Im Projektgeschäft sind Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit heute keine leeren Buzzwords, sondern echte Erfolgsfaktoren. Das liegt vor allem daran, dass Projekte oft dynamisch, komplex und teamübergreifend laufen. Informationen, Aufgaben und Kommunikation müssen jederzeit für alle Beteiligten klar strukturiert und abrufbar sein. Ein CRM-System (Customer Relationship Management) sorgt dafür, dass Unternehmen Projektinformationen, Kundenbeziehungen, Aufgaben und Workflows zentral bündeln und steuern können. Dadurch werden Abläufe nachvollziehbar, wiederholbar und wachsen flexibel mit – ein echter Gewinn für alle, die im Projektgeschäft unterwegs sind.
Doch welche Lösung überzeugt im Projektalltag? HubSpot und Insightly sind zwei sehr bekannte Anbieter – beide wollen Teams die komplette Steuerung von Kunden und Projekten erleichtern. Im folgenden Vergleich erfährst du, wie beide Tools bei Projektmanagement, Automatisierung, Workflows, Integrationen, Datenschutz und Support abschneiden und welche Lösung sich für wen im DACH-Raum eignet.
Direktvergleich: Was bieten HubSpot CRM und Insightly für das Projektgeschäft?
Beide Systeme bieten eine breite Funktionspalette, richten sich aber an unterschiedliche Zielgruppen und setzen verschiedene Schwerpunkte. Nachfolgend findest du einen übersichtlichen Direktvergleich der wichtigsten Aspekte für Projektteams, Agenturen und Dienstleister.
| Kriterium | HubSpot CRM | Insightly |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Agenturen, Beratungen, IT-Dienstleister, Start-ups und wachsende KMU, die Marketing, Vertrieb, Service und Projekte aus einer Hand steuern möchten. | Kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-ups, die auf ein integriertes Projektmanagement und einfache Bedienung im CRM setzen. |
| Projektmanagement & Aufgaben | Projekte werden über Deals und Tickets organisiert, die flexibel auf Phasen, Aufgaben und Teams zugeschnitten werden können. Visualisierungen wie Kanban-Boards sind integriert, komplexere Gantt-Charts laufen über Drittsysteme wie Asana oder Trello. | Eigenes Projektmodul mit klassischen PM-Features wie Gantt-Charts, Meilensteinplanung und Aufgabenlisten direkt im System – keine Zusatztools nötig. |
| Automatisierung & Workflows | Leistungsstarke, visuelle Workflow-Engine zur Automatisierung von Aufgaben, E-Mails, Statusänderungen und Kundenkommunikation. Automatische Anlage und Zuordnung von Aufgaben, Lead-Nurturing und vieles mehr. | Einfache, regelbasierte Workflows für Aufgaben und Benachrichtigungen. Fokus liegt auf klaren, manuellen Projektprozessen. Automatisierungen sind weniger flexibel und visuell als bei HubSpot. |
| Integrationen & Erweiterbarkeit | Über 2.000 Integrationen, darunter viele für die DACH-Region relevante Anwendungen (z.B. DATEV, Lexoffice, Slack, MS Teams). Ideal für Unternehmen mit individuellen Systemlandschaften. | Integration mit Google Workspace, Office 365, Slack, Zapier und anderen Standard-Tools – weniger Fokus auf Marketing und Finanzen, aber solide Basis für kleine Teams. |
| Datenschutz & DSGVO | Europäische Rechenzentren erst ab Starter-Tarif. Kostenlose Nutzer werden auf US-Servern gespeichert. Umfangreiche DSGVO-Tools wie Opt-in-Management, Audit-Logs und Datenschutz-Reports für bezahlte Pläne. | Daten werden primär in den USA gespeichert. Datenschutz ist weniger stark ausgeprägt, weswegen Insightly sich weniger für datensensible Branchen eignet. |
| Preis-Leistung | Kostenloser Einstieg, viele Basis-Funktionen verfügbar. Erweiterte Automatisierungen, EU-Hosting und Reporting erst ab kostenpflichtigen Tarifen. Ab Professional wird HubSpot mit umfangreichem Feature-Einsatz teurer, aber weiterhin skalierbar und leistungsstark. | Einstieg ab ca. 29$/User/Monat, dafür direkt volles Projektmodul und CRM enthalten. Keine Free-Version, aber sehr guter Funktionsumfang auch im günstigen Segment. Für kleine Teams oft das fairste Preis-Leistungs-Verhältnis. |
| Benutzerfreundlichkeit & Support | Modernes, intuitives Interface, deutschsprachiger Support und große Wissensdatenbank. Sehr gute Nutzererfahrung, auch im deutschsprachigen Raum. | Übersichtliche, schlanke Bedienung. Support vor allem auf Englisch, Dokumentation unkompliziert, aber nicht so umfangreich wie bei HubSpot. |
Für wen eignet sich HubSpot CRM im Projektgeschäft?
