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Digitale Prozesse in Unternehmen erfolgreich umsetzen – So funktioniert’s

Digitale Prozesse einführen Unternehmen edoc
Unsplash.com / Glenn Carstens-Peters

Viele Unternehmen stehen aktuell vor einer ihrer wichtigsten Entscheidungen: Welche Prozesse bleiben wie sie sind und welche werden digitalisiert? Denn digitale Prozesse erleichtern nicht nur die Arbeit, sie fördern auch den Erfolg eines Unternehmens. Wir zeigen dir deswegen, wie die Umsetzung mit einem erfahrenen Partner wie edoc funktioniert.

Wenn Unternehmen in die Welt der Digitalisierung eintauchen, ist ohne eine klare Struktur das Chaos vorprogrammiert. Besonders Unternehmen, die keinerlei Erfahrungen mitbringen und nicht wissen, wo sie starten wollen, sollten daher die Hilfe eines externen Partners in Anspruch nehmen.

edoc hat bereits hunderten von Unternehmen geholfen, mit digitalen Lösungen erfolgreicher zu sein. Die Expert:innen helfen Unternehmen dabei, ihre Vorgänge und Prozesse zu digitalisieren und damit schneller und effizienter zu sein.

Wie arbeitet edoc mit Kund:innen zusammen? Wir zeigen es anhand eines Beispiels. Die Kürten & Lechner GmbH (KL Druck) bietet einen Full Service für Druckerzeugnisse für Groß- und Kleinkunden an.

Seit 2014 ist KL Druck Kunde von edoc. Gestartet ist die Zusammenarbeit mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems, um die revisionssichere Archivierung von Dokumenten bei KL Druck zu gewährleisten.

Im Jahr 2018 wurde dann die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung von edoc eingeführt. Dabei geht es um die automatische Verarbeitung von elektronischen Rechnungen inklusive der Beleglesung und Klassifizierung sowie der digitalisierte Prüfungs- und Freigabe-Prozess.

Zwei Jahre später wurde das bestehende ERP-System auf Microsoft Dynamics Business Central (BC) umgestellt. Außerdem wurden die bisher verwendeten digitalen Lösungen und Prozesse um das Vertragsmanagement erweitert. Dadurch behält das Unternehmen beispielsweise alle Fristen im Überblick.

Interview: Zusammenarbeit von KL Druck und edoc

In einem kurzen Interview hatte edoc die Möglichkeit, sich mit Dirk Hegner, IT-Leiter bei KL Druck, über die Umsetzung der digitalen Prozesse zu unterhalten.

edoc: Herr Hegner, KL Druck hat sich entschieden, digitale Prozesse im Unternehmen einzuführen. Was waren Ihre Top Ziele für das Projekt?

Dirk Hegner: Joy of use – also das Finden statt Suchen beschreibt unsere Ziele recht gut. Dadurch ist es uns möglich, die Effizienz zu erhöhen und mehr Transparenz zu schaffen. Gleichzeitig war mir sehr wichtig, KL Druck als modernes, zeitgemäßes und digitales Unternehmen zu präsentieren.

Wir haben mit edoc einen starken und kompetenten ECM Partner an unserer Seite, mit dem wir bestens für die digitale Zukunft gewappnet sind.

Herr Hegner, Hand aufs Herz: Was war vor der Einführung der edoc Lösungen Ihre größte Herausforderung?

Für KL Druck war die größte Herausforderung den kaufmännischen Bereich mit dem Produktionsbereich zu verbinden. Bisher wurden Aufträge beziehungsweise Stücklisten über Excel im Produktionsbereich zur Verfügung gestellt. Die Gefahr war groß, dass Änderungen durchgeführt werden oder jemand die Liste lokal auf dem Endgerät speichert und so wusste ad hoc niemand, was der aktuelle Auftragsgegenstand war.

Mit den Erweiterungen von edoc und dem d.3one Webclient kann niemand in der Produktion aus Versehen Änderungen durchführen oder die Aufträge lokal abspeichern. Dies sorgt nun für mehr Transparenz und Struktur, auch innerhalb der Produktion.

Was war für Sie der ausschlaggebende Grund, sich für die edoc solutions ag als Partner zu entscheiden?

edoc hat mit der langjährigen Erfahrung und der Microsoft Dynamics Strategie absolut überzeugt. Das umfangreiche Lösungsportfolio sowie die konsequente Orientierung an Best Practice Ansätzen hat uns sehr gefallen.

Außerdem haben wir vor unserer finalen Entscheidung ein Referenzbesuch bei der GSI – Gesellschaft für Schweißtechnik International in Duisburg durchgeführt. Dort haben wir die Lösungen in Aktion gesehen, so dass es letztendlich einfach war, uns für edoc zu entscheiden.

Mit edoc digitale Prozesse erfolgreich umsetzen

Am Praxisbeispiel von KL Druck zeigt sich, dass die Umsetzung sämtlicher digitalen Prozesse mit einem erfahrenen Partner an der Seite schneller und einfacher funktioniert. edoc kann bereits mehr als 24 Jahre an Erfahrung vorweisen, die Expert:innen betreuen aktuell mehr als 600 aktive Kund:innen.

Praxisbeispiele wie diese von KL Druck gibt es bei edoc genügend. Wenn du also nach einem Partner suchst, der dir und deinem Unternehmen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen hilft, kannst du dich auf edoc verlassen.

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