Restaurants, Cafés, Bars und Hotelbetriebe stehen heute vor der Aufgabe, ihre Gäste nicht nur zu begeistern, sondern sie auch langfristig zu binden. Digitale Gästebindung ist dabei zum entscheidenden Erfolgsfaktor geworden. Ein leistungsstarkes CRM-System wie HubSpot hilft dabei, Gäste besser zu verstehen, Kommunikation zu personalisieren und den Umsatz nachhaltig zu steigern. Doch welches CRM passt wirklich zur Gastronomie?
Warum braucht die Gastronomie ein CRM?
In der Gastronomie sind persönliche Beziehungen und individuelle Erlebnisse der Schlüssel zum Erfolg. Ein CRM-System ermöglicht es, alle Gästedaten und Interaktionen zentral zu verwalten und gezielt für Marketing, Service und Gästebindung einzusetzen.
- Wiederkehrende Gäste erkennen und belohnen
- Reservierungen und Bestellungen digital managen
- Personalisierte Angebote und Aktionen ausspielen
- Feedback und Bewertungen systematisch einholen
- Events und Specials gezielt bewerben
- Kampagnen und Newsletter automatisieren
Ein gutes CRM sorgt für mehr Effizienz, Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsvorteile.
Die Einführung von CRM-Systemen in der Gastronomie hat sich nach der Pandemie dramatisch beschleunigt, da viele Betriebe erkannten, wie wichtig eine strukturierte, digitale Gästebindung geworden ist. Laut Branchenexperten haben heute bereits mehr als 40 Prozent der modernen Gastronomiebetriebe ein CRM-System im Einsatz oder planen die Einführung innerhalb eines Jahres.
Wichtige Funktionen eines CRM für die Gastronomie
Die Anforderungen an ein CRM-System in der Gastronomie sind vielfältig. Es reicht nicht, nur Adressen zu speichern – die Lösung muss alle relevanten Prozesse abbilden und automatisieren können.
- Zentrale Gästedatenbank – Historie, Vorlieben, Allergien, Geburtstage
- Reservierungsmanagement – Online-Buchung, Tischzuweisung, Wartelisten
- Automatisierte Kommunikation – E-Mails, SMS, Newsletter, Geburtstagsgrüße
- Treueprogramme und Gutscheine – Digitale Stempelkarten, Rabatte, Incentives
- Feedback und Bewertungen – Automatische Umfragen nach dem Besuch
- Eventmanagement – Einladungen, Erinnerungen, Teilnehmerverwaltung
- Integration mit Kasse und Payment – Datenabgleich mit POS-Systemen
- Reporting und Analysen – Umsatz, Gästeentwicklung, Kampagnenerfolg
- DSGVO-Konformität – Datenschutz und Einwilligungsmanagement
Die besten CRM-Lösungen für Gastronomie im Überblick
Im deutschsprachigen Raum haben sich verschiedene CRM-Systeme für die Gastronomie etabliert. Zu den bekanntesten zählen HubSpot, GastroSoft und resmio. Jede Lösung hat ihre eigenen Stärken und Schwerpunkte.
- HubSpot: All-in-One-CRM mit flexiblen Marketing- und Automatisierungsfunktionen, ideal für Restaurants mit mehreren Standorten, Events und digitaler Gästebindung.
(Bild: HubSpot) - GastroSoft: Branchenlösung mit Fokus auf Gästeverwaltung, Reservierungen und Kassenintegration.
Bild: GastroSoft - resmio: Spezialisiert auf Online-Reservierungen, Gästedatenbank und automatisierte Gästekommunikation.
Bild: resmio
Im Folgenden vergleichen wir die Systeme und zeigen, wie Gastronomiebetriebe von moderner CRM-Technologie profitieren.
Funktionsvergleich: HubSpot vs. GastroSoft vs. resmio
| Feature | HubSpot | GastroSoft | resmio |
|---|---|---|---|
| Gästedatenbank | Individuelle Profile, Historie, Segmentierung | Gästeliste, Besuchshistorie | Gästeprofile, Besuchsstatistik |
| Reservierungsmanagement | Über Integrationen, Online-Buchung, Automationen | Integriert, mit Tischplan und Warteliste | Online-Reservierung, Tischzuweisung |
| Treueprogramme | Automatisierte Kampagnen, Gutscheine, Rabatte | Stempelkarten, Gutscheine | Digitale Treuekarten |
| Kommunikation | E-Mail, SMS, Newsletter, Automationen | E-Mail, SMS | E-Mail, SMS |
| Feedback & Bewertungen | Automatisierte Umfragen, Bewertungsmanagement | Feedbackmodul, Bewertungserinnerungen | Feedback-Anfragen, Bewertungsintegration |
| Eventmanagement | Einladungen, Teilnehmerverwaltung, Erinnerungen | Eventmodul, Gästelisten | Event-Integration möglich |
| Reporting & Analysen | Individuelle Dashboards, Umsatz, Gästeentwicklung | Umsatzstatistik, Gästefrequenz | Besuchsstatistik, Auslastung |
| DSGVO & Datenschutz | Deutschland- und EU-Hosting ab dem Starter-Tarif, Einwilligungsmanagement | DSGVO-konform, Rechteverwaltung | DSGVO-konform, Einwilligungen |
Preisvergleich: Was kosten die Systeme?
