Dein Online-Shop läuft, die Bestellungen kommen rein, das Geschäft wächst. Klingt nach einem Traum – bis du merkst, dass dein Wohnzimmer aussieht wie ein Paketzentrum und du abends um 23 Uhr noch Kartons packst. Spätestens jetzt stellt sich die Frage: Lagerst du dein Fulfillment an einen Dienstleister aus oder ziehst du dein eigenes Lager hoch?
Die Antwort klingt einfacher, als sie ist. Denn die meisten Gründer rechnen die Sache falsch durch – sie vergleichen nur die offensichtlichen Kosten und vergessen dabei alles, was sich nicht in einer Excel-Tabelle abbilden lässt: Kontrolle, Markenwahrnehmung, Flexibilität und Skalierbarkeit. Wir zeigen dir, worauf es bei der Entscheidung wirklich ankommt, mit welchen Kosten du rechnen musst und welche Fehler du vermeiden solltest.
Das Outsourcing-Versprechen: Klingt gut, hat aber seinen Preis
3PL-Dienstleister wie Fiege, Warehousing1 oder Amazon FBA nehmen dir auf dem Papier alles ab: Einlagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand, Retouren. Du konzentrierst dich auf Marketing und Produkt, der Rest läuft. So zumindest das Versprechen.
In der Praxis sieht das oft anders aus. Die Gebührenmodelle von Fulfillment-Dienstleistern sind komplex: Pick-and-Pack-Gebühren, Lagerkosten pro Kubikmeter, Mindestabnahmen, Zuschläge für Sonderverpackungen, Retourenbearbeitung. Was bei 50 Bestellungen am Tag noch überschaubar wirkt, kann bei 200 Bestellungen empfindlich ins Geld gehen.
Typische Kostenfallen beim Outsourcing, die Gründer übersehen:
- Mindestabnahmen und Grundgebühren: Viele Dienstleister verlangen monatliche Mindestumsätze. Erreichst du die nicht, zahlst du trotzdem – und plötzlich kostet dich jede Bestellung das Doppelte.
- Retourenkosten: Bei einer Retourenquote von 20 bis 40 Prozent im Fashion-Bereich summieren sich die Bearbeitungsgebühren schnell auf mehrere tausend Euro im Monat.
- Sonderwünsche kosten extra: Personalisierte Beilagen, Geschenkverpackungen, Flyer oder Produktproben? Jeder Handgriff, der vom Standard abweicht, kostet Aufpreis.
- Versteckte Lagergebühren: Slow Mover, also Produkte, die lange im Regal liegen, werden bei vielen 3PLs mit erhöhten Lagergebühren bestraft. Bei Amazon FBA ist das besonders aggressiv.
- Integrations- und Setup-Kosten: Die Anbindung an dein Shopsystem, WMS-Schnittstellen und Onboarding-Phasen können mehrere Wochen dauern und kosten nicht selten einen vierstelligen Betrag.
Dazu kommt ein Faktor, den viele unterschätzen: die Customer Experience. Wenn dein Fulfillment-Partner die Pakete lieblos zusammenwirft, das falsche Produkt einpackt oder die Lieferzeit schwankt, bekommst du das als Marke auf die Füße. Der Kunde kennt keinen Dienstleister – er kennt nur dich. Negative Bewertungen auf Trustpilot oder Google treffen nicht den 3PL, sondern deinen Shop.
Eigenlogistik: Mehr Aufwand, aber auch mehr Kontrolle
Die Alternative ist, das Fulfillment selbst in die Hand zu nehmen. Das bedeutet: eigene Lagerfläche anmieten, einrichten, Personal einstellen oder selbst anpacken. Der Vorteil liegt auf der Hand – du hast die volle Kontrolle über jeden Schritt, von der Lagerung über die Verpackung bis zum Versand.
Klingt erstmal nach viel Arbeit – und ja, das ist es auch. Aber: Ab einem gewissen Bestellvolumen ist Eigenlogistik nicht nur wirtschaftlicher, sondern gibt dir auch einen echten Wettbewerbsvorteil. Du kannst schneller reagieren, wenn ein Produkt falsch gelagert wurde. Du kannst handgeschriebene Dankeskärtchen beilegen, saisonale Beilagen einfügen oder A/B-Tests mit verschiedenen Verpackungen fahren. All das sind Dinge, die bei einem externen Dienstleister entweder nicht möglich oder mit heftigen Aufpreisen verbunden sind.
Ein weiterer Vorteil, der oft untergeht: Daten und Lerneffekte. Wenn du dein Fulfillment selbst betreibst, entwickelst du ein tiefes Verständnis für deine eigene Logistik. Du erkennst Muster – welche Produkte oft zusammen bestellt werden, welche Verpackungsgröße am effizientesten ist, wo Fehlerquellen liegen. Dieses Wissen ist Gold wert, wenn du später doch skalieren oder Teile auslagern willst.
