Die Idee für ein Business entsteht schnell. Doch bis zum wirtschaftlichen Erfolg ist es ein langer Weg. Vor allem bei der Umsetzung können viele Fehler gemacht werden. Das gilt besonders für die Organisation in Start-ups. Deshalb brauchst du diese fünf Freunde an deiner Seite.
Organisation in Start-ups: Die ersten Schritte in der Praxis
Vor gut drei Jahren hatten drei Bekannte von mir eine Idee. Sie wollten in ihrer Stadt eine Kaffeebar eröffnen. Die Besonderheit dabei war, dass diese Bar mobil sein sollte. Sie stellten sich vor, wie sie die Bar aus einem Kleinbus oder einem ähnlichen Gefährt heraus betreiben.
Da alle drei diese Idee gut fanden, legten sie schnell los. Sie haben einen Plan erstellt, der die ungefähren Kosten darstellte. Ebenso haben sich die Gründer mit der Personenfrequenz an bestimmten Locations in der Stadt und mit potentiellen Mengen an verkauften Kaffeegetränken beschäftigt. Schließlich begann die Suche nach einem Fortbewegungsmittel.
Da die drei mit Eifer dabei waren, ist schnell eine Webseite entstanden. Die Info darauf: Die mobile Kaffeebar kommt. Zwei gebrauchte italienische Kaffeemaschinen hatte einer der Gründer gleich ebenfalls im Internet gekauft.
Zur Abrundung haben sich die drei Gründer regelmäßig zu unterschiedlichen Zeiten persönlich getroffen.
Fehlende Struktur sorgt für Probleme
Nach und nach kam der Antrieb jedoch ins Stocken. So stellte sich heraus, dass bestimmte Kenntnisse und Fähigkeiten des geplanten Geschäftes in der Dreiergruppe nicht vorhanden waren. Auch kamen mit der Zeit Aufgaben und Tätigkeiten auf, die für keinen Gründer zu bewältigen waren.
Und schließlich ergab sich das Problem, dass nicht mehr das Team, sondern jeder einzelne über Anschaffungen entschieden hatte. Nach rund sieben Monaten hatten die drei genug. Die Idee lag auf Eis. Sie haben keinen einzigen Kaffee an zahlende Kund:innen verkauft.
Jedes Unternehmen braucht eine Organisation
Es klingt sehr spießig. Aber: Jedes Unternehmen, auch das hippeste Start-up, braucht eine gewisse Organisation. Erst dann besteht eine reelle Chance, dass aus einer Idee ein Unternehmen mit einem profitablen Geschäft entsteht.
Meine Bekannten hatten das von Anfang an gerade nicht. Vielmehr haben sie ohne System mehr oder weniger irgendetwas gemacht, das ungefähr mit der Geschäftsidee in Verbindung stand.
Jedoch haben sie überhaupt nicht überlegt, was sie für die Umsetzung der Idee in ein reales Geschäft benötigen. Wer kümmert sich um was? Wie groß ist der Aufwand mit Blick auf Zeit und Geld?
Fünf Freunde braucht ein Gründer
Um die größten Probleme bei der Organisation in Start-ups zu umgehen, brauchen Gründer:innen stets fünf Freunde an ihrer Seite:
- Was?
- Wer?
- Wie?
- (Von) Wem?
- Warum?
An dieser Stelle gleich noch ein Hinweis. Diese fünf Freunde verhindern natürlich nicht, dass eine Geschäftsidee in der Umsetzungsphase scheitert. Aber sie helfen, sich drängenden Fragen zu stellen.
Organisation im Start-up: Was gibt es überhaupt zu tun?
Wie im obigen Beispiel gezeigt, kommen nach der Idee die Fragen, die man zur Umsetzung beantworten muss. Es geht also darum, was getan werden muss, um die Idee umzusetzen.
Also beispielsweise eine Kalkulation erstellen, Angebote für Kleinbusse oder ein anderes Gefährt einholen oder den optimalen Kaffee mit den passenden Maschinen finden.
Organisation im Start-up: Wer übernimmt welche Aufgaben?
