Digitales Testbericht

fileee box im Test: Nie mehr abheften, Aktenordner adé?

fileee box
geschrieben von Tobias Gillen

Das papierlose Büro – irgendwo zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Wunsch, weil es bequem, platzsparend und flexibel ist, seine Unterlagen überall in der Cloud parat zu haben. Wirklichkeit, weil alle bisherigen Lösungen doch immer wieder an Grenzen stoßen, zumeist juristische. Das Start-up fileee möchte mit seiner Scan-App das papierlose Büro ermöglichen – und liefert mit der fileee box nun auch den passenden Scanner dazu. Wir haben das getestet.

Fileee ist 2011 gestartet und versucht seither, das Chaos auf dem Schreibtisch zu sortieren. Mit der Scan-App, die dem bekannten Scanbot in nur wenig nachsteht, kann man seine Dokumente einscannen, zum PDF formatieren, verschlagworten, benennen, Erinnerungen setzen und sie ablegen. Fileee legt dabei insbesondere durch die Nachbearbeitung der eingescannten Dokumente ein Level an Qualität vor, das erst mal erreicht werden muss.

Der eigentliche Vorteil bei fileee liegt aber in der Texterkennung. Egal ob Original-PDF oder eingescannter Zeitungsartikel: Die App erkennt sämtliche Schriften und macht sie für mich durchsuchbar. Dadurch ist es ein leichtes, Dokumente auch noch längerer Zeit wiederzufinden. Hier und da stolpert fileee in der App und am Desktop über kleine Schwächen wie Übersetzungsfehler oder Darstellungsprobleme. Die Sortierung wirkt etwa bisweilen etwas unübersichtlich. Hat man sich daran gewöhnt, kommt man gut aus.

fileee box: Aktenordner adé?

Nun kommt fileee mit einer neuen Idee daher: Der fileee box. Die soll den Aktenordner ablösen, das Scannen erleichtern und die Nutzer noch mehr an das Unternehmen binden. Im Grunde besteht das Prinzip aus ein paar Stücken Pappe, ein paar Kabeln, Magneten und einer Lichtinstallation. Einmal aufgeklappt, finden sich die Magneten und bauen sich fast wie von selbst auf. Falls man es doch nicht alleine hinbekommt, hilft die wirklich schöne Bedienungsanleitung.

Am oberen Rand des Scan-Aufsatzes findet sich nun ein Loch, durch das man mit dem perfekten Abstand das Dokument scannen können soll. Es wird dabei mit der Lichtinstallation im Inneren der Box belichtet. Ob ich das selbe Ergebnis auch per Hand hinbekomme? Ja, sicher. Einfacher – gerade bei großen Mengen Papier, die ich in möglichst wenig Zeit einscannen möchte – geht es aber dann doch mit dem Aufsatz.

Das fertig eingescannte Dokument lege ich in der App dann ab. Zusätzlich kann ich das Original in die fileee box legen. Fileee verspricht nun, sich merken zu können, wo das Papier liegt (sofern ich die Reihenfolge nicht durcheinander bringe). Mit einem Farbystem am Rand der Box soll ich schnell jedes Dokument wiederfinden. Ist die Box voll, kommt sie ins Regal und eine neue muss her – wie beim Aktenordner.

fileee box: Verarbeitung schwach

Leider hat fileee bei der Box und dem Scan-Aufsatz ein bisschen an Qualität vermissen lassen. Die Konstruktion aus glänzender schwarzer Pappe ist zwar leicht, günstig und einfach – hat aber seine natürlichen Schwächen, die da zum Beispiel Wasser, Fettfinger oder Knicke wären. Gerade wer die Box mitnehmen will, muss hier aufpassen. Zudem fallen die Magneten, die die Box zusammenhalten sollen, reihenweise ab. Nun darf man nicht vergessen, dass wir einen der letzten Prototypen für diesen Test zugeschickt bekommen haben – wie das finale Produkte, sofern es denn produziert wird, dann aussieht, können wir natürlich nicht sagen.

Die Box und das Farbsystem sind zwar nett. Leider konnten wir die Symbiose mit der App aber noch nicht testen, da es – wie gesagt – noch kein fertiges Produkt gibt. Mal ganz davon abgesehen bezweifle ich aber auch, dass sich das durchsetzt. Die Menschen – mich eingeschlossen – nutzen seit zig Jahren Aktenordner. Und die Menschen – mich ebenfalls eingeschlossen – sind faul, was Umgewöhnung angeht. Fileee möchte die Box als neues Ablagesystem etablieren, natürlich mit dem Hintergedanken, dass man sich alle paar Monate eine neue Box kaufen muss, die man dann per Strichcode benennen und im Abstellraum wiederfinden kann. In meinen Augen sehr gewagt und nicht der wirkliche Vorteil zum Ordner. Zumal ich dort, wenn ich ein halbwegs solides Ordnungssystem habe, auch relativ fix alle gesuchten Sachen finde.

