fileee box im Test: Nie mehr abheften, Aktenordner adé?

Das papierlose Büro – irgendwo zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Wunsch, weil es bequem, platzsparend und flexibel ist, seine Unterlagen überall in der Cloud parat zu haben. Wirklichkeit, weil alle bisherigen Lösungen doch immer wieder an Grenzen stoßen, zumeist juristische. Das Start-up fileee möchte mit seiner Scan-App das papierlose Büro ermöglichen – und liefert mit der fileee box nun auch den passenden Scanner dazu. Wir haben das getestet.

Fileee ist 2011 gestartet und versucht seither, das Chaos auf dem Schreibtisch zu sortieren. Mit der Scan-App, die dem bekannten Scanbot in nur wenig nachsteht, kann man seine Dokumente einscannen, zum PDF formatieren, verschlagworten, benennen, Erinnerungen setzen und sie ablegen. Fileee legt dabei insbesondere durch die Nachbearbeitung der eingescannten Dokumente ein Level an Qualität vor, das erst mal erreicht werden muss.

Der eigentliche Vorteil bei fileee liegt aber in der Texterkennung. Egal ob Original-PDF oder eingescannter Zeitungsartikel: Die App erkennt sämtliche Schriften und macht sie für mich durchsuchbar. Dadurch ist es ein leichtes, Dokumente auch noch längerer Zeit wiederzufinden. Hier und da stolpert fileee in der App und am Desktop über kleine Schwächen wie Übersetzungsfehler oder Darstellungsprobleme. Die Sortierung wirkt etwa bisweilen etwas unübersichtlich. Hat man sich daran gewöhnt, kommt man gut aus.

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fileee box: Aktenordner adé?

Nun kommt fileee mit einer neuen Idee daher: Der fileee box. Die soll den Aktenordner ablösen, das Scannen erleichtern und die Nutzer noch mehr an das Unternehmen binden. Im Grunde besteht das Prinzip aus ein paar Stücken Pappe, ein paar Kabeln, Magneten und einer Lichtinstallation. Einmal aufgeklappt, finden sich die Magneten und bauen sich fast wie von selbst auf. Falls man es doch nicht alleine hinbekommt, hilft die wirklich schöne Bedienungsanleitung.

Am oberen Rand des Scan-Aufsatzes findet sich nun ein Loch, durch das man mit dem perfekten Abstand das Dokument scannen können soll. Es wird dabei mit der Lichtinstallation im Inneren der Box belichtet. Ob ich das selbe Ergebnis auch per Hand hinbekomme? Ja, sicher. Einfacher – gerade bei großen Mengen Papier, die ich in möglichst wenig Zeit einscannen möchte – geht es aber dann doch mit dem Aufsatz.

Das fertig eingescannte Dokument lege ich in der App dann ab. Zusätzlich kann ich das Original in die fileee box legen. Fileee verspricht nun, sich merken zu können, wo das Papier liegt (sofern ich die Reihenfolge nicht durcheinander bringe). Mit einem Farbystem am Rand der Box soll ich schnell jedes Dokument wiederfinden. Ist die Box voll, kommt sie ins Regal und eine neue muss her – wie beim Aktenordner.

fileee box: Verarbeitung schwach

Leider hat fileee bei der Box und dem Scan-Aufsatz ein bisschen an Qualität vermissen lassen. Die Konstruktion aus glänzender schwarzer Pappe ist zwar leicht, günstig und einfach – hat aber seine natürlichen Schwächen, die da zum Beispiel Wasser, Fettfinger oder Knicke wären. Gerade wer die Box mitnehmen will, muss hier aufpassen. Zudem fallen die Magneten, die die Box zusammenhalten sollen, reihenweise ab. Nun darf man nicht vergessen, dass wir einen der letzten Prototypen für diesen Test zugeschickt bekommen haben – wie das finale Produkte, sofern es denn produziert wird, dann aussieht, können wir natürlich nicht sagen.

Die Box und das Farbsystem sind zwar nett. Leider konnten wir die Symbiose mit der App aber noch nicht testen, da es – wie gesagt – noch kein fertiges Produkt gibt. Mal ganz davon abgesehen bezweifle ich aber auch, dass sich das durchsetzt. Die Menschen – mich eingeschlossen – nutzen seit zig Jahren Aktenordner. Und die Menschen – mich ebenfalls eingeschlossen – sind faul, was Umgewöhnung angeht. Fileee möchte die Box als neues Ablagesystem etablieren, natürlich mit dem Hintergedanken, dass man sich alle paar Monate eine neue Box kaufen muss, die man dann per Strichcode benennen und im Abstellraum wiederfinden kann. In meinen Augen sehr gewagt und nicht der wirkliche Vorteil zum Ordner. Zumal ich dort, wenn ich ein halbwegs solides Ordnungssystem habe, auch relativ fix alle gesuchten Sachen finde.

Vergiss die Box, nimm den Scanner

Entsprechend würde ich mich als potentieller Kunde sowie Freund der Idee eines papierlosen Büros, nur dafür aussprechen, die Scanner-App inkl. des Aufsatzes zu nutzen. Die Investitionskosten von 34 Euro halten sich für Poweruser noch in Grenzen. Die Box kostet 20 Euro, was ich zu viel finde. Wer viel per Smartphone scannt wird die Vorteile schnell erkennen: Immer perfekter Abstand, perfektes Licht, perfekter Smartphone-Halt. Papier drunter, rausnehmen, nächstes. Auf Dauer holt man damit viel Zeit rein. Dafür sollte fileee aber noch an der Qualität schrauben – dann bin ich überzeugt. Zumindest vom Aufsatz.

→ Hier findest du noch den Weg vom fileee-Prototyp zum finalen Produkt in einer tollen Bildergalerie!

Wie findest du die Ideen? Was hältst du vom papierlosen Büro? Schreib es mir in die Kommentare unten, ich bin gespannt!