Agenturen stehen heute vor der Herausforderung, viele Kundenprojekte und interne Aufgaben parallel zu managen. Effizienz, Transparenz und Teamarbeit sind entscheidend für den Erfolg. Die Wahl des richtigen CRM- und Projektmanagement-Tools beeinflusst, wie strukturiert die Prozesse laufen, wie zufrieden die Kunden sind und wie gut die Agentur im Wettbewerb besteht. Mit HubSpot und Monday.com stehen zwei der besten Lösungen zur Verfügung – doch welches Tool passt besser zu den Anforderungen von Agenturen, die CRM und Projektmanagement aus einer Hand suchen? In diesem umfassenden Vergleich findest du alle Antworten, inklusive echter Praxisbeispiele.
Was Agenturen heute wirklich brauchen
Moderne Agenturen benötigen weit mehr als eine Adressverwaltung. Sie brauchen eine Plattform, die folgende Anforderungen erfüllt:
- Kundenmanagement und zentrale Verwaltung aller Kontakte
- Projektplanung und Aufgabenmanagement für parallele Projekte
- Kommunikation im Team und mit Kunden
- Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben und Workflows
- Reporting und Auswertungen für Leistung, Auslastung und Kundenzufriedenheit
- Integrationen zu Marketing, Buchhaltung, Kalendern und weiteren Tools
- Datenschutz und DSGVO-Konformität
Besonders wichtig ist die Fähigkeit, CRM und Projektmanagement zu kombinieren, damit Kundendaten, Aufgaben, Deadlines und Ressourcen jederzeit im Blick sind.
Überblick: HubSpot und Monday.com im Kurzportrait
HubSpot ist eine All-in-One-Plattform für CRM, Marketing, Vertrieb, Service und Automatisierung. Das System überzeugt mit zentraler Kundenverwaltung, Lead-Management, Kampagnensteuerung und einer Vielzahl an Integrationen. Besonders für Agenturen mit Fokus auf digitale Kommunikation und Marketing ist HubSpot eine der beliebtesten Lösungen am Markt.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Kostenlose Einstiegsversion mit vielen Funktionen
- Skalierbare Pakete für wachsende Agenturen
- Über 1.000 Integrationen zu externen Tools
- Marketing-Automation und Lead-Scoring
Monday.com ist ursprünglich als Projektmanagement-Tool gestartet und bietet inzwischen auch CRM-Funktionen. Die Plattform ist bekannt für ihre visuellen Boards, flexible Workflows und Automationen. Sie ist ideal für Teams, die viele Projekte parallel steuern, Aufgaben transparent verteilen und flexibel auf Veränderungen reagieren müssen.
- Individuell anpassbare Boards für Projekte und Kunden
- Automatisierungen für Aufgaben, Statuswechsel und Benachrichtigungen
- Integration mit Slack, Google Workspace, Microsoft 365
- Mobile App für unterwegs
Funktionsvergleich: HubSpot vs. Monday.com
Beide Tools bieten viele Features – doch die Schwerpunkte sind unterschiedlich:
- HubSpot: Starke CRM-Funktionen, Lead-Scoring, Deals, Marketing-Automation, Berichte, Integrationen
- Monday.com: Projektmanagement mit visuellen Boards, Automatisierung von Workflows, Teamkommunikation direkt im Tool, Basis-CRM für Kontakte und Deals
| Feature | HubSpot | Monday.com |
|---|---|---|
| CRM-Funktionen | Umfassende Kontaktverwaltung, Lead-Scoring, Deals, Marketing-Automation, individuelle Pipelines | Basis-CRM, Kontakt- und Deal-Boards, weniger Marketingfunktionen, einfache Lead-Pflege |
| Projektmanagement | Task-Boards und Projektmanagement über Integrationen (z. B. Asana, Trello), weniger native PM-Funktionen | Visuelle Boards, Zeitplanung, Ressourcenmanagement, Automationen, Meilensteine, Gantt-Charts |
| Automatisierung | Workflows für E-Mail, Aufgaben, Deals, Marketing, Lead-Routing | Automationen für Aufgaben, Statuswechsel, Benachrichtigungen, Board-Updates |
| Kommunikation | Integrierte E-Mail, Kalender, Chat, Team-Kommentare, Kundenkommunikation | Kommentare direkt in Boards, E-Mail- und Slack-Integration, Benachrichtigungen |
| Reporting & Dashboards | Umfangreiche Reports, individuelle Dashboards, Marketing-ROI, Sales- und Service-Analysen | Projekt- und Team-Reports, Visualisierungen, weniger CRM-Analysen, Zeit- und Ressourcenreports |
| Integrationen | Über 2.000 Apps, offene API, Zapier, native Schnittstellen zu Buchhaltung, Marketing, PM | Viele Integrationen zu PM-, Kommunikations- und CRM-Tools, offene API |
| Mobile Nutzung | Mobile App für CRM, Deals, Kontakte, Aufgaben, Dashboards | Mobile App für Boards, Aufgaben, Kommunikation, Zeiterfassung |
| DSGVO & Datenschutz | Deutsches- und EU-Hosting ab dem Starter-Tarif möglich, DSGVO-konform, Einwilligungsmanagement, Rechteverwaltung | EU-Server, DSGVO-Features, Rechteverwaltung, Audit-Logs |
| Preisstruktur | Freemium, skalierbare Pakete, transparente Preise, modularer Aufbau | Mehrere Pakete, Preis nach Nutzerzahl und Funktionsumfang, CRM ab Standard-Paket |
Für Agenturen mit Fokus auf Kundenbindung und Marketing ist HubSpot oft die erste Wahl. Wer viele Projekte parallel steuert und Wert auf visuelle Planung legt, findet in Monday.com das passende Tool.