Das HubSpot CRM ist ideal für Unternehmen und Teams, die ein zentrales System für Projekte, Kundenbeziehungen, Marketing, Vertrieb und Service suchen – und dabei auf Automatisierung und Integration setzen möchten. Besonders im Agentur-, IT- und Beratungsumfeld spielt HubSpot seine Stärken aus.
- Projektteams bündeln Aufgaben, Deadlines und die gesamte Kommunikation zentral im System und profitieren von automatisierten Workflows für Routineaufgaben.
- Agenturen steuern Kundenprojekte, individuelle Angebote und Abrechnungen effizient und transparent in einer Plattform.
- Beratungen können Leads automatisch vorqualifizieren und die Kundenkommunikation über Kampagnen, E-Mails und Automatisierungen steuern.
- IT-Dienstleister verwalten Tickets, Supportanfragen und den Projektfortschritt – alles verknüpft mit den relevanten Kunden- und Projektdaten.
Für wen eignet sich Insightly im Projektgeschäft?
Insightly ist auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet, die ein einfaches, aber leistungsfähiges Projektmanagement direkt im CRM benötigen. Wer keine komplexen Marketing-Automationen braucht und den Fokus auf übersichtlicher Aufgabensteuerung und kurzen Entscheidungswegen sieht, findet mit Insightly eine schlanke Lösung.
- Kleine Projektteams verbinden CRM und Projektmanagement auf einer Oberfläche, ohne Tools wechseln zu müssen.
- Start-ups und junge Unternehmen verwalten Leads und Projekte unkompliziert und kostenschonend.
- KMU nutzen einfache Workflows und Aufgabenmanagement, die schnell eingerichtet und intuitiv bedienbar sind.
Die wichtigsten Funktionen im Projektgeschäft: HubSpot CRM vs. Insightly im Detail
Für den Projekterfolg zählt nicht nur ein funktionierendes CRM, sondern vor allem, wie flexibel ein System Prozesse, Aufgaben und Teams abbilden kann. Hier die relevanten Kriterien im Vergleich:
1. Projektmanagement & Aufgabensteuerung
HubSpot setzt auf Deals und Tickets, die je nach Vorgehen für Projekte angepasst werden können. Über Kanban-Boards lassen sich individuelle Projektphasen abbilden, Aufgaben zuweisen und Deadlines setzen. Wer weitergehende Features wie Gantt-Charts benötigt, kann diese über Integrationen wie Asana oder Trello einbinden und zentral steuern.
Insightly bietet ein vollwertiges Projektmanagement-Modul mit klassischen Funktionen wie Gantt-Charts, Meilensteinen und Aufgabenlisten direkt im System. Das macht Insightly besonders für Teams attraktiv, die alle Prozessschritte „out of the box“ im CRM steuern möchten.
2. Automatisierung & Workflows
HubSpot überzeugt mit mächtigen, leicht verständlichen Workflows: Aufgaben, E-Mails, Benachrichtigungen und Statuswechsel lassen sich automatisieren, z. B. werden Projekt-Tasks automatisch bei einem Phasenwechsel eines Deals erstellt. Auch Lead-Nurturing, Nachverfolgung und andere Routineaktionen laufen automatisiert ab.
Insightly liefert grundlegende Workflow-Regeln für Aufgaben, Benachrichtigungen und Statusupdates. Die Automatisierungsoptionen sind sauber gelöst, aber weniger vielseitig und visuell als bei HubSpot. Teams profitieren von klaren, einfach gehaltenen Prozessketten.
3. Integrationen & Erweiterbarkeit
HubSpot ist in puncto Integrationen führend: Über 1.000 Apps, darunter viele für den deutschen Markt wie Slack, Teams, DATEV und Lexoffice, machen die Plattform sehr flexibel und zukunftssicher.
Insightly bietet Schnittstellen zu Google Workspace, Office 365, Zapier, aber weniger umfassende Möglichkeiten in Marketing und Buchhaltung. Für Standardanwender in kleineren Teams reicht das aber vollkommen aus.
4. Datenschutz & DSGVO
HubSpot punktet mit Datenschutz-Tools wie Opt-in-Management, Datenschutzberichten und Audit-Logs – allerdings stehen europäische Rechenzentren erst ab dem Starter-Tarif zur Verfügung. Nutzer der kostenlosen Variante speichern ihre Daten weiterhin in den USA, was für viele DACH-Unternehmen ein wichtiger Haken ist.
