Selbstständige und Freelancer müssen ihre Kundenbeziehungen und Projekte effizient managen – oft allein oder mit sehr kleinen Teams. Ein passendes CRM-System hilft, den Überblick zu behalten, Kommunikation zu automatisieren und Umsatzpotenziale besser zu nutzen. Doch welches System passt wirklich zu den Anforderungen von Solo-Unternehmern? Der Vergleich zwischen HubSpot und Lexoffice CRM liefert die Antworten.
Warum brauchen Selbstständige und Freelancer ein CRM?
In der täglichen Arbeit als Freelancer oder Solo-Selbstständiger sind Struktur und Übersicht entscheidend. Ein CRM-System bietet folgende Vorteile:
- Zentrale Kontaktverwaltung für alle Kunden, Leads und Partner
- Automatisierte Kommunikation und Erinnerungen
- Projekt- und Aufgabenmanagement im Blick behalten
- Rechnungsstellung und Buchhaltung digital abbilden
- Reporting und Auswertungen zum Geschäftsverlauf
- DSGVO-Konformität und Datenschutz
Ein gutes CRM spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Freiraum für das Wesentliche: gute Arbeit für den Kunden.
Überblick: HubSpot und Lexoffice CRM im Kurzportrait
HubSpot ist eine All-in-One-CRM-Plattform, die sich flexibel an die Bedürfnisse von Solo-Unternehmern anpassen lässt. Besonders die kostenlose Basisversion und die Vielzahl an Automatisierungen machen HubSpot für Einsteiger attraktiv.
- Kostenlose Einstiegsversion mit vielen Funktionen
- Skalierbare Pakete für wachsende Anforderungen
- Automatisierungen und Vorlagen für E-Mails, Aufgaben, Workflows
- Marketing- und Vertriebs-Tools inklusive
Lexoffice CRM ist die CRM-Komponente der bekannten Buchhaltungssoftware Lexoffice. Sie richtet sich gezielt an Selbstständige und kleine Unternehmen, die Wert auf eine enge Verzahnung von Kundenmanagement und Rechnungsstellung legen.
- Integriert in die Lexoffice-Buchhaltung
- Kunden- und Kontaktverwaltung mit Rechnungsbezug
- Automatische Belegerfassung und Zahlungsabgleich
- Einfache Bedienung für Nicht-Techniker
Funktionsvergleich: HubSpot vs. Lexoffice CRM
| Feature | HubSpot | Lexoffice CRM |
|---|---|---|
| Kontaktverwaltung | Individuelle Profile, Historie, Segmentierung | Kundenstamm, Rechnungsbezug, Aktivitäten |
| Automatisierung | E-Mail-Workflows, Follow-ups, Aufgaben | Wenige Automatisierungen, Fokus auf Rechnungen |
| Projektmanagement | Deals, Aufgaben, Pipelines, Integrationen (z.B. Trello) | Kein echtes Projektmanagement |
| Kommunikation | E-Mail, Newsletter, Vorlagen, Sequenzen | E-Mail-Versand zu Rechnungen und Angeboten |
| Rechnungsstellung/Buchhaltung | Über Integrationen zu Lexoffice, sevDesk u.a. | Integrierte Rechnungsstellung und Buchhaltung |
| Reporting & Analysen | Dashboards, Berichte, Marketing-ROI | Umsatzreports, Steuerübersicht |
| Mobile Nutzung | App für Android/iOS, responsive Design | Mobile App für Belegerfassung und Rechnungen |
| DSGVO & Datenschutz | Hosting in Deutschland/Europa an dem Starter-Tarif, Einwilligungsmanagement | DSGVO-konform, deutsche Server |
| Preisstruktur | Freemium, skalierbare Pakete | Ab ca. 8,90 € pro Monat (Buchhaltung inkl. CRM) |
Preisvergleich HubSpot vs. Lexoffice: Was kosten die Systeme?
HubSpot bietet eine kostenlose Basisversion mit CRM-Funktionen. Die kostenpflichtigen Pakete für Marketing, Vertrieb und Service sind modular aufgebaut und skalieren mit den Anforderungen.
