Wer die Abwesenheitsnotizen von deutschen Arbeitnehmern vergleicht, findet vermutlich hohe Übereinstimmungen. Das ist zwar durchaus verständlich. Tatsächlich handelt es sich jedoch um verschenktes Potenzial. Wir erklären dir, wie du deine Abwesenheitsnotiz verbesserst.
„Sehr geehrte Damen und Herren. Ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro erreichbar. Die E-Mails werden nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an Kollegen [Name]. Sie erreichen ihn per E-Mail unter [E-Mail-Adresse].“
So oder zumindest sehr ähnlich sieht ein Großteil der Out-of-Office-Meldungen von deutschen Arbeitnehmern aus. Und ganz grundsätzlich ist daran auch nichts verwerflich. Trotzdem bietet selbst eine Abwesenheitsnotiz die Möglichkeit, die Kontakte zu pflegen und sogar eine bessere Verbindung aufzubauen.
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Die soziale Komponente der Abwesenheitsnotiz
Der Aufwand zur Optimierung deiner Abwesenheitsnotiz ist selbstverständlich sehr gering. Du sollst daraus auch keine eigene Wissenschaft machen. Allerdings genügen oftmals auch schon wenige Wörter oder Sätze, um eine außergewöhnliche Wirkung zu erzielen.
Der Schlüssel zu einer besseren Abwesenheitsnotiz liegt in der persönlichen Note. Das erklärt die Kommunikationsexpertin Michelle Gielan in einem Artikel für den Spiegel. Konkret geht es darum, dass eine Abwesenheitsnotiz viel besser aufgenommen wird, wenn sie den Grund für die Nicht-Erreichbarkeit vermittelt.
Wer also beispielsweise erwähnt, dass er auf einer IHK-Fortbildung ist, um sich in einem Bereich zu spezialisieren, gibt seinem virtuellen Gegenüber spannende Einblicke. Das gilt auch dafür, wenn der erste Familienurlaub mit dem Nachwuchs ansteht oder das gemeinsame Haus bezogen wird.
Die Abwesenheitsnotiz als Anknüpfungspunkt
So wissen die Schreiber der E-Mail einerseits, dass der Empfänger nicht erreichbar ist. Andererseits baut der Nicht-Erreichte eine persönliche Verbindung zum Schreibenden auf. Für das erste Gespräch nach der Rückkehr gibt es also zugleich einen Aufhänger.
Das ist übrigens besonders für den Vertrieb interessant. Schließlich baust du dir so direkt eine Brücke. Ebenfalls für den Sales-Bereich spannend: Ein zusätzlicher Hinweis zu den eigenen Produkten oder Neuerungen über einen simplen Link in der Abwesenheitsnotiz.
Damit kann sich die Out-of-Office-Meldung sogar zum kleinen Conversion-Booster entwickeln.
Ziehe klare Grenzen
Bei all den positiven und zwischenmenschlichen Möglichkeiten ist jedoch ein Fakt weiterhin zentral: das Ziehen der Grenze. Denn trotz Hintergrund-Informationen muss beim Empfänger der Abwesenheitsnotiz immer noch die Botschaft ankommen, dass die entsprechende Person nicht erreichbar ist.
Mit Formulierungen wie „E-Mails werden nur unregelmäßig gelesen“ sorgst du unterbewusst dafür, dass dein Gegenüber die Hoffnung haben kann, dass du ausgerechnet ihm antwortest. Deshalb sei in diesen Fällen lieber direkt und erkläre, dass niemand deine Nachrichten liest.
Und wenn du dann doch einmal dein Postfach scannst, kannst du trotzdem ein paar Nachrichten beantworten – solange es freiwillig geschieht.
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