Insightly speichert Daten überwiegend in den USA und verfügt über weniger ausgeprägte Datenschutz-Funktionen. Damit ist die Lösung für datensensitive oder regulierte Branchen weniger zu empfehlen.
5. Benutzerfreundlichkeit & Support
HubSpot überzeugt durch ein modernes, intuitives Interface, umfassende Wissensdatenbanken und deutschsprachigen Support. Die Lernkurve ist bei individuellen Prozessen zwar etwas steiler, dafür werden Nutzer durch viele Tutorials und die große Community unterstützt.
Insightly bietet eine klare, übersichtliche Oberfläche, die keine lange Einarbeitung erfordert. Der Support und Großteil der Dokumentation sind jedoch auf Englisch – für viele internationale Teams kein Problem, für rein deutschsprachige Anwender etwas umständlicher.
Vorteile und Nachteile im Überblick
Vorteile HubSpot CRM
- Sehr gute Automatisierung: Umfangreiche, individuell anpassbare Workflows erleichtern Routineprozesse und steigern die Effizienz im Team.
- Starke Integrationen: Mehr als 1.000 Apps – speziell viele DACH- und branchenspezifische Tools verfügbar.
- DSGVO-ready ab Starter-Tarif: Zahlreiche Datenschutz-Tools, Opt-in-Management, Audit-Logs und EU-Rechenzentren für zahlende Nutzer.
- Skalierbarkeit: Kostenloser Einstieg, zahlreiche Ausbaustufen bis Enterprise – wächst flexibel mit Unternehmensgröße und Ansprüchen.
- Modernes UI & deutschsprachiger Support: User-Experience und Dokumentation sind sehr gut, Hilfe auch auf Deutsch.
Nachteile HubSpot CRM
- Komplexe Einrichtung bei sehr individuellen Prozessen – für manche Szenarien ist die Ersteinrichtung aufwendig.
- Gantt-Charts & klassische PM-Funktionen nur über Drittanbieter-Integration nutzbar.
- Mit wachsendem Funktionsumfang steigt der Preis: Umfangreiche Automation und Analyse gibt es erst ab Professional/Enterprise-Tarifen, die teuer werden können.
- Free-CRM speichert Daten in US-Rechenzentren, was für viele DACH-Betriebe kritisch ist.
Vorteile Insightly
- Integriertes Projektmanagement: Gantt-Charts, Aufgaben und Meilensteine direkt im System – kein Toolwechsel nötig.
- Einfache Bedienung: Sehr übersichtlich, kaum Einarbeitungszeit erforderlich – ideal für kleine Teams.
- Preiswerter Einstieg: Günstige Tarife mit vollem Zugang zum Projektmodul; sehr attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU.
- CRM & PM aus einer Hand – keine separaten Lösungen nötig, weniger Komplexität.
Nachteile Insightly
- Weniger Automatisierung: Einfache Workflows, aber keine komplexe Prozesslogik wie bei HubSpot
- Schwächere Marketing- & Service-Integration: Fokus primär auf CRM und Projektmanagement
- Datenschutz weniger stark: Keine explizite DSGVO- oder EU-Compliance, Datenspeicherung in den USA
- Keine kostenlose Version: Einstieg erst ab ca. 29 $/User/Monat, Support meistens nur auf Englisch.
Praxis-Workflow: So steuern Projektteams ihre Arbeit mit HubSpot CRM
Mit HubSpot CRM lassen sich auch komplexe Projektabläufe nach einem einheitlichen Muster steuern. Der typische Workflow sieht so aus:
- Projekt anlegen: Für jedes neue Projekt wird ein Deal-Board mit allen relevanten Projektphasen (z.B. Planung, Umsetzung, Abschluss) erstellt. Verantwortliche und Deadlines werden zentral hinterlegt.
- Aufgaben verteilen: Allen Teammitgliedern werden Aufgaben direkt oder automatisiert über Workflows zugewiesen. Aufgaben lassen sich mit Deals oder Tickets verbinden und auf Phasenwechsel reagieren.
- Kommunikation bündeln: Die zentrale Inbox fasst alle projektbezogenen E-Mails, Anrufe und Meetings zusammen, damit im Team nichts verloren geht.
- Fortschritt tracken: Kanban-Boards und Echtzeit-Dashboards geben Überblick über Status, Aufgaben, Meilensteine und etwaige Blockaden im Projekt.
- Abschluss und Auswertung: Nach Projektabschluss werden Ergebnisse und KPIs gemessen, Berichte erstellt und Optimierungen für folgende Projekte festgelegt.