Vergiss die Box, nimm den Scanner

Entsprechend würde ich mich als potentieller Kunde sowie Freund der Idee eines papierlosen Büros, nur dafür aussprechen, die Scanner-App inkl. des Aufsatzes zu nutzen. Die Investitionskosten von 34 Euro halten sich für Poweruser noch in Grenzen. Die Box kostet 20 Euro, was ich zu viel finde. Wer viel per Smartphone scannt wird die Vorteile schnell erkennen: Immer perfekter Abstand, perfektes Licht, perfekter Smartphone-Halt. Papier drunter, rausnehmen, nächstes. Auf Dauer holt man damit viel Zeit rein. Dafür sollte fileee aber noch an der Qualität schrauben – dann bin ich überzeugt. Zumindest vom Aufsatz.

→ Hier findest du noch den Weg vom fileee-Prototyp zum finalen Produkt in einer tollen Bildergalerie!

Wie findest du die Ideen? Was hältst du vom papierlosen Büro? Schreib es mir in die Kommentare unten, ich bin gespannt!


Vernetze dich mit uns!

Like uns auf Facebook oder folge uns bei Twitter


Über den Autor

Tobias Gillen

Tobias Gillen ist seit August 2014 Chefredakteur und seit Mai 2015 Geschäftsführer von BASIC thinking. Erreichen kann man ihn immer per E-Mail oder in den Netzwerken.

18 Kommentare

  • So eine Box würde ich auch gerne nehmen.
    … wenn ich eine Softwarelösung hätte, die ich auf meinem Homeserver laufen lassen kann, die zumindest befriedigend gut zu bedienen ist und unter Windows, Linux und Android gleichermaßen verwendet werden kann. Also doch Aktenordner…

    • ja wenn der Hund nicht ge…
      hier geht es um ein rundum-Produkt/Paket, welches aus og. Hardware und der App besteht.
      Unabhängig davon ist diese pseudo-Sicherheit mit homeserver (NAS o.e.) nicht mehr auszuhalten, ist zwischenzeitlich so schlimm wie Linux und iOS. Hierfür ist jeweils entsprechende Kenntnis von Nöten, alles andere ist irreal.
      Kommen wir aber nochmals zurück zu o.g. Produkt, selbst wenn es dies für einen Homeserver geben würde, wäre die nächste Ausrede der Preis.

      • Kommt spät, aber der Vollständigkeit halber:

        -> hier geht es um ein rundum-Produkt/Paket, welches aus og. Hardware und der App besteht.
        Gut beobachtet. Und das finde ich schade, weil ich die Hardware von der Idee her zumindest interessant finde.

        -> Unabhängig davon ist diese pseudo-Sicherheit mit homeserver (NAS o.e.) nicht mehr auszuhalten, ist zwischenzeitlich so schlimm wie Linux und iOS. Hierfür ist jeweils entsprechende Kenntnis von Nöten, alles andere ist irreal.
        Die Praxis, vertrauliche private Dokumente nicht gedankenlos über Apps und Browser kreuz und quer durchs Internet zu schicken, als „pseudo-Sicherheit“ zu bezeichnen, disqualifiziert dich meiner Meinung nach für jede sinnvolle Diskussion.

        -> Kommen wir aber nochmals zurück zu o.g. Produkt, selbst wenn es dies für einen Homeserver geben würde, wäre die nächste Ausrede der Preis.
        Ausrede? Ich verstehe nicht, warum der Preis eine Ausrede sein soll. Der Preis ist immer ein Argument, manchmal positiv, manchmal negativ. Darüber habe ich mir hier noch keine Gedanken gemacht, weil das „rundum-Produkt“ mit meiner „pseudo-Sicherheit“ leider nicht kompatibel ist.

  • „Was für eine kompletter Bullshit“ war mein erster Gedanke, beim anschauen des Videos.

    Die Kernidee ist ja nicht schlecht, aber die Verarbeitung ist offenbar lächerlich. Das kann ich mir mit etwas Pappe und nem Pritt-Stift auch schnell selbst bauen. Und genau so sieht es auch aus. Da muss Fileee noch reichlich nachbessern.

    Ich scanne dann einfach weiterhin nur mit dem Smartphone und brauche keinen Pappkarton dafür.

