Wenn du ein digitales Dokument unterschreiben willst, reicht eine digitale Unterschrift – richtig? Ja und nein. Denn auch wenn elektronische Unterschriften seit einigen Jahren rechtsgültig sind, gilt es dabei einige Punkte zu beachten und insbesondere vier gängige Fehler zu vermeiden.
Erinnerst du dich noch an Zeiten, in denen du digitale Dokumente ausdrucken, handschriftlich unterschreiben, einscannen und dann per E-Mail verschicken musstest? Da das genauso umständlich ist, wie es klingt, war die eIDAS-Verordnung für viele eine große Erleichterung.
Die Verordnung zu Electronic Identification And Trust Services gilt seit dem 1. Juli 2016 innerhalb aller EU-Mitgliedsstaaten und im Europäischen Wirtschaftsraum. In der Praxis bedeutet das, dass die digitale Unterschrift der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt wird.
Doch dabei gibt es bestimmte Aspekte zu beachten, damit die digitale Unterschrift auch wirklich rechtssicher ist. Insbesondere die folgenden vier gängigen Fehler solltest du daher unbedingt vermeiden.
1. Du musst niemanden über die digitale Unterschrift informieren
Wenn eine digitale Unterschrift vor einem Gericht standhalten soll, kannst du nicht einfach ein Dokument digital signieren und dies nicht mit deinem Vertragspartner absprechen.
Tatsächlich muss im Falle einer elektronischen Signatur der gesamte Vorgang dokumentiert werden, inklusive einer gemeinsamen Vereinbarung darüber, dass beide Seiten die Digitalsignatur akzeptieren.
Neben dieser Formklausel sollte auch der Verlauf des Signaturvorgangs transparent sein. Von beiden sollte jede Partei eine Ausfertigung bekommen und aufbewahren. Bei Streitigkeiten kann diese Dokumentation dann Missverständnisse klären.
2. Eine elektronische Unterschrift reicht immer aus
Nach der eIDAS-Verordnung ist eine elektronische Unterschrift einer handschriftlichen Signatur rechtlich gleichgestellt. Doch es gibt Ausnahmen. Einige Dokumente erfordern eine notarielle Form, wenn eine besondere Schwere des Vertrags vorliegt.
Das kann beim Hauskauf der Fall sein, im Familienrecht oder auch bei einer Firmengründung. Wenn eine notariell beglaubigte Unterschrift erforderlich ist, reicht die reguläre elektronische Unterschrift nicht. Es gibt aber auch dafür eine digitale Lösung: die qualifizierte elektronische Signatur.
Das beinhaltet eine qualifizierte elektronische Signatur
Eine solche digitale Unterschrift zu erhalten, ist etwas aufwendiger. Zunächst muss die eigene Signatur sowie die Identität der Unterzeichnenden von einem zertifizierten Unternehmen bestätigt werden. Dieses Unternehmen erstellt dann ein digitales Zertifikat, mit dem sich die Unterschrift in elektronische Dokumente einfügen lässt.
Beim Übermitteln der Signatur kommen außerdem Verschlüsselungsverfahren zum Einsatz, die folgende Punkte verifizieren:
- die Echtheit der digitalen Unterschrift
- die Authentizität sowie die Quelle des Dokuments
- Manipulationsfreiheit des Dokuments
Sollte das Dokument also nach dem Unterschreiben nachträglich verändert werden, gilt die digitale Unterschrift als ungültig. Das schützt beide Vertragsseiten vor nachträglichen Manipulationen.
3. Eine eingescannte Signatur ist eine digitale Unterschrift
Das ist ein großer Trugschluss. Denn in diesem Fall ist es zu einfach möglich, dass andere an diese Fotodatei kommen und deine Signatur ohne dein Wissen verwenden. Daher ist eine Unterschrift, die du einscannst und per Copy-and-Paste auf ein Dokument setzt, keine rechtsgültige digitale Unterschrift.
4. Signatur-Apps zählen wie eine handschriftliche Unterschrift
Es gibt verschiedene Programme und Applikationen, wie etwa Adobe Fill & Sign, mit denen du PDF-Dokumente direkt am Smartphone, Tablet oder Computer mit dem Finger unterzeichnen kannst.
Bei Apple-Geräten geht dies sogar direkt aus einer E-Mail heraus, indem du das Dokument in der Mail öffnest, dann auf das Stift-Symbol und Pluszeichen gehst, um dann mit dem Finger zu unterzeichnen.
Das ist zwar möglich, gilt aber nur als einfache digitale Unterschrift und entspricht eher einer mündlichen Vereinbarung als einer handschriftlichen Signatur.
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