Praxis-Workflow: Projektmanagement mit Insightly
Auch Insightly liefert eine klar verständliche, eingängige Logik für Projektteams:
- Projekt anlegen: Neues Projekt im eigenen Modul starten, Meilensteine und Aufgaben definieren. Alles ist zentral einsehbar.
- Aufgaben zuweisen: Aufgaben werden Teammitgliedern zugeordnet, inklusive Deadlines und Prioritätsstufen.
- Gantt-Chart nutzen: Der komplette Projektverlauf wird als Gantt-Diagramm angezeigt, sodass Abhängigkeiten und Ressourcen erkennbar sind.
- Kommunikation dokumentieren: E-Mails, Notizen und Dateien lassen sich jedem Projekt direkt zuordnen.
- Projekt abschließen: Nach Projektende wird der Status auf „Abgeschlossen“ gesetzt und alles für spätere Auswertungen archiviert.
Echte Case Study: Teamwork.com nutzt HubSpot CRM für Vertrieb und Wachstum
Das Unternehmen Teamwork.com, ein führender Anbieter für Projektmanagement-Software, suchte nach einer Lösung, um die Effizienz im Vertrieb zu steigern und das Wachstum planvoll steuern zu können. Mit HubSpot CRM gelang es, sämtliche Vertriebsprozesse zu automatisieren, Leads besser zu qualifizieren und die Abläufe im Team transparenter zu machen.
- Automatisiertes Lead-Tracking und strukturierte Follow-ups führten zu einer Steigerung der Abschlussquote um 19 % innerhalb von 12 Monaten.
- Die Zeit für die Nachbearbeitung pro Lead konnte um 36 Prozent reduziert werden.
- Die Zahl der qualifizierten Leads im Sales-Funnel stieg um 20 Prozent.
- Segmentierung von Leads und Kunden nach Branche und Bedarf ermöglichte gezielte Kampagnen für Events, Webinare und Produktupdates.
- Dashboards für Umsatz, Pipeline und Teamleistung liefern jederzeit Transparenz über Erfolgsfaktoren im Vertrieb.
- Insgesamt konnte die Kundenzufriedenheit deutlich verbessert und das Unternehmenswachstum beschleunigt werden.
FAQ: HubSpot CRM vs. Insightly – die wichtigsten Fragen
Was ist der größte Unterschied zwischen HubSpot CRM und Insightly im Projektgeschäft?
HubSpot CRM bietet umfassende Automatisierung und Integration von Marketing, Vertrieb und Service, Insightly punktet mit klassischem Projektmodul, ist aber weniger flexibel bei Automatisierung und Integrationen.
Welche Lösung ist besser für DSGVO-konforme Projekte?
HubSpot betreibt europäische Rechenzentren ab dem Starter-Tarif und bietet zahlreiche DSGVO-Tools. Insightly speichert Daten vorrangig in den USA und ist daher für sensible Branchen weniger geeignet.
Kann ich mit HubSpot CRM auch komplexe Projekte steuern?
Ja, komplexe Projekte lassen sich mit Deals, Tickets und Partner-Integrationen wie Asana oder Trello abbilden. Gantt-Charts sind über Drittanbieter möglich.
Gibt es eine kostenlose Version?
HubSpot CRM bietet einen kostenlosen Einstieg mit vielen Grundfunktionen. Insightly ist ab 29 $/User/Monat verfügbar und hat keine Gratis-Version.
Wie sieht der Support aus?
HubSpot bietet deutschsprachigen Support und eine große Community. Insightly unterstützt primär auf Englisch.
Fazit: HubSpot CRM oder Insightly – was ist besser für dein Projektgeschäft?
HubSpot ist besonders empfehlenswert für Unternehmen, die Projekte, Kundenbeziehungen und Marketing aus einer Hand steuern und ihre Prozesse automatisieren möchten. Die Automatisierung, die große Integrationsvielfalt und die DSGVO-Konformität (ab Starter-Tarif) machen die Plattform für den DACH-Markt besonders attraktiv.
Insightly eignet sich für kleine Teams, die ein integriertes Projektmanagement mit einfacher Bedienung direkt im CRM suchen und auf aufwendige Automatisierung sowie umfassende Datenschutzfunktionen verzichten können.
Wer Prozesse skalieren, automatisieren und DSGVO-sicher gestalten will, fährt mit HubSpot CRM (ab kostenpflichtigem Tarif/EU-Hosting) am besten. Kleinere Teams ohne komplexe Ansprüche nutzen Insightly als günstige und leicht zu bedienende All-in-One-Lösung.