Wenn die Gründer:innen nun wissen, was zu tun ist, dann müssen sie diese Aufgaben den verfügbaren Personen zuweisen. Dabei spielen Kenntnisse und Fähigkeiten eine Rolle, aber auch zeitliche Verfügbarkeiten, Netzwerke und der Wille zum Lernen neuer Dinge.
Es geht nicht darum, dass irgendjemand etwas macht. Es geht darum, die vorhandenen Aufgaben von der bestmöglichen Person zu erfüllen.
Organisation im Start-up: Wie werden die Aufgaben erfüllt?
Jeder weiß, dass man Aufgaben einfach nur erfüllen oder clever erfüllen kann. Gut ist es, wenn man überhaupt weiß, wer für eine Aufgabe von den Gründer:innen am besten geeignet ist. Aber das alleine reicht nicht. Jetzt kommt das „Wie“ ins Spiel.
Jede Aufgabe kann normalerweise auf mehrere Arten erfüllt werden. Dabei spielt jedoch der zu erbringende Aufwand eine Rolle. Dieser kann beispielsweise finanzieller oder zeitlicher Natur sein.
Im obigen Beispiel wollten die Gründer Maschinen für die Zubereitung des Kaffees anschaffen. Maschinen aber gibt es viele – zu unterschiedlichen Preisen und in unterschiedlichen Erhaltungszuständen. Aber wer legt das Geld auf den Tisch, um eine ausgewählte Maschine zu erwerben, wenn es noch kein gemeinsames Unternehmen gibt?
Ergibt es Sinn, die Maschine gebraucht zu kaufen? Und ist der Kauf eine Betriebsausgabe, wenn die Maschine von einer Privatperson erworben wird – ganz zu schweigen von der Frage, wem die Maschine denn überhaupt gehört, was insbesondere dann spannend wird, wenn es zu einer Unternehmensgründung kommt.
All diese Fragen – und noch viele mehr – betreffen die Frage, wie eine Aufgabe erfüllt wird.
Organisation im Start-up: Von wem wird die Aufgabe erfüllt?
Hier könnte man voreilig meinen, dass es um das gleiche Thema geht wie bei der Frage nach dem „Wer“. Dies ist aber nicht zutreffend. Vielmehr geht es darum, welche anderen Personen neben den Gründer:innen einbezogen werden müssen, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen.
So ist anzunehmen, dass für den Betrieb einer mobilen Kaffeebar, die auf bestimmten Standflächen in der Stadt betrieben werden soll, Genehmigungen erforderlich sind.
Zu klären wäre dann, wer diese Genehmigungen ausstellt – und zu welchen Bedingungen. Dabei gilt immer zu bedenken, dass diese externen Personen oftmals ihre eigenen Antriebe und Handlungsspielräume haben.
Organisation im Start-up: Warum wird etwas überhaupt getan?
Beim letzten Freund dreht sich alles um die Reflexion. Wissen die Gründer, was zu tun ist, wer es wie tut und wer involviert werden muss, dann sollten sie noch einmal innehalten und erneut prüfen, ob die Planungen überhaupt Sinn ergeben.
Vielleicht haben sich im Laufe der Zeit neue Erkenntnisse ergeben oder Wechselwirkungen gezeigt, die vorher nicht erkennbar waren. Die Frage nach dem „Warum“ kann helfen, sinnlose Aufgaben anzugehen oder in einer Weise anzugehen, die nicht erfolgversprechend ist.
Fazit zur Organisation in Start-ups
Freunde zu haben ist im echten Leben wichtig. Das Gleiche gilt aber auch für Gründer:innen. Natürlich gibt es dabei falsche Freunde oder auch Freunde, die einen nur eine bestimmte Wegstrecke lang begleiten.
Die in diesem Artikel genannten fünf Freunde jedoch sind meiner Meinung nach für Gründer:innen extrem hilfreich – und das nicht nur in der Planungsphase eines Unternehmens. Alle Gründer:innen tun gut daran, sich mit ihnen eingehend zu beschäftigen.
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