Preisvergleich: Was kosten HubSpot und Monday.com?
HubSpot bietet eine kostenlose Basisversion mit CRM-Funktionen. Die kostenpflichtigen Pakete für Vertrieb, Marketing und Service sind modular aufgebaut und skalieren mit dem Wachstum der Agentur. Die Preise sind transparent, viele Funktionen sind bereits im Starter-Paket verfügbar.
Hier die Preise im Überblick:
- Basisversion: Kostenlos
- Starter-Tarif: ab 15 Euro pro Monat
- Smart CRM Professional: ab 45 Euro pro Monat
- Smart CRM Enterprise: ab 75 Euro pro Monat
Monday.com arbeitet mit vier Paketen (Basic, Standard, Pro, Enterprise), die nach Nutzerzahl und Features abgerechnet werden.
- Basic: ab ca. 10 Euro pro Nutzer/Monat
- Standard: ab ca. 12 Euro pro Nutzer/Monat
- Pro: ab ca. 20 Euro pro Nutzer/Monat
- Enterprise: individuelle Preise
Für kleine Teams ist Monday.com oft günstiger, für umfangreiche CRM- und Marketing-Workflows bietet HubSpot mehr Leistung pro Euro.
Onboarding und Nutzerfreundlichkeit
HubSpot punktet mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, vielen Vorlagen und einem deutschsprachigen Support. Die Einrichtung dauert nur wenige Stunden, Tutorials und ein Help Center erleichtern den Einstieg. Geführte Onboarding-Prozesse sowie eine aktive Community und zahlreiche Ressourcen unterstützen zusätzlich.
Monday.com ist für seine visuelle Oberfläche und Drag-and-drop-Funktionalität bekannt. Boards sind individuell anpassbar, Automationen lassen sich einfach einrichten und die Lernkurve ist gering. Live-Webinare, ausführliche Tutorials und ein hilfsbereites Support-Team stehen bei Fragen zur Verfügung.
Integrationen und Erweiterungen
HubSpot bietet eine offene API, über 2.000 Apps und Integrationen zu Buchhaltung, Projektmanagement, Marketing, Kommunikation und mehr. Schnittstellen zu Asana, Trello, Slack, Google Workspace, Microsoft 365 und DATEV erleichtern die Anbindung im Arbeitsalltag. Über Zapier lassen sich individuelle Workflows flexibel gestalten.
Monday.com integriert sich nahtlos mit Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Zapier und zahlreichen weiteren Tools. Die CRM-Funktionen können über zahlreiche Apps und Integrationen erweitert werden. Eine offene API steht für eigene Erweiterungen bereit, und ein Marketplace bietet viele Add-ons für zusätzliche Funktionen.
Reporting und Kennzahlen
HubSpot liefert umfangreiche Dashboards für Leads, Deals, Kampagnen, Team-Performance und Marketing-ROI. Reports lassen sich individuell anpassen, exportieren und für Kundenpräsentationen nutzen. Eigene Berichte können erstellt und KPI-Tracking speziell für Agenturen umgesetzt werden.
Monday.com bietet Projekt- und Team-Reports sowie Visualisierungen für Aufgabenfortschritt, Auslastung und Zeitmanagement. Reports lassen sich exportieren und unkompliziert mit Kunden teilen.