    • Einzig die Lichtinstallation ist etwas aufwändiger, aber ja, die Verarbeitung ist noch mangelhaft. Ich bin aber sicher, dass fileee da nachbessern wird.

      • Also ich habe einen weißen Schreibtisch mit guter Ausleuchtung. Notfalls lege ich einen schwarzen Photokarton unter (Kosten ca 50 Cent) und meine Scan App (Scanable oder Scanbot) macht mit dem Setup tadellose Scans, die dann sofort in meiner Buchhaltungssoftware landen.

        In der Box sehe ich absolut keinen Vorteil gegenüber einem Ordner.

        • Dabei ist doch die Box der eigentliche Clou. Ich finde das genial von der Idee her, wer hat denn noch Bock heutzutage Ordner zu durchsuchen. Und du kannst mir nicht erzählen das würde schnell bei dir gehen. Schon alleine das einheften dauert zu lange und wenn ich ein Dokument von vor einem Jahr wiederfinden möchte im Ordner „Rechnungen“….. nene, also ich bin überzeugt.

          • Auf meine Ordnerstruktur lasse ich nichts kommen, die Rechnung finde ich sicher genauso schnell in meinem System. Aber da hat ja jeder ein anderes. 😉

          • Und die Box drückst Du dann Deinem Steuerberater in die Hand? Und dann? Wie gesagt finde ich die Grundidee ja nicht schlehct, aber da muss echt noch mehr Hinrschmalz und Produktqualität rein.

          • Nein, dem Steuerberater schickt man nur noch eine Mail mit den eingescannten Dokumenten. 😀

  • Gorilla Podcast als Stativ mit Kopfhörer Kabel als Auslöser und scanable als App
    Schon seit langem im Einsatz
    Klappt auch bei A3 Plänen

    • …interessant, aber wie man kann mit diesem Setup gute Bilder kriegen, das Gorilla Pad ist doch viel zu wenig hoch um ein Dokument auf dem Tisch im rechten Winkel zu scannen? Dokument an die Wand heften zum Scannen oder wie?

  • Mein erster Gedanke beim Lesen war, verstehe ich das falsch oder ist das einfach Quatsch? „Wozu die Box? Vernichtet sie die Akten danach?“
    Aber eine Lichtumgebung wie bei jedem normalen Scanner zu geben + eine Box/Ordner für 20 Eur? Schlechter Witz.
    Meine Ordnerstruktur ist logisch und ebenso schnell. Klar nicht in 5Sekunden wie am Rechner. Aber in 1min wenn ich den Weg zum Schrank einrechne. Alle paar Jahre fliegen alte Dokumente in den Schredder, wichtiges behalte ich und ganz wichtiges was auch mobil erreichbar sein sollte scanne ich einmal kurz ein. Lässt sich aber an zwei Händen abzählen.
    Danke für die Vorstellung des Produkts. Nix für mich 🙂

  • Die Idee an sich ist ganz gut, aber wie hier auch schon so viele geäußert haben, noch stark ausbaufähig. Ich bin auch eher für meine Old School Aktenordner :)! Da ich auch beschriftete Trennblätter zwischenhefte, weiß ich auch genau, wo was zu finden ist. Und meist hat man ja auch nur einzelne Seiten abzuheften, was jetzt auch nicht Unmengen an Zeit frisst 🙂

  • Wenn ich an unser „kreatives Ablagesystem“ im HomeOffice denke… Ich gehöre definitiv zu der Zielgruppe dieser Installation! In einem anderen Video (https://youtu.be/jZrfx1W5mdE) kann man auch die Schnelligkeit des Scans bei der Kontruktion bewundern. Dazu OCR mit dem Auslesen von Absender und Co. zusammen mit einem runden Tagging für diese Dinge? Ich werde zugreifen, sobald ich kann.

  • OK, viele Kommentare drehen sich um die Box und die Papierablage, aber die ist sekundär. Jetzt wird hier in zwei Videos, ja, was genau, gezeigt? Eigentlich nichts!
    Ich will sehen, wie gescannt wird, wie ein Scan aussieht (Schärfe, Belichtung etc.), aber nichts passiert. Bin ich auf der falschen Seite oder gibt es überhaupt kein Video mit einem Test? Es muss ja nicht die fileee-Scanner-App sein, eine andere würde es auch tun.
    Dafür ein Zwei-Minuten-Video über das Auspacken von einem Stapel Pappe; irgendwie scheint das Mode zu sein. Ich möchte aber Ergebnisse sehen. Warum wird nicht gezeigt, wie ein Scan abläuft? Das ist doch das, was der Anwender als erstes machen muss, aber da kommt – NICHTS! Schade.

Kommentieren