HubSpot bietet eine kostenlose Basisversion mit CRM-Funktionen. Die kostenpflichtigen Pakete für Marketing, Vertrieb und Service sind modular aufgebaut und skalieren mit dem Wachstum des Betriebs. Viele Features sind bereits im Starter-Paket enthalten.
- Smart CRM Professional: ab 45 Euro pro Monat
- Smart CRM Enterprise: ab 75 Euro pro Monat
GastroSoft und resmio rechnen nach Standort und Funktionsumfang ab. Die Preise beginnen bei ca. 29–49 € pro Monat und steigen je nach Paket und Gästeanzahl.
- GastroSoft: ab ca. 29 Euro pro Standort/Monat
- resmio: ab ca. 9,90 Euro pro Monat
Onboarding und Nutzerfreundlichkeit
HubSpot zeichnet sich durch eine besonders intuitive Bedienung aus. Dank zahlreicher Vorlagen und einem deutschsprachigen Support ist die Einrichtung in wenigen Stunden abgeschlossen. Zusätzlich erleichtern Tutorials und ein umfangreiches Help Center den Einstieg.
- Geführte Onboarding-Prozesse für neue Nutzer
- Große Community und viele Ressourcen für den Wissensaustausch
Auch GastroSoft und resmio setzen auf eine unkomplizierte Einrichtung, wobei der Fokus auf der schnellen Integration von Reservierung, Kasse und Gästekommunikation liegt.
- Interaktive Live-Webinare und anschauliche Tutorials
- Hilfreiches Support-Team für individuelle Fragen
Integrationen und Erweiterungen
Mit einer offenen API und über 1.000 Apps sticht HubSpot hervor. Die Plattform lässt sich flexibel mit Kasse, Payment, Marketing und Kommunikations-Tools verbinden.
- Nahtlose Schnittstellen zu POS-Systemen, Google, Mailchimp, DATEV
- Zapier für individuelle Workflows
GastroSoft und resmio bieten ebenfalls zahlreiche Integrationen für Kassen, Zahlungsdienste und Bewertungsplattformen.
- Automatische Zahlungsabwicklung direkt über die Software
- Online-Buchung und digitaler Check-in
Reporting und Kennzahlen
HubSpot liefert umfangreiche Dashboards für Umsatz, Gästeentwicklung und Marketingkampagnen. Berichte sind individuell anpassbar und lassen sich einfach exportieren.
- Eigene Berichte flexibel erstellen
- KPI-Tracking speziell für Gastronomiebetriebe
Auch GastroSoft und resmio bieten detaillierte Auswertungen zu Gästezahlen, Umsatz, Auslastung und Feedback.
- Analyse der Auslastung für Tische und Events
- Gästestatistiken auf Knopfdruck abrufen
Datenschutz und DSGVO
HubSpot hostet alle Daten ab dem Starter-Tarif in Deutschland und der EU. Die Daten von Free Usern werden in den USA gehostet. Wer also Wert auf hohen Datenschutz legt, sollte sich den Starter-Tarif von HubSpot genauer ansehen.
- Automatisierte Löschung nach festgelegten Fristen
- Detaillierte Audit-Logs und Compliance-Funktionen
GastroSoft und resmio erfüllen ebenfalls die DSGVO-Standards und bieten eine flexible Rechteverwaltung.
- Umfassende Audit-Logs und Compliance-Dokumentation
Case Study: Hotelgruppe Bluesun nutzt HubSpot für Gästebindung und Wachstum
Bluesun Hotels & Resorts ist eine kroatische Hotel- und Resortgruppe mit mehreren Ferienhotels entlang der Adriaküste. Sie fokussiert sich auf Strand-, Familien- und Aktivurlaub und betreibt moderne Hotels in beliebten Destinationen wie Brač, Makarska oder Starigrad.
Bluesun stand vor der Herausforderung, Marketing, Vertrieb und Kundenservice effizienter zu vernetzen und die Direktbuchungen zu steigern. Durch die Implementierung der HubSpot-Plattform (Marketing, Sales, Service & Data Hub) konnte das Unternehmen seine Prozesse zentralisieren, automatisieren und stark professionalisieren.