- Smart CRM Professional: ab 45 Euro pro Monat
- Smart CRM Enterprise: ab 75 Euro pro Monat
Lexoffice CRM ist in den Buchhaltungspaketen enthalten. Die Preise starten bei ca. 8,90 Euro pro Monat für Solo-Selbstständige. Größere Pakete mit mehr Funktionen kosten bis zu 21,80 Euro pro Monat.
Benutzerfreundlichkeit und Einstieg
HubSpot besticht durch seine intuitive Benutzeroberfläche, die auch für Einsteiger leicht verständlich ist. Mit einer Vielzahl von Vorlagen, einem umfangreichen Help Center und deutschsprachigem Support gelingt die Einrichtung in wenigen Stunden. Besonders hilfreich sind die geführten Onboarding-Prozesse, die Schritt für Schritt durch die wichtigsten Funktionen führen. Für Fragen steht eine aktive Community sowie zahlreiche Ressourcen zur Verfügung, sodass der Einstieg problemlos gelingt.
Auch Lexoffice CRM richtet sich gezielt an Einsteiger und punktet mit einer besonders einfachen Benutzerführung. Viele Prozesse laufen automatisch im Hintergrund ab, sodass nur wenig technisches Vorwissen erforderlich ist. Die direkte Integration mit der Buchhaltung vereinfacht den Workflow zusätzlich und sorgt für einen reibungslosen Start.
Integrationen und Erweiterungsmöglichkeiten
HubSpot bietet eine offene API und über 1.000 Apps und Integrationen, die verschiedenste Bereiche abdecken – von Buchhaltung über Projektmanagement bis hin zu Marketing und Kommunikation. Besonders praktisch sind die Schnittstellen zu bekannten Tools wie Lexoffice, sevDesk, Trello, Google Workspace und Microsoft 365. Mit Zapier lassen sich individuelle Workflows erstellen, die sich flexibel an die eigenen Anforderungen anpassen.
Lexoffice CRM integriert sich nahtlos mit gängigen Steuerberatungs- und Buchhaltungssystemen und stellt eine eigene API für Entwickler bereit. Besonders für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ist der DATEV-Export von Vorteil. Die Belegerfassung per App sorgt für zusätzliche Flexibilität im Alltag.
Analyse und Auswertung
Mit HubSpot erhalten Nutzer umfangreiche Dashboards, die einen detaillierten Überblick über Leads, Deals, die Kundenentwicklung und den Marketing-ROI bieten. Die Reports lassen sich individuell anpassen und ermöglichen es, eigene Berichte zu erstellen. Besonders für Selbstständige ist das KPI-Tracking ein wertvolles Werkzeug zur Erfolgsmessung.
Lexoffice CRM stellt Umsatz- und Steuerreports bereit und bietet eine Übersicht über offene Posten sowie Zahlungseingänge. Mit nur einem Klick erhalten Nutzer eine Steuerübersicht. Auch die Umsatzstatistik und die Rechnungshistorie sind jederzeit abrufbar.
Datenschutz und Sicherheit
HubSpot hostet alle Daten ab dem Starter-Tarif in Deutschland und der EU und gewährleistet DSGVO-konforme Prozesse. Die Daten von Free Usern werden in den USA gehostet. Funktionen wie Einwilligungsmanagement, individuelle Rechtevergabe und die automatisierte Löschung nach Fristen sorgen für hohe Sicherheit. Audit-Logs und umfassende Compliance-Funktionen runden das Angebot ab.
Bei Lexoffice CRM werden sämtliche Daten ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Das System ist vollständig DSGVO-konform und bietet spezielle Datenschutzfunktionen für Selbstständige. Die Rechteverwaltung für Zugänge ermöglicht eine sichere und flexible Steuerung der Nutzerrechte.
Typische Herausforderungen und Chancen beim CRM-Einsatz für Selbstständige
Im Alltag von Solo-Unternehmern und Freelancern geht es oft darum, viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen – von der Akquise über die Projektabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung. Gerade in dieser Vielseitigkeit liegt die Gefahr, den Überblick zu verlieren oder wertvolle Umsatzpotenziale nicht auszuschöpfen. Ein CRM-System hilft dabei, Routineaufgaben zu automatisieren und Abläufe zu strukturieren. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft und die individuelle Betreuung der Kunden.
