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Workation planen und umsetzen: So klappt es in Deutschland

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Arbeits- und Freizeit-Phasen müssen auf einer Workation klar getrennt sein. (Foto: Jan Schulze-Siebert)
geschrieben von Jan Schulze-Siebert

Worauf musst du achten, wenn du eine Workation planen und umsetzen willst? Wie gehst du mit Themen wie Anreise, Zeiteinteilung vor Ort, Kostenübernahme und Urlaubsregelung für deine Mitarbeiter um? Darauf liefern wir dir die wichtigsten Fragen und Antworten.

Eine Workation ist die perfekte Work-Life-Balance: Sie verbindet Arbeit und Urlaub und sorgt damit dafür, dass Mitarbeiter eines Teams nicht nur produktiver sind, sondern auch das Leben durch Auszeiten wie im Urlaub genießen können.

Workation klingt nach Abenteuer und Reisen, muss aber nicht zwingend tausende Kilometer weit weg sein. In Artikel zwei der Serie über Workations haben wir die Vorteile für eine Workation in Deutschland beleuchtet. Jetzt gehen wir ins Detail der Planung. Also: Wie kann ich meine Workation planen und durchführen?

Der Ortswechsel bei einer Workation hat vor allem den Vorteil, dass viele Ablenkungen wegfallen und der Fokus neu geschärft wird. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Produktivität deines Teams aus, sondern auch auf den Zusammenhalt innerhalb des Teams.

Durch das Zusammenleben wachsen alle näher zusammen, Berührungsängste werden abgebaut und einfache Arbeitskollegen werden mehr zu Team-Mitgliedern. Wenn du dir diese Vorteile zunutze machen möchtest und selbst eine Workation umsetzen willst, bedarf das im Vorfeld einiger Planung.

Damit du deine nächste Workation ganz einfach stattfinden lassen kannst und auf alles vorbereitet bist, erfährst du in diesem Artikel alles Wichtige, was du zum Thema „Umsetzung einer Workation in Deutschland“ wissen musst.

Workation in Deutschland statt in Thailand

Natürlich kann deine Workation an einem typischen Urlaubsort weit entfernt von Deutschland und vielleicht sogar Europa stattfinden. Und das hat zweifellos auch seine Vorteile, immerhin ist es dort warm und Kultur und Umgebung sind komplett neu.

Nichtsdestotrotz ist das Ausland nicht die einzige Möglichkeit, eine tolle Workation abzuhalten. Denn auch in Deutschland gibt es viele Orte, die dir und deinem Team die nötige Entspannung und das nötige Urlaubsfeeling bieten können.

Je nachdem, was du und dein Team bevorzugen, könnt ihr zum Beispiel an die Ostsee oder in die Berge fahren. Der Vorteil hierbei ist, dass du die Workation im eigenen Heimatland deutlich unkomplizierter und oft auch billiger umsetzen kannst.

Lange, komplizierte Anreisewege inklusive Komplikationen fallen weg. Deine Mitarbeiter können ihren Mobilfunktarif wie gewohnt nutzen und Sprache, Kultur und Währung sind euch vertraut. Das verkürzt auch die Eingewöhnungsphase und ermöglicht euch, schneller herunterzukommen und die Workation zu genießen.

Ich spreche hier aus Erfahrung, denn ich komme gerade selbst aus einer Workation mit meinem Team. Wir haben fünf Tage lang in einer Hütte im Allgäu gewohnt und dort sowohl gearbeitet, als auch die Umgebung erkundet.

Eine Workation in Deutschland ist auf jeden Fall möglich. Jedoch solltest du bei der Umsetzung definitiv ein paar Punkte auf dem Schirm haben, damit der Aufenthalt sowohl für dich als auch für dein Team erholsam und stressfrei wird.

Workation planen und umsetzen: So klappt’s in Deutschland

Noch bevor du dich mit der Planung der Workation auseinander setzt, solltest du dir überlegen, welches Ziel du mit ihr verfolgst und wann der richtige Zeitpunkt für die Umsetzung ist.

Eine Workation dient hauptsächlich dazu, das Teamwork deiner Mitarbeiter zu verbessern und in sie zu investieren. Wenn dein Unternehmen aber aktuell in einer Phase ist, in der du mehr Wert auf die Investitionen legst, die wiederum Einnahmen generieren, dann solltest du die Workation noch nicht durchführen. Denn du wirst in dieser Zeit definitiv nicht das normale Arbeitspensum einer 40-Stunden-Woche durchbringen können.

Du möchtest in deine Mitarbeiter investieren und ihrer Produktivität und Motivation einen Schub verpassen? Dann ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Workation, dass du dir überlegst, welches Reiseziel am sinnvollsten ist.