Datenschutz und DSGVO
HubSpot hostet ab dem Starter-Tarif alle Daten in Deutschland und der EU und gewährleistet DSGVO-konforme Prozesse. Für Free User erfolgt die Datenhaltung in den USA. Zu den weiteren Funktionen gehören Einwilligungsmanagement, individuelle Rechtevergabe, Audit-Logs und Compliance sowie die automatisierte Löschung nach Fristen.
Monday.com speichert Daten auf EU-Servern, bietet umfassende DSGVO-Features und eine flexible Rechteverwaltung. Zusätzlich sind Audit-Logs sowie eine ausführliche Compliance-Dokumentation verfügbar.
Case Study: SmartBug Media mit HubSpot
SmartBug Media, eine Agentur mit starkem Fokus auf erfahrene Marketing-Experten, stand vor der Herausforderung, dass mehrere isolierte Tools ihre Prozesse verkomplizierten und eine klare Erfolgsmessung erschwerten. Die fehlende Transparenz beeinträchtigte sowohl die interne Effizienz als auch die Fähigkeit, Kundenergebnisse präzise zu belegen.
Durch die Einführung der HubSpot-CRM-Plattform und den frühen Beitritt zum HubSpot-Partnerprogramm konnte SmartBug seine Marketing-, Vertriebs- und Serviceprozesse zentralisieren. Die Agentur machte ihre Leistungen messbar, erhöhte die operative Effizienz und etablierte ein skalierbares, langfristiges Retainer-Modell. Die Kombination aus technologischem Fundament und erfahrenem Team erwies sich als entscheidender Erfolgsfaktor.
In den folgenden Jahren verzeichnete SmartBug außergewöhnliches Wachstum, hohe Rentabilität und eine bemerkenswerte Kundenbindung. Gleichzeitig erzielten auch die betreuten Kunden starke Leistungssteigerungen, beispielsweise massive Zuwächse in der Lead-Generierung nach Website-Relaunches und strategischen Kampagnen auf HubSpot-Basis.
Praxisnahe Workflows und Automationen für Agenturen
Welche Workflows und Animationen sind für Agenturen wichtig? Wir zeigen im Folgenden die wichtigsten:
- Kunden-Onboarding: Automatisierte Aufgabenverteilung, Begrüßungs-E-Mails, Dokumentenanforderung
- Projekt-Setup: Vorlagen für Projektstruktur, Meilensteine, Zeitplanung und Ressourcen
- Status-Updates: Kunden und Team erhalten regelmäßige Updates zum Fortschritt
- Feedback- und Reporting-Workflow: Automatisierte Umfragen nach Projektabschluss, Berichte für Kunden
- Lead-Management: Automatisierte Lead-Qualifizierung, Follow-ups und Segmentierung
Software-Fazit: Für wen eignet sich welches Tool?
- HubSpot ist ideal für Agenturen, die CRM, Marketing und Automatisierung eng verzahnen wollen und Wert auf Reporting und Skalierbarkeit legen. Besonders für digitale Kommunikation und Lead-Generierung ist HubSpot die erste Wahl.
- Monday.com eignet sich für Teams, die Projekte visuell steuern, flexible Workflows nutzen und eine zentrale Steuerzentrale für Aufgaben und Ressourcen suchen. Wer viele Projekte parallel managt und schnelle Anpassungen braucht, ist mit Monday.com bestens bedient.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zum CRM-Vergleich
Kann ich Daten zwischen HubSpot und Monday.com migrieren?
Ja, über Integrationen und Drittanbieter wie Zapier ist das möglich.
Wie schnell kann ich starten?
HubSpot und Monday.com sind in wenigen Stunden startklar, je nach Komplexität der Prozesse.
Kann ich beide Tools mit Buchhaltung oder ERP verbinden?
Ja, viele Schnittstellen und Apps sind verfügbar.
Wie sicher sind meine Daten?
Sowohl HubSpot als auch Monday.com erfüllen die DSGVO und bieten EU-Hosting.
Welche Lösung ist günstiger?
Für einfache Projektteams ist Monday.com oft günstiger, für umfassende CRM- und Marketing-Workflows bietet HubSpot mehr Leistung und Flexibilität.
Fazit: CRM und Projektmanagement für Agenturen im Vergleich
Ob als Agentur auf der Suche nach einer umfassenden Lösung oder nach intuitivem Projektmanagement – sowohl HubSpot als auch Monday.com bieten überzeugende Vorteile. HubSpot empfiehlt sich besonders für Teams, die Wert auf integriertes Marketing und automatisierte Prozesse legen. Monday.com punktet hingegen mit seiner visuellen Oberfläche und unkomplizierten Teamorganisation. Ein Praxistest zeigt schnell, welches Tool optimal zu den individuellen Anforderungen der Agentur passt – denn die passende Software ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.