Häufige Stolpersteine sind dabei die manuelle Pflege von Kontaktdaten, das Nachverfolgen von Angeboten und die Organisation von Projekten. Mit einem passenden CRM lassen sich diese Prozesse deutlich vereinfachen: Erinnerungen an Follow-ups, automatische Dokumentation von Kundeninteraktionen und integrierte Workflows sorgen für mehr Effizienz und weniger Fehler. Wer frühzeitig auf ein CRM setzt, kann nicht nur professioneller auftreten, sondern auch gezielt wachsen – ohne dass die Administration zum Engpass wird.
Zudem eröffnet ein modernes CRM neue Möglichkeiten für die Kundenbindung: Personalisierte Kommunikation, schnelle Reaktion auf Anfragen und transparente Abläufe schaffen Vertrauen. Die Integration von Buchhaltung, Reporting und Datenschutz sorgt dafür, dass Selbstständige und Freelancer auch rechtlich und organisatorisch auf der sicheren Seite sind.
Best Practices für die CRM-Einführung bei Selbstständigen und Freelancern
- Bedarfsanalyse: Überlege, welche Prozesse du digitalisieren möchtest (Kundenkommunikation, Rechnungen, Projektmanagement etc.).
- Schrittweise Einführung: Starte mit den wichtigsten Funktionen und erweitere nach und nach.
- Automatisierungen nutzen: Spare Zeit durch automatisierte E-Mails, Erinnerungen und Lead-Workflows.
- Regelmäßige Auswertungen: Nutze Dashboards, um Erfolge zu messen und Angebote zu optimieren.
- Feedback-Kultur: Hole regelmäßig Rückmeldungen von Kunden und passe Prozesse an.
Mit diesen Best Practices gelingt die CRM-Einführung nachhaltig und sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit.
Praxisnahe Workflows und Automationen für Selbstständige
- Kunden-Onboarding: Automatisierte Begrüßungs-E-Mails und Informationsversand
- Projekt-Workflow: Aufgaben, Deadlines und Status-Updates im CRM planen
- Rechnungs-Workflow: Automatische Rechnungserstellung und Versand (über Integration)
- Feedback-Workflow: Automatische Umfragen nach Projektabschluss
- Lead-Management: Automatisierte Lead-Qualifizierung und Follow-ups
Software-Fazit HubSpot vs. Lexoffice: Für wen eignet sich welches CRM?
- HubSpot ist ideal für Selbstständige und Freelancer, die Lead-Management, Kampagnen und Automatisierung auf höchstem Niveau suchen und Wert auf Flexibilität legen.
- Lexoffice CRM ist die erste Wahl für alle, die eine enge Verzahnung von Kundenmanagement und Buchhaltung wünschen und möglichst wenig Zeit in Administration investieren möchten.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zum CRM-Vergleich
Kann ich Daten zwischen HubSpot und Lexoffice migrieren?
Ja, über Integrationen und Drittanbieter wie Zapier ist das möglich.
Wie schnell kann ich starten?
Beide Systeme sind in wenigen Stunden startklar, je nach Komplexität der Prozesse.
Kann ich die Tools mit Buchhaltung oder Projektmanagement verbinden?
Ja, viele Schnittstellen und Apps sind verfügbar.
Wie sicher sind meine Daten?
Beide Anbieter erfüllen die DSGVO und bieten Hosting in der EU bzw. Deutschland.
Welche Lösung ist günstiger?
Für einfache Anforderungen ist Lexoffice CRM oft günstiger, für umfassende Marketing- und Automationsworkflows bietet HubSpot mehr Leistung und Flexibilität.
Fazit: CRM für Selbstständige und Freelancer
HubSpot und Lexoffice CRM sind beide starke Lösungen für Selbstständige und Freelancer, die ihre Kundenbeziehungen digitalisieren und automatisieren wollen. Wer eine All-in-One-Plattform mit starker Marketingintegration und Automatisierung sucht, ist mit HubSpot bestens beraten. Wer eine nahtlose Verbindung von Kundenmanagement und Buchhaltung bevorzugt, findet in Lexoffice CRM das passende Tool. Ein Test der Systeme lohnt sich – denn das richtige CRM entscheidet über die Zukunft deines Geschäfts.
