, die wachsen möchten und Wert auf eine integrierte Lösung legen. Auch Unternehmen, die komplexe Marketing-Kampagnen planen oder mehrere Abteilungen miteinander vernetzen wollen, profitieren von HubSpot.
Pipedrive hingegen punktet vor allem durch seine einfache Bedienung und die klare Fokussierung auf den Vertriebsprozess. Es ist die richtige Wahl für Unternehmen, die ihren Sales-Funnel digitalisieren und strukturieren möchten, ohne sich in zu vielen Zusatzfunktionen zu verlieren. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, die einen schnellen Einstieg und eine intuitive Nutzeroberfläche suchen, werden mit Pipedrive zufrieden sein.
Fazit: Während HubSpot als All-in-One-Lösung vor allem für wachsende und vielseitige Teams geeignet ist, überzeugt Pipedrive durch seine Benutzerfreundlichkeit und klare Ausrichtung auf den Vertrieb. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse und zukünftigen Wachstumspläne genau analysieren, um das passende CRM-System zu wählen.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zum CRM-Vergleich
Kann ich Daten aus Pipedrive zu HubSpot (oder umgekehrt) migrieren?
Ja, beide Systeme bieten Import- und Exportfunktionen sowie Integrationsdienste.
Wie schnell kann ich starten?
In beiden Systemen ist ein Start innerhalb weniger Stunden möglich, je nach Komplexität der Prozesse.
Kann ich beide CRMs mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verbinden?
Ja, über Schnittstellen und Apps sind zahlreiche Integrationen möglich.
Wie sicher sind meine Daten?
Beide Anbieter erfüllen die DSGVO und bieten Hosting in der EU.
Welche Lösung ist günstiger?
Für einfache Anforderungen ist Pipedrive oft günstiger, für umfassende Automatisierung und Marketingintegration bietet HubSpot langfristig mehr Flexibilität.
Fazit: CRM-Vergleich für den Mittelstand
HubSpot und Pipedrive sind beide exzellente Lösungen für Vertriebsteams im Mittelstand. Wer eine All-in-One-Plattform mit starker Marketingintegration, Automatisierung und umfangreichen Reports sucht, ist mit HubSpot bestens beraten. Wer eine fokussierte, einfach zu bedienende Sales-Lösung bevorzugt, findet in Pipedrive das passende Tool. In jedem Fall lohnt sich ein Test beider Systeme – denn der richtige CRM-Partner entscheidet über den Erfolg deines Vertriebs.
