Kommt ein Barcamp ganz ohne Finanzsponsoring aus? Geht das? Sponsoring kann man in zwei Arten unterteilen: Sachsponsoring und Finanzsponsoring. Beim Finanzsponsoring werden Geldbeträge von A nach B überwiesen. Beim Sachsponsoring werden keine Finanzmittel zur Verfügung gestellt, sondern rein sachliche Mittel (wie zB Räume, Getränke, Beamer, usw.).
Die beiden größten Kostenblöcke bei einem Barcamp sind Raum- und Catering-Kosten. Die Raumkosten werden über Sachsponsoring abgedeckt, indem ein Unternehmen bzw. allg. gesprochen eine Organisation seine Räume zur Verfügung stellt, um das Barcamp zu stemmen. An dieser Stelle fließt jedoch auf den ersten Block kein Geld von A nach B, da es sich bei Raumkosten idR in solchen Fällen um sog. „Schattenkosten“ bzw. kalkulatorische Kosten handelt. Aber, ohne Money geht es nicht. Damit sind nämlich auch echte Kosten wie Reinigungskosten oder Kosten fürs Sicherheitspersonal verbunden, da es sich meistens um externe Leistungen handelt. Diese Kosten trägt der Raumsponsor idR selbst, insofern nichts anderes vereinbart wurde. Und nicht zu vergessen die Mitarbeiter des Raumsponsors, die für Wochenendarbeit einen Anspruch auf Zusatzentgelte haben. Selbstverständlich zählt dazu auch die nicht produktivierbare Arbeitszeit in der Vorbereitungsphase, das Barcamp mit den externen Orgaleuten zusammen zu planen. Es kann auch passieren, dass man eigens eine Versicherung abschließen muss, was natürlich ebenso über zu bezahlenden Prämien zu erfolgen hat (finanziert durch einen externen Finanzsponsor). Wie man sieht, geht es also nicht ohne Finanzsponsoring, wenn auch größtenteils indirekt über den Raumsponsor selbst. Was ist aber mit direktem Finanzsponsoring?
Beim Catering sieht es dann meistens schon etwas anders aus. Barcamps sind Veranstaltungen, die am Wochenende stattfinden. Selbst wenn der Raumsponsor über eine eigene Kantine verfügen würde, müsste diese am Wochenende eigens öffnen. Da die Kantinen idR von externen Dienstleistern betrieben werden -kenne keine große Firma mehr, wo dem nicht so wäre-, fallen Kosten fürs Personal, Essen und Getränke an. Der Raumsponsor kann diese Kosten mittragen, muss aber nicht. Hier bietet sich also ein Zuschuss durch anderweitige Sponsoren an. Liege wohl nicht falsch, wenn man mit Kosten von 50-100 Euro aufwärts pro Person rechnet. Für Getränke zwischendurch kann ein Sachsponsor wie Walthers oder Sonntagmorgen helfen, den Finanzbedarf zu senken.
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Hin und wieder hatten wir auch am Freitag Eröffnungsparties, die in einer externen Location stattfanden und ein Teil der Getränkekosten (manchmal auch das Essen) wurde bezuschusst. Auch durch externe Sponsoren.
Traditionell gesehen hatten wir auf den meisten Barcamps T-Shirts verschenkt, die wir meistens über Spreadshirt haben produzieren und liefern lassen. Das kostet um die 1.000-2.000 Euro, je nach Anzahl und Qualität der Shirts. Und muss natürlich bezahlt werden.
So kommt man schnell auf Summen, die sich auf rund 2.000-10.000 Euro belaufen, was das Finanzsponsoring angeht. Beim Sachsponsoring kommt man mind. auf die gleichen Summen, kalkulatorisch dürfte das aber stets höher liegen, wenn ich mal tippen darf.
Fassen wir zusammen soweit, wo man um Finanzsponsoring herumkommt:
– wenn der Raumsponsor die Kosten für Reinigung und Sicherheit selbst trägt
– Versicherungsschutz ist ein Sonderfall und muss uU separat abgeschlossen werden
– wenn keine Kantine vorhanden
– Eröffnungsparty wird durch die Leute selbst getragen (Kneipe, Bar…)
– T-Shirts entwerfen und Teilnehmer selbst welche bestellen lassen
Konkretes Beispiel FilmCamp (in Berlin bei der Firma Magix):
So wie es momentan aussieht, benötigen wir keine Finanzsponsoren. Eine Kantine haben wir nicht, die Lage ist in Berlin-Mitte, wo die Teilnehmer oW im Handumdrehen was zu Futtern bekommen können, und das auch zu sehr günstigen Preisen (Berlin halt). Für Getränke zwischendurch hat sich Kirstin auch hier bereit erklärt, Saftboxen zu sponsorn. Kaffee ist noch ein offenes Thema. Die Eröffnungsparty wird wohl beim Raumsponsor stattfinden, der die Kosten tragen wird. Alternativ hätten wir an einer anderen Location was machen können, aber in dem Fall können die Teilnehmer selbst für ihre Kosten aufkommen. T-Shirts werden wir entwerfen, aber die Teilnehmer müssen die Shirts selbst bestellen und auch bezahlen (wohl um die 15-20 Euro, wenn Spreadshirt was verdienen möchte, sonst nur Selbskosten und Versand). Am Samstag Abend haben wir einen echten Kinoevent bei einem lokalen Kino um die Ecke im Auge. Auch da werden wir schauen, dass die Teilnehmer die 5-10 Euro selbst tragen. So bewegt sich der potentielle Finanzaufwand, der durch externe Finanzsponsoren zu tragen wäre, in einem sehr flachen Korridor.
Ich hoffe, dass ich nix Wesentliches vergessen habe. Soll als Info für andere Orgas dienen, die sich ebenfalls eines Tages mit dem Gedanken tragen, ein Event zu organisieren und wissen wollen, welche Kosten wo anfallen und wie man diese steuern kann.