Folgende Punkte sollten in deine Überlegung und Planung der Workation mit einfließen:

  • Wie viel Geld will ich für Anreise, Unterkunft und Verpflegung ausgeben?
  • Welche Umgebung gibt uns das größte Urlaubsfeeling: Strand, Berge oder doch ganz woanders?
  • Welche Anreisewege sind meine Mitarbeiter und ich bereit in Kauf zu nehmen und welche kann ich ihnen zumuten?
  • Welcher Zeitraum passt für mein Team und mich am besten?
  • Hat die Unterkunft genügend Platz und die nötigen Arbeitsvoraussetzungen – zum Beispiel gutes Wlan?
  • Gibt es genügend Möglichkeiten, außerhalb der Unterkunft die Umgebung zu erkunden und außerdem noch Teambuilding- und Freizeitaktivitäten?

Im Prinzip ist es ein bisschen wie mit der Urlaubsplanung, nur musst du hier den Arbeits-Aspekt noch beachten.

Wichtige Aspekte, auf die du achten solltest

Wenn der Großteil erstmal geplant ist und du weißt, wo und wann die Workation stattfinden soll, kannst du dich ans Feintuning machen und die Tage detaillierter planen.

Achte hierbei unbedingt darauf, dass du neben den Arbeitsphasen auch genügend Entspannungsphasen einbaust. Es bringt dir und deinen Mitarbeitern nichts, wenn ihr am schönsten Urlaubsort seid und dann doch nur drinnen vor dem Laptop sitzt.

Aus eigener Erfahrung ist eine Trennung von Arbeits- und Urlaubstagen am sinnvollsten. Nach der Ankunft solltest du zu Beginn mindestens zwei Tage voller Team-Aktivitäten, Erkundungen und Urlaubszeit einplanen. So lernt sich dein Team gleich am Anfang besser kennen, entwickelt Teamgeist und entspannt sich.

Darauf folgen dann zwei Arbeitstage und die Abreise. Je nachdem wie lang deine Workation ist, kannst du die Verteilung auch anders vornehmen. Die Teambuilding-Aktivitäten an den Anfang der Workation zu legen, ist jedoch am sinnvollsten für alle Beteiligten aus Gründen des Momentums.

Ein kleiner Tipp noch am Schluss: Da ihr euch auch um die Verpflegung kümmern müsst, kläre am besten im Vorfeld ab, ob Nahrungsmittelunverträglichkeiten oder Ähnliches bestehen. Das kannst du dann einplanen und dir zusammen mit den Betroffenen Alternativen überlegen.

Das erspart euch den Stress dann vor Ort eine spontane Lösung finden zu müssen und deine Mitarbeiter merken, dass dir ihr Wohlergehen am Herzen liegt.

Workation planen: Was zahlt die Firma?

Ein ebenfalls vor der Workation zu klärendes Thema ist die Frage, was alles auf Kosten der Firma geht und wie sich die Urlaubsregelung verhält.

Im Grunde kannst du diese Punkte ganz individuell in einem Unternehmen vorgeben und mit deinem Team besprechen. Mögliche Umsetzungen sind diese:

  • Die Firma übernimmt die kompletten Workation-Kosten inklusive Verpflegung.
  • Die Firma übernimmt Anfahrt und Übernachtung, Verpflegung ist pro Person beziehungsweise läuft auf die Kaffeekasse hinaus.
  • Jeder Mitarbeiter ist für Anreise und Verpflegung selbst zuständig. Die Übernachtung wird von der Firma gezahlt und es muss kein Urlaub genommen werden.

Je nachdem wie groß dein Unternehmen ist und welches finanzielle Budget dir zur Verfügung steht, kann eine Workation auf die unterschiedlichsten Arten organisiert werden. Wichtig ist, dass zuvor klar mit dem Team gesprochen wird.

Fazit: Teamwork makes the dream work!

Alles in allem unterscheidet sich die Planung und Umsetzung einer Workation nur teilweise von der Planung eines Urlaubes – der Arbeits-Aspekt macht es aus.

Wenn du hier allerdings mit Weitblick agierst und schon vorher weißt, welche Ausrüstung unbedingt gegeben sein muss und wie du Arbeit und Vergnügen aufteilen möchtest, ist die Umsetzung auf jeden Fall zu schaffen.

Versuche einfach, deine Mitarbeiter in die Planung einzubeziehen. Im Endeffekt fahrt ihr alle zusammen weg und wollt das Beste aus eurer Workation herausholen. Wenn du das beachtest, dann steht einer erfolgreichen Workation nichts mehr im Wege.


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Über den Autor

Jan Schulze-Siebert

an ist Inhaber der Digital Agentur Inboundly. Mit seinem Team lebt er das Remote Arbeiten. Websites erstellen und vermarkten gehört zu ihrem Tagesgeschäft, was sich ideal ortsunabhängig erledigen lässt. Es gibt kein klassisches Büro. Für ihre Projekte, wie beispielsweise Digital Affin und HalloPodcaster stimmen sie sich mit ihren Tools ab und nutzen Workations, um auch offline die Teamkultur zu stärken.

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