Produktiv arbeiten aus dem Home Office: Das stellt viele Arbeitnehmer noch immer vor Herausforderungen. Deswegen geben wir dir fünf Tipps, mit denen du deine Effizienz deutlich steigerst. Wichtig dabei: Home Office und Arbeit im Büro sind nicht miteinander vergleichbar.
Wer im Frühjahr 2020 noch geglaubt hat, dass wir spätestens zum Weihnachtsfest wieder zur Normalität zurückgekehrt sind und mit einem Lächeln auf die überstandene Krise zurückblicken können, hat sich getäuscht. Das gilt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.
Remote Work, Home Office und digitale Konferenzen sind und bleiben ein fester Bestandteil unseres Alltags – zumindest noch mehrere Monate. Das weiß auch Juliet Funt. Sie ist die Chefin von Whitespace at Work, einem Unternehmen, das sich auf Effizienz-Trainings für Teams spezialisiert hat.
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Produktiv arbeiten im Home Office: 5 Tipps, damit die Arbeit ein Ende nimmt
Laut Funt liegt „die größte Herausforderung im Glauben, dass die Arbeit niemals endet.“ Die Menschen würden aufwachen, ihren Laptop aufs Bett holen und zwischen Essen, Kindern und Haushalt zwischen zehn und 14 Stunden arbeiten. Das ist gefährlich und ungesund.
Aus diesem Grund ist es wichtig, die effizienten Arbeitsmethoden aus dem Büro ins Home Office zu übertragen. Dafür bedarf es allerdings einiger Anpassungen. Diese fünf Verhaltensweisen solltest du übernehmen, wenn du im Home Office produktiv arbeiten willst.
1. Bereite jeden Arbeitsplatz vor
Viele Arbeitnehmer haben im Home Office keinen festen Arbeitsplatz. Das ist nicht gut, lässt sich manchmal allerdings nicht ändern. Wenn auch du an mehreren Orten arbeitest, ist es wichtig, dass sie überall gleich aufgebaut sind.
Sobald dein Gehirn wiederkehrende Elemente erkennt, verbindet es einen Platz automatisch mit Arbeit. Deshalb lege dir auch am Küchentisch beispielsweise ein Blatt Papier mit den wichtigsten Aufgaben des Tages hin.
Warum ein Blatt Papier? Dieses Medium erfordert keine Technologie und besitzt damit nicht das Potenzial, dich abzulenken. Digitale Produktivitäts-Tools sind toll, führen jedoch auch dazu, dass wir uns nicht konzentrieren können.
2. Minimiere unwichtige Nebenarbeiten
Ein zentrales Learning für Führungskräfte ist, dass Mitarbeiter im Home Office nicht die gleichen Aufgaben übernehmen sollten. Vor allem kleine Tätigkeiten wie das Beantworten von E-Mails oder die Teilnahme an Meetings sollte auf ein Minimum reduziert werden.
Denn tatsächlich ist es im Home Office viel besser möglich, effizient zu arbeiten. Dieser Vorteil jedoch sollte auch genutzt werden. Deshalb sollten sich Arbeitnehmer im Home Office primär auf große und wichtige Aufgaben konzentrieren.
3. Kümmere dich um unwichtige Tätigkeiten in festen Rhythmen
Selbstverständlich ist es unmöglich, im Home Office keine Mails zu lesen. Schließlich verlagert sich die Kommunikation auch fast ausschließlich in die digitale Welt. Entscheidend ist es dabei jedoch, dass du nicht auf jede E-Mail sofort antwortest.
Juliet Funt rät dazu, feste Zeiten festzulegen, in denen du E-Mails beantwortest. Das kann beispielsweise am Ende einer jeden vollen Stunde sein. So reagierst du einerseits in einer angemessenen Zeit auf eingehende Nachrichten und sicherst dir andererseits die nötige Ruhe, damit du eine Stunde produktiv arbeiten kannst.
4. Finde deine eigene Pausenregel
Zum Zeit- und Pausen-Management gibt es Dutzende Regeln, die alle versprechen, die effizienteste zu sein. So sagt beispielsweise die Pomodoro-Technik, dass du alle 21 Minuten eine kurze Pause machen solltest.
Und es ist tatsächlich so, dass jede Methode bessere Ergebnisse erzielt. Entscheidend ist jedoch, dass du dich dabei wohl fühlst. Die Pomodoro-Technik hilft dir beispielsweise nicht, wenn du ein Mensch bist, der konzentriert mehrere Stunden am Stück arbeitet und dann dafür eine Stunde Pause braucht.
Deshalb höre bei den Pausen auf dein eigenes Gefühl und zwinge dich nicht in ein Muster. Nur eine Regel gibt es: Mach deine Pause jeden Tag!
Außerdem sind regelmäßige und echte Pausen wichtig, um deine Konzentration aufrechtzuerhalten. Wenn du viel vor einem Bildschirm arbeitest, werden deine Augen ständig beansprucht – durch das Fokussieren auf dieselbe Entfernung, die Belastung durch blaues Licht und das selteneren Blinzeln.
Mit der Zeit kann das zu Trockenheit, Ermüdung und sogar Kopfschmerzen führen, was es schwieriger macht, produktiv zu bleiben. Deshalb ist es wichtig, kurze, regelmäßige Pausen einzulegen, um deine Augen zu entspannen und vom Bildschirm wegzuschauen. Außerdem können moderne Tageslinsen zusätzlichen Schutz und Komfort bieten, indem sie deine Augen mit Feuchtigkeit versorgen und digitale Augenbelastung reduzieren – so kannst du länger und angenehmer durch den Tag arbeiten.
5. Schließe deinen Tag mit einem Ritual ab
Die bisherigen Tipps haben bereits gezeigt, dass Routinen und geregelte Abläufe das Erfolgsgeheimnis für effiziente Arbeit sind. Deshalb solltest du deinen Arbeitstag auch unbedingt mit einem festen Ritual abschließen.
Du kannst beispielsweise zu deinem Partner gehen oder einen Kollegen anrufen und ihm sagen: „Ich bin für heute mit der Arbeit fertig.“ Das führt laut Funt dazu, dass wir uns selbst verbal ein Versprechen geben, das wir dann auch halten wollen.
Eine andere Möglichkeit ist beispielsweise, dass du bereits alle Programme geschlossen hast und nur noch einmal zehn Minuten mit einem Timer offene E-Mails beantwortest oder die Zahlen des Tages analysierst.
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