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Jetzt umdenken: 3 überzeugende Gründe für eine digitale Rechnungsverarbeitung

digitale Rechnungsverarbeitung
Foto: Unsplash.com / Scott Graham

Alle reden von Digitalisierung, die XRechnung steht vor der Tür und in deiner Buchhaltung stapelt sich immer noch das Papier? Dann ist es höchste Zeit, sich mit einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung auseinanderzusetzen.

Handle jetzt und verliere im Wettbewerb nicht den Anschluss! Diese drei Gründe sprechen für eine Einführung:

Du gewinnst Zeit und steigerst die Effizienz

Wenn du mit einer Software deine Rechnungen verwaltest – also mit einem so genannten Rechnungsmanagement arbeitest –  läuft der Rechnungsworkflow komplett digital ab: Du bekommst die Eingangsrechnung per Mail oder scannst das Papier ein, die Software erkennt die Rechnung und liest die relevanten Daten aus.

Dann startet das System einen Kontierungs- und Freigabeprozess und archiviert die Rechnung elektronisch. Egal, welcher Mitarbeiter an welchem Standort am Prozess beteiligt ist – im Rechnungsworkflow läuft alles automatisiert. Auch länderspezifische Standards, wie in Deutschland ZUFeRD oder die XRechnung, werden berücksichtigt. Der Vorteil liegt auf der Hand, der Zeitgewinn ist enorm!

Du kannst aber auch einen Schritt weiter gehen und die Rechnungsinformationen an dein ERP-System oder dein DATEV-Rechnungswesenprogramm übergeben. Die Software übernimmt für dich die Übermittlung, medienbruchfrei und automatisiert. In einem Cockpit siehst du jederzeit den aktuellen Status, Skontofristen oder Detailinformationen. Transparenter Überblick garantiert, Effizienzsteigerung inklusive.

Du sparst Kosten und schonst die Umwelt

Wer manuelle und aufwendige Arbeitsschritte digitalisiert, spart wertvolle Zeit und damit vor allem Kosten! Eine Software für elektronische Rechnungsverarbeitung nimmt dir lästige Aufgaben ab und nutzt dafür sogar intelligente, selbstlernende Tools – beim Auslesen der Rechnungsinformationen zum Beispiel.

Lass auch hier die Software für dich arbeiten, nutze KI und mühe dich nicht ab mit dem manuellen Übertrag der einzelnen Felder. Das Tool dankt es dir, denn je mehr Rechnungen die Software digitalisiert, umso klüger und eigenständiger wird sie.

Wer auf Digitalisierung setzt, verringert Papier! Instandhaltungskosten für große Archive werden hinfällig, ein digitales Ablagesystem ist weitaus günstiger. Und auch das Klima profitiert von den Einsparpotenzialen: Jährlich können wir so in Deutschland unseren CO2-Verbrauch um etwa 5850 Tonnen reduzieren.

Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten! Ein weiterer Pluspunkt auf der Kostenseite: Eine Investition in eine Software für Eingangsrechnungsverarbeitung amortisiert sich in aller Regel innerhalb von 36 Monaten.

Du bist rechtlich auf der sicheren Seite

Wer ein System für automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt, hat die Möglichkeit, seine Dokumente revisionssicher im Sinne der GoBD digital zu archivieren. Features wie Versionierung oder auch Zugriffsberechtigungen machen dies einfach möglich und gewährleisten beispielsweise die geforderte Unveränderbarkeit der Dokumente. 

Auch die personenbezogenen Daten einer Rechnung lassen sich einfach im Rechnungsverarbeitung-System kennzeichnen und bei Bedarf auf Knopfdruck zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für Löschfristen oder ein Verfahrensverzeichnis, hier gibt die Software ebenfalls Hilfestellung. Ein weiteres Plus: Die richtige Verschlüsselungstechnologie bietet zusätzlichen Schutz für deine Daten.

Überzeugt? Dann starte heute noch mit dem Projekt „digitale Buchhaltung“ und sichere dir einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Was du bei der Auswahl einer geeigneten Software beachten musst, verrät dir unser Whitepaper. 

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