To-do-Listen strukturieren deine Arbeit und geben dir Orientierung. Das gilt jedoch nur, wenn du dabei einige Grundlagen beachtest. Deshalb zeigen wir dir fünf Fehler auf, die du vermeiden solltest, wenn du To-do-Listen nutzen möchtest – und zwar richtig und effizient.
Wir Menschen brauchen Struktur in unserem Leben – das gilt im privaten Bereich ebenso wie auf der Arbeit. Dabei gelingt es einigen von uns, sich selbst zu organisieren. Ein Großteil jedoch benötigt zur Unterstützung einige Tools oder Gedächtnisstützen.
Deshalb führen viele Arbeitnehmer To-do-Listen. Dabei jedoch kommt es häufig zu Fehlern und falschen Erwartungen. Das wiederum führt dann dazu, dass die To-do-Liste ihren eigentlichen Sinn verfehlt. Dann sorgt sie nämlich eher dafür, dass wir ineffizient und unproduktiv arbeiten.
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To-do-Listen nutzen: 5 einfache Fehler, die du vermeiden solltest
Um Lösungen zu finden, müssen wir im ersten Schritt unsere Probleme identifizieren. In diesem Kontext bedeutet das: Wenn du effizient To-do-Listen nutzen möchtest, musst du die richtigen Voraussetzungen schaffen. Genau dafür wollen wir dir fünf simple Tipps verraten.
1. Notiere nicht jede Aufgabe
Viele To-do-Listen scheitern bereits daran, dass sie zu lange sind. Nur weil du eine Aufgabe erledigen musst, musst du sie nicht zwingend aufführen. Achte darauf, nur wirklich wichtige Punkte zu notieren.
Das führt dann dazu, dass du in der Früh nicht vor einer ewig langen Liste sitzt, die dir deine Motivation schon vor Arbeitsbeginn raubt.
2. Setze dir Deadlines
Wenn du effizient To-do-Listen nutzen möchtest, musst du stets darauf achten, dir Deadlines zu setzen. Denn wenn du dir kein konkretes Ziel setzt, hast du auch keinen Anreiz eine Aufgabe zu erledigen.
So gibt es beispielsweise Menschen, die ihre Ziele nur erreichen, wenn sie klare zeitliche Vorgaben erhalten. Gehörst du zu dieser Gruppe, solltest du dir neben jeden einzelnen Punkt eine konkrete Uhrzeit schreiben, zu der du fertig bist.
3. Übernimm dich nicht
Schon im ersten Tipp ist der Punkt der Motivation gefallen. An dieser Stelle setzt auch der dritte Ratschlag an. Dieser lautet: Setze dir machbare Aufgaben. Denn wir alle wissen, dass wir vor zu großen Aufgaben kapitulieren. Damit das nicht passiert, musst du dir Zwischenziele setzen, die dich auf deinem Weg voranbringen.
4. Priorisiere deine Aufgaben
Eine weitere Grundlage für effiziente To-do-Listen sind klare Prioritäten. Dafür kannst du beispielsweise unterschiedliche Farben verwenden oder die Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit mit Deadlines versehen.
Warum das sinnvoll ist? Wir alle werden im Beruf mit Aufgaben konfrontiert, die uns keinen Spaß machen. Genauso neigen viele Menschen dann dazu, diese Aufgaben zuletzt zu erledigen, obwohl sie womöglich wichtig sind.
Genau darin liegt der Fehler: Schiebe unangenehme Aufgaben nicht vor dir her, sondern erledige sie zuerst. Mit der Zeit merkst du zwei Dinge:
- Wenn du die schwierigen Teile deiner Arbeit erledigt hast, fällt dir der Rest leichter.
- Hast du regelmäßig mit unangenehmen Aufgaben zu kämpfen, fallen sie dir mit jeder erfolgreichen Durchführung leichter. So gehen sie dir schneller von der Hand.
5. Sei konkret
Der letzte Tipp, damit du effektiv To-do-Listen nutzen kannst, liegt in der Formulierung deiner Aufgaben. Folge dabei einer einfachen Regel: Fasse dich kurz und konkret! Nur so weißt du, woran du bist.
Anstelle „Steuererklärung erledigen“ solltest du besser formulieren „Belege 2020 vorsortieren“ oder „Rechnungen an Steuerberaterin schicken“. Dabei handelt es sich um konkrete Aussagen. Diese sorgen dann auch dafür, dass du deine Aufgabe nicht verschiebst, weil sie schwer zu greifen oder zu groß erscheint.
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