Eine erfolgreiche Konferenzschaltung muss nicht immer per Video laufen. Manchmal ist die gute, alte „Telko“ nicht nur einfacher, sondern auch effizienter. Doch um eine erfolgreiche Telefonkonferenz abzuhalten, solltest du ein paar Dinge beachten.
Im vergangenen Jahr haben die meisten von uns mehr Videokonferenzen abgehalten als zuvor im ganzen Leben. Kein Wunder, dass bei dem einen oder der anderen eine Zoom-Fatigue einsetzt. Doch um mit mehreren Personen zu sprechen, muss es auch nicht immer ein Videochat sein.
So können viele Dinge unkomplizierter und mit weniger technischen Problemen einfach am Telefon besprochen werden. Doch auch hierbei gilt es einige Dinge zu beachten, damit es keine Pannen gibt. Die folgenden acht Tipps können dir dabei helfen, eine erfolgreiche Telefonkonferenz abzuhalten.
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1. Erfolgreiche Telefonkonferenz richtig planen
Eine gründliche Planung hilft dabei, Pannen oder Fehlkommunikation zu vermeiden. Eine gute Vorbereitung ist daher der Grundstein für eine erfolgreiche Telefonkonferenz.
Dazu gehört:
- Einwahldaten frühzeitig an alle Teilnehmenden schicken.
- In der Einladung Namen und Funktionen aller Teilnehmenden auflisten sowie den Anlass für das Gespräch.
- Zeitunterschiede beachten, wenn jemand in einer anderen Zeitzone sitzt.
2. Pünktlich sein
Natürlich sollten sich alle pünktlich einwählen. Doch insbesondere die Person, die das Gespräch organisiert, sollte etwas früher dran sein, um so alles einzurichten und gegebenenfalls technische Probleme im Vorfeld auszumerzen.
3. Ruhiges Umfeld wählen
Ein Gespräch nur über Audio zu führen, erfordert eine größere Konzentration. Für eine erfolgreiche Telefonkonferenz braucht es daher ein ruhiges Umfeld. Teilnehmende sollten daher Ablenkungen vermeiden und eine ruhige Geräuschkulisse wählen, bei der es keine störenden Hintergrundgeräusche gibt.
Wer im Büro sitzt, kann etwa ein Schild an der Tür anbringen und so um Ruhe bitten. Im Home Office ist ein ruhiger, abgeschlossener Raum ideal. Am besten sollte man hier die Küche vermeiden, da es hier durch Haushaltsgeräte zu mehr Lärm kommen kann.
4. Moderation festlegen
Insbesondere zu Beginn der Telefonkonferenz hilft es, eine Moderation zu haben, um nochmals zusammenzufassen, worum es genau gehen soll und auch alle Teilnehmenden nochmals vorzustellen, beziehungsweise eine Vorstellungsrunde einzuleiten, falls sich die Personen nicht kennen.
Da es am Telefon außerdem keine visuelle Kommunikation gibt, kann man sich nicht auf nonverbale Kommunikation wie Gestik, Mimik oder Augenkontakt verlassen. Dadurch wird es schwieriger sich nicht gegenseitig zu unterbrechen oder gleichzeitig zu sprechen.
Hier können Moderierende helfen. Wenn etwa mehrere Leute gleichzeitig sprechen, können Moderierende die entsprechenden Personen mit Namen ansprechen und ihnen so nacheinander das Wort erteilen.
5. Namen nennen vor dem Sprechen
Moderierende können am Anfang auch festlegen, dass jede Person vor einem Wortbeitrag ihren Namen nennen sollte. Insbesondere wenn sich die Teilnehmenden nicht (gut) kennen, ist das hilfreich, um Aussagen besser zuordnen zu können.
6. Small Talk ist keine Zeitverschwendung
Anders als bei Videokonferenzen, tendieren viele bei Telefonkonferenzen direkt zur Sache zu kommen. Da man eine besonders effektive Form der Kommunikation gewählt hat, denken viele, dass man keine Zeit mit unnötigem Small Talk verschwenden sollte.
Doch das kann ein Fehler sein. Ein lockerer Einstieg sorgt für eine entspanntere Stimmung und eine angenehme Gesprächssituation, die die Telefonkonferenz erfolgreicher machen kann. Das muss natürlich nicht ausarten. Ein paar Minuten reichen schon.
7. Langsamer sprechen
Bei Gesprächen übers Telefon kann es manchmal schwieriger sein, andere zu verstehen, weil man die Personen nicht sieht. Daher sollten Teilnehmende am besten langsamer sprechen als gewohnt und auch darauf achten, alles deutlich auszusprechen.
Deine Stimmung überträgt sich übrigens auch auf deine Stimme. Wenn du gelangweilt, müde oder genervt bist, hört man das entsprechend. Nehme dir also vor dem Gespräch einige Minuten Zeit, um dich mental auf das Gespräch einzustimmen und so entsprechend positiv zu klingen.
8. Ergebnisse zusammenfassen
Eine erfolgreiche Telefonkonferenz bedeutet auch, dass alle Teilnehmenden im Anschluss nochmals das Besprochene nachlesen können. Dazu sollte man am besten im Vorfeld eine Person festlegen, die alles protokolliert und hinterher eine Zusammenfassung an alle verschickt.
Das mag nicht immer notwendig sein. Doch insbesondere bei wichtigen Absprachen oder Aufgabenverteilungen kann es helfen, alles in schriftlicher Form vor sich zu sehen.
Erfolgreiche Telefonkonferenz kann funktionieren
Es ist also keinesfalls unmöglich, eine erfolgreiche Telefonkonferenz abzuhalten. Das gilt insbesondere dann, wenn du auf die oben genannten Tipps und Hinweise achtest.
Zugleich zeigt die Erfahrung, dass ein herkömmliches Telefonat in vielen Fällen die bessere Option im Vergleich zum Videochat ist. Es ist effizienter, spart Zeit und ermöglicht trotzdem den zwischenmenschlichen Austausch.
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