Ordner türmen sich, wichtige Dokumente gehen in Papierstapeln unter und der eigene Monitor ist mit unzähligen Post-its geschmückt: Das papierlose Büro steht für mehr Ordnung, Struktur und Effizienz. Und gleichzeitig schont es unsere natürlichen Ressourcen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die Barrieren in deinem Unternehmen überwindest und dir die Umstellung gelingt.
Wäre ein papierloses Büro nicht endlich angebracht und schlicht notwendig? Statt in Aktenordner zu wühlen einfach die Suchfunktion eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) nutzen und schnell das gesuchte Dokument finden?
Für viele Mitarbeiter von Unternehmen klingt das wie ein frommer Wunsch, der nicht gehört wird. Denn leider hindern viele geschriebene und ungeschriebene Regeln – auch eine halbherzige Umsetzung – intern den Umstieg ins papierlose Büro.
Wenn der Workflow nicht optimal an die internen Voraussetzungen angepasst ist, herrscht statt Produktivität eher Frust vor. Wenn dann noch die Software streikt, verfallen einige Mitarbeiter in alte Verhaltensmuster und richten sich kleine Archive von Notizzetteln an, statt das digitale Unternehmen voranzutreiben.
Die Vorteile eines papierlosen Büros
Du benötigst weniger Platz und senkst deine Fixkosten
Die Rechnung ist einleuchtend: Weniger Platz für Papier führt zu einer Einsparung an Bürofläche. Und diese lässt sich ganz exakt in Zahlen bemessen. Du sparst also Monat für Monat mit einem papierlosen Büro fixe Kosten.
Du steigerst deine Konzentrationsfähigkeit und arbeitest produktiver
Wird dein Schreibtisch mit Papierstapeln umzäunt, wirst du permanent an unerledigte Projekte erinnert. Diesen Stresspegel kannst du kontinuierlich dank eines papierlosen Büros runterfahren und dich besser auf deine aktuellen Arbeiten konzentrieren.
Dies hängt direkt mit einem weiteren Vorteil zusammen: Da du dank eines Dokumenten-Management-Systems schneller deine gewünschten Unterlagen aufspürst, benötigst du deutlich weniger Zeit.
Dein Team verbessert die eigenen Arbeitsabläufe
Dein Kollege ist nicht am Platz oder im Urlaub, du benötigst von ihm aber dennoch wichtige Unterlagen? Teammitgliedern können Dokumente freigegeben werden, so dass die hektische Suche nach Verträgen oder Dossiers schlicht entfällt.
Du gehst verantwortlich mit Ressourcen um
Papier verschlingt bei der Herstellung eine Menge Energie. Mit einem Verzicht auf Papier schonst du essenzielle Ressourcen und zeigst mit deinem Unternehmen Verantwortung und Umweltbewusstsein.
So gelingt der Umstieg auf das papierlose Büro
Auch wenn die Argumente für ein papierloses Büro in Unternehmen fast jedem einleuchten, ist die Umsetzung jedoch oft schwierig. Dabei gilt es, strategisch vorzugehen.
1. Identifiziere deine Herausforderungen und Wünsche
Mit einem klugen Umsetzungsplan und einem System, dass den Wünschen deiner Mitarbeiter entspricht, kannst du den Aufwand merklich minimieren.
Stelle dir und deinem Team vorab folgende Fragen:
- Warum wollen wir konkret ein papierloses Büro umsetzen?
- Mit welchen Problemen haben wir aktuell zu kämpfen (Platzmangel, Unordnung, fehlende mobile Nutzung von Dokumenten)?
- Können wir effektiver arbeiten und unsere Arbeitsprozesse automatisieren?
- Woher kommt der Großteil unseres bisherigen Papieraufkommens? Lässt sich dieser digitalisieren?
Führe als zu Beginn eine Art Bestandsaufnahme durch und kommuniziere mit deinen Mitarbeitern, wo Dokumente aufgesetzt und bearbeitet werden. Anhand dieser Ergebnisse lässt sich eine Struktur erkennen, die dir dabei hilft, das für dich passende Dokumenten-Management-Systeme (DMS) zu finden.
2. Prüfe und wähle das richtige Dokumenten-Management-System
Nun geht es um die passende technische Grundlage: Neben dem bereits erwähnten DMS kannst du auch zu Enterprise-Content-Managementsysteme (ECM) oder auch Cloud-Lösungen greifen.
Zwar gibt es einige alternative und kostenfreie Lösungen, doch diese Systeme verfügen einerseits über keine ausreichend gute Suchfunktion. Andererseits lassen sich mit diesen Tools Prozesse nur unzureichend im Team lenken und planen.
Leistungsstarke Dokumenten-Management-Systeme können dank Optical Character Recognition (OCR) Texte in digitalisierten Dokumenten erkennen und sie anschließend mit Schlagworten versehen.
Wenn du dir unsicher bist, welches System deinen Ansprüchen gerecht wird, solltest du dich unbedingt beraten lassen. Das Unternehmen Sentinel ist ein Anbieter für professionelle IT Beratung Hamburg und unterstützt dich dabei umfassend.
3. Nutze die Cloud für moderne Arbeitsplatzmodelle
Steht die Lösung für dein Unternehmen fest, gilt es als nächstes die Frage zu beantworten, wie und wo die Dokumente gespeichert werden sollen.
Eine Wahl könnte eine Private Cloud sein, in der die Daten zu jedem Zeitpunkt abrufbar sind. Die Alternative ist ein Managed-Cloud-Hosting, bei der die benötigten Cloud-Ressourcen entsprechend deines Bedarfs gemietet werden. Einen Zugriff für Mitarbeiter, die im Home-Office arbeiten, solltest du ebenfalls berücksichtigen wie regelmäßige Backups und digitale Archive.
All das bekommst du mit einer Managed-Cloud-Lösung: Damit verbindest du permanenten und kompetenten Service mit einem professionellen Cloud-Hosting.
4. Passe den Workflow im Team an
Steht die technische Infrastruktur, ist nun der letzte und wichtigste Moment gekommen. Denn in der Umsetzung solltest du zunächst konkretisieren, welche Dokumente du auf jeden Fall in gedruckter Form brauchst und wo du im Unternehmen Papier sparen kannst.
Grundvoraussetzung ist ein leistungsfähiger Scanner, der sehr zuverlässig und schnell die jeweiligen Dokumente digitalisiert.
Selbstverständlich gibt es für viele wichtige Dokumente eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Viele Lösungen erstellen revisionssichere Dokumentarchive, die sich nicht verändern lassen. Von den Originalbelegen kannst du dich dann sogar unter Umständen befreien.
Fazit: Das papierlose und digitale Büro lässt sich umsetzen
Technisch ist das papierlose Büro einfach umzusetzen. Planst du und dein Unternehmen zu Beginn eine leistungsfähige Software mit den richtigen Tools und leistungsfähigen Scannern ein, sparst du Geld, Arbeitszeit und schonst die Nerven deines Teams: Vorteile, den dein Unternehmen und auch deine Kunden spüren werden.