Was Bluesun umgesetzt hat
- Einführung aller zentralen HubSpot-Module
- Automatisierte, personalisierte Marketingkampagnen
- Optimiertes Pipeline-Management im Vertrieb
- Zentralisierung aller Gäste-Kommunikationskanäle (E-Mail, Chat, Social Media, Telefon)
- Datenintegration & Reporting über API-Anbindungen an Buchungs- und PMS-Systeme
Die wichtigsten Ergebnisse
- Verdopplung des Direktumsatzes
- +83 Prozent mehr Leads
- 60 Prozent schnellere Reaktionszeit auf Anfragen
- Effizientere interne Abläufe & besser abgestimmte Teams
Erkenntnisse für Bluesun
- Eine zentrale Plattform erhöht Transparenz und Geschwindigkeit
- Automatisierung und Personalisierung steigert Conversion und Gästezufriedenheit
- Datengetriebene Prozesse ermöglichen bessere Entscheidungen und Wachstum
Erfolgsfaktoren für die Einführung eines CRM-Systems in der Gastronomie
- Analyse der Anforderungen: Kläre zunächst, welche Abläufe und Bereiche im Betrieb von einer Digitalisierung profitieren sollen – etwa Reservierungen, Gästebetreuung oder Umfrageprozesse.
- Schrittweiser Rollout: Beginne mit den Kernfunktionen des CRM-Systems und erweitere die Anwendung sukzessive um weitere Module.
- Mitarbeiterschulungen: Stelle sicher, dass das gesamte Team die Software versteht und effizient anwenden kann.
- Kontinuierliche Erfolgskontrolle: Nutze Auswertungen und Dashboards, um die Performance und Wirksamkeit deiner Maßnahmen zu überprüfen.
- Gelebte Feedback-Kultur: Sammle regelmäßig Meinungen und Verbesserungsvorschläge sowohl von den Mitarbeitenden als auch von deinen Gästen.
Mit diesen Best Practices gelingt die CRM-Einführung nachhaltig und sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Gästebindung.
Praxisnahe Workflows und Automationen für Gastronomiebetriebe
- Gäste-Onboarding: Automatisierte Begrüßungs-E-Mails und Willkommensangebote
- Reservierungs-Workflow: Online-Buchung, automatische Erinnerungen, Tischzuweisung
- Status-Updates: Gäste erhalten Infos zu Specials, Events und Aktionen
- Feedback-Workflow: Automatische Umfragen nach dem Besuch, Auswertung und Reaktion
- Treueprogramme: Automatisierte Gutscheine und Rabatte für Stammgäste
Software-Fazit: Für wen eignet sich welches CRM?
- HubSpot ist ideal für Betriebe, die Gästebindung, Marketing und Automatisierung auf höchstem Niveau suchen und Wert auf Flexibilität und Skalierbarkeit legen.
- GastroSoft ist die erste Wahl für klassische Restaurants, die Reservierung, Kasse und Gästedaten zentral steuern möchten.
- resmio eignet sich für Betriebe, die eine schlanke, cloudbasierte Lösung mit Fokus auf Online-Reservierung und Gästekommunikation suchen.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zum CRM in der Gastronomie
Kann ich Daten zwischen HubSpot und GastroSoft migrieren?
Ja, über Integrationen und Drittanbieter wie Zapier ist das möglich.
Wie schnell kann ich starten?
Alle Systeme sind in wenigen Stunden startklar, je nach Komplexität der Prozesse.
Kann ich die Tools mit Kasse oder Payment verbinden?
Ja, viele Schnittstellen und Apps sind verfügbar.
Wie sicher sind meine Daten?
Alle Anbieter erfüllen die DSGVO und bieten EU-Hosting.
Welche Lösung ist günstiger?
Für kleine Betriebe ist resmio oft günstiger, für umfassende Marketing- und Automationsworkflows bietet HubSpot mehr Leistung und Flexibilität.
Fazit: Das beste CRM für Gastronomie und digitale Gästebindung
HubSpot, GastroSoft und resmio sind starke Lösungen für Gastronomiebetriebe, die ihre Gästebindung digitalisieren und automatisieren wollen. Wer eine All-in-One-Plattform mit starker Marketingintegration und Automatisierung sucht, ist mit HubSpot bestens beraten. Wer eine klassische Gästeverwaltung mit Reservierung und Kasse bevorzugt, findet in GastroSoft oder resmio das passende Tool. Ein Test der Systeme lohnt sich – denn das richtige CRM entscheidet über die Zukunft deines Betriebs.