Outsourcing vs. Eigenlogistik: Der direkte Vergleich
Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Faktoren gegenübergestellt:
| Faktor | 3PL / Outsourcing | Eigenlogistik |
|---|---|---|
| Startkosten | Niedrig – kein Lager, keine Ausstattung nötig | Mittel bis hoch – Miete, Regale, Equipment |
| Laufende Kosten | Variabel, steigen mit Bestellvolumen | Fixkosten + geringe variable Kosten |
| Kontrolle über Qualität | Gering – abhängig vom Dienstleister | Hoch – du bestimmst jeden Handgriff |
| Skalierbarkeit | Schnell skalierbar (Kapazität des 3PL) | Begrenzt durch eigene Fläche und Personal |
| Flexibilität | Eingeschränkt – Änderungen brauchen Absprache | Sofort umsetzbar |
| Branding & Unboxing | Standardisiert, Extras kosten Aufpreis | Voll individualisierbar |
| Retourenmanagement | Wird übernommen, aber mit Gebühren | Volle Kontrolle, direkte Qualitätsprüfung |
| Zeitaufwand | Gering – Fokus auf Kerngeschäft | Hoch – Lager muss betreut werden |
| Ideal für | Frühphase, wenig SKUs, schnelles Testing | Etablierte Brands, hohe Qualitätsansprüche |
Die Rechnung, die wirklich zählt
Viele Gründer machen den Fehler, Outsourcing und Eigenlogistik nur anhand der monatlichen Kosten zu vergleichen. Aber die entscheidende Frage ist eine andere: Was kostet dich der Kontrollverlust? Und was kostet es dich, wenn ein Fulfillment-Fehler zu einer negativen Rezension führt?
Ein konkretes Rechenbeispiel: Ein durchschnittlicher 3PL-Dienstleister berechnet pro Pick-and-Pack-Vorgang zwischen 1,50 und 3,50 Euro – je nach Komplexität. Dazu kommen Lagerkosten von rund 15 bis 30 Euro pro Palette und Monat, plus Versandabwicklung und Retourenbearbeitung. Bei 3.000 Bestellungen im Monat landest du schnell bei 7.000 bis 13.000 Euro – nur für Fulfillment. Und das ohne Sonderwünsche.
Dem gegenüber stehen die Kosten für ein eigenes Lager: Eine Halle mit 200 bis 400 Quadratmetern kostet je nach Region zwischen 1.000 und 3.000 Euro Miete im Monat. Ein bis zwei Lagermitarbeiter auf Minijob- oder Teilzeitbasis schlagen mit 1.500 bis 4.000 Euro zu Buche. Dazu kommen Verpackungsmaterial, Versandkonditionen (die du als Versender direkt mit DHL, DPD oder GLS oft günstiger verhandelst als über einen 3PL) und die einmalige Lagereinrichtung. In Summe liegst du ab einem gewissen Volumen deutlich unter den 3PL-Kosten – und behältst die Kontrolle.
Das eigene Lager einrichten: Worauf es wirklich ankommt
Wer sich für Eigenlogistik entscheidet, steht vor der nächsten Herausforderung: Wie richte ich mein Lager so ein, dass es effizient funktioniert und mit dem Business mitwachsen kann? Viele Gründer machen den Fehler, einfach ein paar Regale aus dem Baumarkt zu kaufen und loszulegen. Das funktioniert bei zehn Bestellungen am Tag – bei hundert nicht mehr.
Der wichtigste Faktor ist die Regalstruktur. Ohne ein durchdachtes Regalsystem verschwendest du Fläche, verlierst den Überblick und die Kommissionierung dauert doppelt so lang. Für die meisten E-Commerce-Unternehmen, die palettierte Ware vom Hersteller oder Großhändler erhalten, sind stabile Palettenregale die Basis einer professionellen Lagereinrichtung. Sie bieten hohe Tragkraft, lassen sich modular erweitern und ermöglichen eine saubere Trennung von Warengruppen.
Das Prinzip ist simpel: Statt alles auf dem Boden zu stapeln und bei jeder Bestellung umzuräumen, nutzt du den vertikalen Raum – und sparst damit massiv Fläche. Anbieter wie Master Regale bieten modulare Systeme an, die sich mit Erweiterungsmodulen Schritt für Schritt ausbauen lassen, wenn das Bestellvolumen steigt. So investierst du nicht sofort in eine Vollausstattung, sondern wächst mit deinem Bedarf – und kannst vorab eine kostenlose Fachberatung zur Lagerplanung nutzen.
Checkliste: So richtest du dein erstes Lager professionell ein:
- Lagerlayout planen: Trenne Wareneingang, Lagerzone, Kommissionierung und Versandbereich räumlich voneinander. Auch in kleinen Hallen spart das enorm Zeit.
- Regalsystem auf Wachstum auslegen: Wähle modulare Palettenregale, die sich mit Erweiterungsmodulen ausbauen lassen, wenn dein Sortiment wächst. So investierst du nicht sofort in eine Vollausstattung.
- Sicherheitsvorschriften beachten: In Deutschland müssen Palettenregale nach DIN EN 15635 betrieben werden. Das betrifft Bodenverankerung, Belastungsschilder und jährliche Regalprüfungen. Klingt bürokratisch, schützt dich aber vor teuren Unfällen und Haftungsansprüchen.
- Packtisch und Versandstation: Ein ergonomischer Packtisch mit Rollenhalter, Klebebandspender und Waage beschleunigt den Versandprozess enorm. Klingt banal, spart aber bei 100+ Paketen am Tag Stunden.
- Barcode- oder Scannersystem einführen: Selbst mit einem günstigen Barcode-Scanner und einer einfachen WMS-Software (z. B. ShipHero, Ordoro oder das kostenlose Odoo) reduzierst du Fehlerquoten beim Picken dramatisch.
- Versandkonditionen direkt verhandeln: Ab rund 300 Paketen im Monat kannst du mit DHL, DPD oder GLS Geschäftskundenkonditionen verhandeln. Die Ersparnis gegenüber Standardpreisen beträgt oft 30 bis 50 Prozent.
Ab wann lohnt sich der Wechsel?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht – aber es gibt Richtwerte, an denen du dich orientieren kannst. Wer unter 1.000 Bestellungen pro Monat liegt und ein überschaubares Sortiment mit wenig SKUs hat, fährt mit einem 3PL-Dienstleister in der Regel günstiger. Der Verwaltungsaufwand für ein eigenes Lager steht dann in keinem Verhältnis zum Nutzen.
Ab 2.000 bis 3.000 Bestellungen im Monat kippt die Rechnung häufig. Dann sind die monatlichen Fulfillment-Gebühren so hoch, dass eine eigene Lagerfläche inklusive Ausstattung und Personal wirtschaftlicher wird. Besonders wenn du Produkte hast, die spezielle Lagerung oder Verpackung erfordern, wird Eigenlogistik schnell zum Gamechanger.
Das hybride Modell als Mittelweg: Immer mehr Unternehmen fahren zweigleisig. Standardprodukte laufen über einen 3PL-Dienstleister, während Sonderaktionen, limitierte Editionen oder besonders empfindliche Produkte aus dem eigenen Lager verschickt werden. So kombinierst du Skalierbarkeit mit Kontrolle – und hast eine Fallback-Lösung, wenn einer der beiden Kanäle mal hakt.
Tipp: Bevor du kündigst oder wechselst, fahre einen Paralleltest. Betreibe dein eigenes Lager für einen Teil deiner Bestellungen über zwei bis drei Monate, während der 3PL den Rest abwickelt. So bekommst du belastbare Zahlen, ohne ein Risiko einzugehen.
5 Fehler, die Gründer bei der Fulfillment-Entscheidung machen
- Nur auf den Preis schauen: Der günstigste 3PL ist nicht automatisch der beste. Liefergeschwindigkeit, Fehlerquote und Kundenservice sind langfristig wichtiger als ein paar Cent pro Paket.
- Zu früh ein eigenes Lager mieten: Wer mit 200 Bestellungen im Monat schon eine 500-Quadratmeter-Halle anmietet, verbrennt Geld. Starte klein und wachse mit deinem Bedarf.
- Keine Prozesse dokumentieren: Egal ob Eigenlogistik oder Outsourcing – ohne dokumentierte Abläufe für Wareneingang, Kommissionierung und Retouren entsteht Chaos. Erstelle SOPs (Standard Operating Procedures) vom ersten Tag an.
- Retourenquote ignorieren: Die Rücksendequote beeinflusst die Fulfillment-Kosten massiv. Wer sie nicht in die Kalkulation einbezieht, rechnet sich arm.
- Verträge nicht genau lesen: Viele 3PL-Verträge enthalten lange Kündigungsfristen, Mindestlaufzeiten und Preisanpassungsklauseln. Lies das Kleingedruckte, bevor du unterschreibst.
Unser Fazit: Rechne nicht nur in Euro – rechne in Kontrolle
Die Fulfillment-Entscheidung ist keine reine Kostenfrage. Es geht um Kontrolle, Geschwindigkeit und Markenwahrnehmung. Outsourcing kann der richtige Schritt sein – besonders am Anfang, wenn jede Stunde zählt und das Budget knapp ist. Aber wer langfristig eine starke Brand aufbauen will, sollte sich früh mit der Frage beschäftigen, ob die eigenen vier Lagerwände nicht die bessere Investition sind.
Denn am Ende gilt: Dein Fulfillment ist kein Backoffice-Prozess, der irgendwo im Hintergrund läuft. Es ist der letzte Touchpoint vor dem Kunden und damit einer der wichtigsten. Wer das versteht, trifft die richtige Entscheidung. Egal, ob mit eigenem Lager oder ohne.
